Wystawianie i przekazywanie kontrahentom faktur w dobie KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF to największa od dziesięcioleci rewolucja w fakturowaniu. Wcześniej był to proces dość intuicyjny i łatwy do opanowania dla każdego. Dzięki swojej elastyczności pozwalał na szybkie naprawianie błędów, nie zawsze w „oficjalny” sposób. Po zmianach, zasady prawidłowego wystawiania faktur stały się dużo sztywniejsze. Korygowanie błędów jest znacznie bardziej czasochłonne. Generalnie prawidłowe wystawianie faktur wymaga teraz nie tylko odpowiedniej wiedzy, ale i dobrego narzędzia.

Niedawno opisaliśmy na naszym blogu „Błędy w wystawianiu i przekazywaniu faktur KSeF”. Tym razem, dla odmiany, przedstawimy możliwe sposoby prawidłowego wystawiania i przekazywania kontrahentom faktur. Wskażemy również sytuacje, w których dany sposób może być stosowany. Na końcu przedstawimy narzędzie, wspierające prawidłowe fakturowanie.

Prawidłowe sposoby wystawiania i przekazywania faktur 

Od 1 lutego 2026r prawidłowy sposób wystawienia oraz przekazania Nabywcy faktury można określić na podstawie kilku informacji. Należą do nich: rodzaj Sprzedawcy, rodzaj Nabywcy, tryb wystawiania faktur przez Sprzedawcę, a także fakt występowania awarii KSeF. Można wyróżnić następujące prawidłowe sposoby:

• wystawienie i przekazanie faktury w tradycyjnej formie, tj. całkowicie poza KSeF,
• wystawienie faktury wyłącznie w KSeF – bez dodatkowego przekazywania wizualizacji faktury,
• wystawienie faktury w KSeF (w trybie online lub offline) oraz przekazanie jej wizualizacji wygenerowanej po wysłaniu faktury do KSeF,
• wystawienie faktury w KSeF (w trybie offline) oraz przekazanie jej wizualizacji wygenerowanej przed wysłaniem faktury do KSeF,
• wystawienie faktury w KSeF (w trybie offline) oraz przekazanie Potwierdzenia transakcji.

Tradycyjny sposób wystawiania i przekazywania faktur

W tym przypadku faktury są wystawiane w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej, tj. bez żadnych kodów QR. Odbywa się to zatem tak samo jak przed wprowadzeniem KSeF. Tak wystawioną fakturę można przekazać Nabywcy osobiście, pocztą lub w inny, uzgodniony z nim sposób. Taka możliwość jest dopuszczalna gdy:

• Wystawca jest podmiotem zagranicznym, bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce.

• Wystawca jest podmiotem zagranicznym, posiadającym stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (ale nie posiada siedziby w Polsce), przy czym miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dla danej transakcji.

• Nabywca jest osobą fizyczną.

• Dokument wystawiany jest w ramach procedury OSS nieunijnej, procedury importu IOSS lub procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób.

• Dokument dotyczy czynności wymienionych w rozporządzeniu wykonawczym, wprowadzającym zwolnienia przedmiotowe z obowiązku korzystania z KSeF: np. bilety jednorazowe za przejazd autostradą, bilety za przejazdy pociągiem, autobusem, statkiem czy samolotem, usługi zwolnione z VAT na podstawie ustawy (np. niektóre usługi finansowe czy medyczne), jeśli są potwierdzone fakturą lub innym dokumentem, dostawy towarów i usługi rozliczane w ramach samofakturowania, jeśli sprzedawca albo nabywca nie posiadają polskiego numeru NIP.

• Trwa awaria całkowita KSeF, ogłoszona w środkach społecznego przekazu.

• Wystawca nie ma obowiązku wystawiać faktur w KSeF, z uwagi na nieprzekroczenie miesięcznego limitu sprzedaży objętej obowiązkiem KSeF, w kwocie 10.000 zł brutto. Obowiązek fakturowania w KSeF zaczyna obowiązywać począwszy od faktury powodującej przekroczenie tego limitu.

