Zgłaszanie faktur scamowych w KSeF 2.0 

24 kwietnia Ministerstwo Finansów udostępniło funkcjonalność zgłaszania faktur „scamowych” bezpośrednio w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Stanowi to element rozwoju Krajowego Systemu e-Faktur oraz odpowiedź Ministerstwa Finansów na zgłaszane potrzeby przedsiębiorców w zakresie usprawnienia obsługi systemu. W tym artykule przeanalizujemy, czym dokładnie są, a czym nie są faktury scamowe, a także jak i dlaczego należy je zgłaszać do administracji skarbowej.

Co to są faktury scamowe? 

Faktura scamowa to faktura kosztowa otrzymana od podmiotu, z którym dana firma nigdy albo obecnie nie współpracuje, za transakcję, która nie miała miejsca. Jest to więc fałszywy dokument wprowadzany do systemu w taki sposób, aby wyglądał jak legalna faktura wystawiona przez kontrahenta. Jego celem zwykle jest wyłudzenie środków finansowych.

Przedmiotem faktury scamowej najczęściej jest niedokładnie sprecyzowana usługa, przedłużenia albo wznowienia typowego abonamentu, albo też dodatkowa opłata, pozornie związana z rzeczywistymi kosztami firmy. Jest to więc dokument, który bez znajomości całej działalności firmy lub gruntownego sprawdzenia, trudno w pierwszym odruchu uznać za bezpodstawny. W połączeniu z krótkim terminem płatności i „chwilowym” brakiem kontaktu z wystawcą, powstaje „zachęta” do omyłkowego opłacenia takiej faktury:

• Można przeoczyć fakturę w strumieniu wielu innych faktur kosztowych.

• Można uznać fakturę za rutynowy koszt.

• Pod presją czasu można świadomie opłacić fakturę przed jej weryfikacją – np. w okresie nieobecności osoby pozornie odpowiedzialnej (teoretycznie mogącej złożyć zamówienie o takim przedmiocie).

Szczególnie narażone na otrzymywanie tego typu faktur są większe firmy, które codziennie otrzymują wiele faktur. W takich firmach zwykle ilość osób upoważnionych do składania zamówień jest duża. W efekcie szybkie znalezienie osoby odpowiedzialnej za dany koszt jest utrudnione.

Nie każda błędna faktura to faktura scamowa

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, zgłaszanie do administracji skarbowej faktur scamowych, powinno dotyczyć wyłącznie dokumentów, mogących być wynikiem oszustwa lub nadużycia. Nie powinny być zatem zgłaszane:

• Błędne faktury, wystawione w wyniku pomyłki w NIP. W takim przypadku po zgłoszeniu błędnej faktury do wystawcy, powinien on wystawić fakturę korygującą do „0”. Pozwala to na rozwiązanie problemu.

• Sporne faktury, tj. takie w których wystawca jest znany, jednak wartość lub sam fakt wystawienia faktury jest przedmiotem sporu z kontrahentem. Tego typu spory powinny być rozstrzygane na dotychczasowych zasadach, w razie konieczności sądownie.

Warto pamiętać, że za wprowadzanie do obrotu faktur scamowych grożą surowe kary z kodeksu karnego skarbowego. W związku z tym bezpodstawne zgłoszenie może sprowadzić kłopoty również na samego zgłaszającego.

Dlaczego zgłaszanie faktur scamowych jest ważne?

Faktura wysłana przez Sprzedawcę do KSeF, domyślnie jest odebrana przez Nabywcę. Jeżeli brak jakiejkolwiek negatywnej reakcji z jego strony, to może zostać uznana – również przez administrację skarbową – za część rzeczywistego obrotu. Im dłużej dokument pozostaje niezgłoszony, tym trudniej później udowodnić, że został wystawiony bez zgody Nabywcy.  

Jak zgłosić fakturę scamową?

Od 24.04.2026r zgłoszenia można dokonać wyłącznie w aplikacji Podatnika KSeF. Od tego dnia faktur scamowych nie należy już zgłaszać poprzez Formularz zgłoszeniowy KSeF (wcześniej wskazana metoda zgłaszania). Zgłaszanie takich faktur nie jest również dostępne w zintegrowanych z KSeF programach zewnętrznych, takich jak CONTsup. Wynika to z tego, że nowa funkcja nie jest jeszcze dostępna przy łączeniu się z KSeF przez API. Ministerstwo Finansów zapowiada wprowadzenie takiej możliwości, jednak do dnia dzisiejszego ta zapowiedź nie została zrealizowana. 

Aby zgłosić fakturę należy:

• zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
• przejść do Listy faktur i znaleźć fakturę, uznaną za scamową,
• kliknąć w Nr KSeF faktury, co spowoduje otwarcie szczegółów faktury,
• kliknąć „Zgłoszenie nadużycia”, co spowoduje otwarcie modala z formularzem zgłoszenia,
• opisać Powód zgłoszenia nadużycia oraz jego Uzasadnienie, a także potwierdzić Oświadczenie,
• zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś”.

Po zgłoszeniu warto zachować numer zgłoszenia oraz screen potwierdzenia.

Co po zgłoszeniu faktury scamowej? 

Zgłoszenie trafia do Ministerstwa Finansów, które weryfikuje nieprawidłowości. Celem weryfikacji jest eliminowanie fałszywych dokumentów z systemu i zapobieganie wyłudzeniom VAT. Samo zgłoszenie faktury jako scamowej nie powoduje jednak jej zniknięcia, usunięcia ani anulowania. Do osiągnięcia takiego efektu będzie służyła kolejna, planowana funkcja KSeF: Ukrywanie dokumentów. Póki co zgłoszona faktura nadal jest widoczna na Liście faktur. Jest również nadal widoczna na liście faktur, przesyłanej z KSeF do zewnętrznych programów, zintegrowanych z KSeF. W tej sytuacji warto skorzystać z udogodnień, takich jak oferowana przez aplikację CONTsup możliwość oznaczania faktur jako ignorowanych. Więcej o tym pisaliśmy w artykule „Jak rozwiązać problem faktur scamowych otrzymywanych w KSeF?”. 

Podsumowanie 

Możliwość zgłaszania faktur scamowych w aplikacji Podatnika KSeF 2.0 to aktualnie jedyny sposób informowania organów skarbowych o próbach oszustw fakturowych. Przed dokonaniem zgłoszenia warto upewnić się, że analizowany przypadek to rzeczywiście faktura scamowa, a nie zwykła pomyłka czy też wynik sporu z kontrahentem. Jeżeli jednak mamy w tym zakresie pewność, to warto samego zgłoszenia dokonać, również po to, aby w ten sposób poinformować organy skarbowe, że dokument został wystawiony bez naszej wiedzy i zgody.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.