• Dokument jest fakturą z kasy fiskalnej lub paragonem fiskalnym uznanym za fakturę (do 450 zł).

2 ostatnie podstawy do zgodnego z prawem wystawiania faktur w tradycyjnej formie przestaną obowiązywać z dniem 1 stycznia 2027 roku.

Faktury wystawiane w sposób tradycyjny od początku wystawiane są poza KSeF. Znakiem tego jest przede wszystkim brak kodów QR w ich treści. W związku z tym takie faktury nigdy później nie powinny trafić do KSeF. Gdyby tak się stało, to Urzędy Skarbowe mogą fakturę KSeF uznać za odrębny, nowy dokument. Powoduje to konieczność odprowadzenia VAT również od niego. A więc łącznie w podwójnej wysokości.

Wystawianie i przekazywanie faktur wyłącznie w KSeF

Ideą utworzenia KSeF jest właśnie spowodowanie, aby w relacjach B2B, w których obydwie strony są polskimi podmiotami, posiadającymi identyfikator NIP, wszystkie faktury były wystawiane przez Sprzedawcę w KSeF i odbierane przez Nabywcę wyłącznie z KSeF. W efekcie generowanie wizualizacji faktury po stronie wystawcy miałoby miejsce wyłączne na potrzeby wewnętrzne, albo kontaktów ze stronami trzecimi. Nabywca w razie potrzeby może generować wizualizację samodzielnie, na podstawie otrzymanego pliku XML.

Takie podejście do przekazywania faktur kontrahentom jest możliwe już obecnie. Nie ma znaczenia to, czy Nabywca powinien już wystawiać faktury w KSeF. Wynika to z faktu, że w zakresie obowiązku odbierania faktur z KSeF nie ma żadnych odroczeń. Wszyscy podatnicy mają ten obowiązek od 1 lutego 2026r. Zasada ta obowiązuje z wyjątkami:

• W okresie Awarii całkowitej KSeF, ogłoszonej w środkach społecznego przekazu, faktury wystawia się i przekazuje kontrahentom wyłącznie poza KSeF.

• W okresie Awarii zwykłej KSeF, ogłoszonej w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym (tryb awaryjny KSeF), faktury przekazuje się w formie uzgodnionej. Tak więc możliwe jest przekazanie faktury wyłącznie w KSeF (możliwe po zakończeniu awarii i przesłaniu wystawionej faktury do KSeF). W takim przypadku wymaga to jednak uzgodnienia pomiędzy stronami.

W okresie normalnego funkcjonowania KSeF Sprzedawca może jednostronnie zrezygnować z przekazywania kontrahentom wizualizaji faktur. Przeciwko takiej decyzji przemawia jednak:

• Brak pewności, że kontrahent szybko odbierze fakturę z KSeF. Wielu drobnych przedsiębiorców nie sprawdza na bieżąco faktur otrzymanych w KSeF. Wynika to z błędnego przekonania, że wystarczającym rozwiązaniem „problemu KSeF” jest przekazanie dostępów księgowości. W efekcie o otrzymanej fakturze, a co za tym idzie o konieczności jej zapłaty, dowiadują się z dużym opóźnieniem.

• Brak szybkiej informacji o braku faktury w KSeF Nabywcy. Niektóre błędy w danych Nabywcy (błędny NIP, błędny typ identyfikatora) powodują, że faktura w ogóle nie trafia w KSeF do właściwego Nabywcy. Jeżeli Nabywca nie wie, że powinien oczekiwać faktury, to błąd może zostać wykryty dopiero na etapie ustalania powodów braku płatności, tj. po kilku tygodniach lub nawet miesiącach.

Wystawianie faktur w KSeF oraz przekazywanie wizualizacji po wysłaniu do KSeF

Ten sposób można stosować we wszystkich przypadkach, kiedy faktura jest wystawiana w KSeF. W przypadku faktur wystawianych dla Nabywców z NIP jest to jedynie opcja, niwelująca wskazane powyżej potencjalne problemy. W przypadku 2 grup Nabywców generowanie i przekazywanie w sposób uzgodniony wizualizacji jest jednak obowiązkowe: 

• Nabywca nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

• Nabywcą jest osoba fizyczna niebędąca podatnikiem, a Sprzedawca zdecydował się na wystawienie faktury w KSeF pomimo braku takiego obowiązku.

Nie oznacza to jednak, że wskazane wizualizacje generuje się zawsze po wysłaniu faktury do KSeF. W przypadku korzystania z trybu offline, obydwie grupy Nabywców mogą otrzymywać wizualizacje wygenerowane przed wysłaniem faktury do KSeF.

Wydawanie Nabywcom wizualizacji, wygenerowanej po wysłaniu faktury do KSeF wiąże się jednak z pewnym ryzykiem. Dokument, aby mógł zostać uznany za wizualizację, musi spełniać 2 podstawowe warunki:

• W dokumencie musi znaleźć się kod QR, pozwalający na weryfikację faktury w KSeF oraz Numer KSeF faktury.

• Treść wizualizacji musi być zgodna z treścią faktury, tj. z treścią przesłanego do KSeF pliku XML.

Drugi ze wskazanych wymogów jest na tyle niejasny, że stwarza pole do popełniania błędów. W przypadku stwierdzenia takiego błędu przez Urząd Skarbowy, jest to kolejna możliwość uznania dokumentu za odrębną fakturę. Tym samym pojawia się konieczność odprowadzenia VAT po raz drugi. Więcej na ten temat we wskazanym we wstępie tekście.

Wystawianie faktur w KSeF oraz przekazywanie wizualizacji przed wysłaniem do KSeF 

W przypadku faktur wystawianych w trybie offline, istnieje możliwość wygenerowania, przed przesłaniem faktury do KSeF, wizualizacji takiej faktury z 2 kodami QR. Zgodnie z wytycznymi MF taki obraz może być przekazany nabywcy jedynie w ściśle określonych sytuacjach:

• Nabywcą jest osoba fizyczna niebędąca podatnikiem, a Sprzedawca zdecydował się na wystawienie faktury w KSeF pomimo braku takiego obowiązku.

• Nabywca nie posiada siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

• Nabywca posiada NIP, jednak trwa Awaria zwykła KSeF, w związku z czym uzgodniono z Nabywcą przekazanie faktury poza KSeF.

Zgodnie z wyraźnymi wytycznymi MF, wizualizacji faktur wygenerowanych przed przesłaniem faktury do KSeF nie należy wydawać Nabywcom posiadającym NIP. Zakaz ten obowiązuje nie tylko w okresie niezakłóconej pracy KSeF, ale także w okresach planowanej Niedostępności KSeF.

Wygenerowaną wizualizację przekazuje się Nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W takim przypadku za datę otrzymania faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania jej wizualizacji przez Nabywcę.

Wystawianie faktur w KSeF oraz przekazywanie Potwierdzeń transakcji

W przypadku faktur wystawianych w trybie online lub offline, istnieje możliwość wygenerowania, Potwierdzenia transakcji z 2 kodami QR. Może być ono generowane przed przesłaniem faktury do KSeF (offline) lub przed nadaniem jej numeru KSeF (w sytuacji jakiegokolwiek opóźnienia). Zgodnie z wytycznymi MF właśnie taki dokument należy przekazać Nabywcy posiadającemu NIP, w sytuacji gdy żąda on wydania dokumentu potwierdzającego transakcję, a nie ma jeszcze możliwości wygenerowania wizualizacji w kodem QR i numerem KSeF. Również w okresie trwającej awarii KSeF strony mogą uzgodnić przekazanie faktury w KSeF (po zakończeniu awarii) oraz Potwierdzenia transakcji (od razu).

Potwierdzenie transakcji to dokument, którego forma i treść nie zostały uregulowane w ustawie. Określają je jedynie wytyczne MF, zgodnie z którymi treść tego dokumentu powinna zawierać jedynie:

• oznaczenie dokumentu jako „Potwierdzenie transakcji”,
• dane Sprzedawcy oraz Nabywcy – analogiczne do tych umieszczanych w fakturze,
• numer faktury wynikający z serii numeracji,
• kwota należności ogółem,
• 2 kody QR – analogiczne jak w wizualizacji faktury, generowanej przed jej przesłaniem do KSeF, jednak ze zmienionymi opisami.

Tak wygenerowany dokument nie tylko nie powinien, ale wręcz nie pozwala na jakiekolwiek księgowanie. Jego przekazanie nie wpływa również ani na księgowanie faktury, ani na termin jej faktycznego otrzymania. Więcej na ten temat w naszym blogu „Potwierdzenie transakcji KSeF – co musisz wiedzieć?”

CONTsup to narzędzie wspierające prawidłowe fakturowanie 

Aplikacja CONTsup jest kompleksowo zintegrowana z KSeF. W efekcie, jeżeli faktury są generowane w tej aplikacji, to można skorzystać z wielu mechanizmów wspierających prawidłowe wystawianie i przekazywanie kontrahentom faktur:

• Jeżeli z uwagi na nieprzekroczenie miesięcznego limitu sprzedaży, faktury mają być wystawiane poza KSeF, to integrację z KSeF można ograniczyć tylko do pobierania faktur kosztowych. Wynika to z odrębnych ustawień Integracji z KSeF dla wystawiania oraz odbierania faktur. Z chwilą przekroczenia limitu integrację w zakresie wystawiania faktur można włączyć jednym kliknięciem.

• Po wystawieniu faktury poza KSeF, w systemie ma ona trwałe oznaczenie nie-KSeF. W efekcie nie istnieje ryzyko jej późniejszego, omyłkowego wystania do KSeF.

• Wizualizacje z prawidłowym kodem QR oraz numerem faktury generują się automatycznie, jednak dopiero po otrzymaniu z KSeF potwierdzenia odbioru faktury. Dla faktury KSeF w ogóle nie ma możliwości wygenerowania PDF bez kodów QR. Wyjątkiem jest jedynie podgląd dokumentu roboczego. Nie zawiera on jednak numeru faktury, za to ma wyraźne oznaczenie „DOKUMENT ROBOCZY”.

• Wizualizacje faktur system generuje albo wg. samodzielnie wybranego lub stworzonego szablonu „tradycyjnego”, albo wg. szablonu stworzonego przez nas na wzór wizualizacji rządowej, dostępnej w Aplikacji Podatnika KSeF. W razie potrzeby dla danej faktury można wygenerować wizualizacje wg. obydwu szablonów.

• W przypadku korzystania z trybu offline, jeżeli nabywca ma NIP, to system nie generuje automatycznie wizualizacji faktury przed jej skutecznym wysłaniem do KSeF. W takiej sytuacji użytkownik może jednym kliknięciem wygenerować albo ją, albo Potwierdzenie transakcji – w zależności od warunków i uzgodnień z Nabywcą.

• W przypadku korzystania z trybu offline, jeżeli nabywca nie ma NIP, to prawidłowa wizualizacja faktury z 2 kodami QR generuje się automatycznie.

• Jeżeli włączona zostanie automatyczna wysyłka faktur mailem, to domyślnie system wysyła tylko wizualizacje wygenerowane po wysłaniu faktury do KSeF. Nawet jeżeli w ustawieniach włączona zostanie automatyczna wysyłka wizualizacji generowanych w trybie offline, to ma to zastosowanie wyłącznie dla faktur, w których Nabywca nie ma NIP.

Podsumowanie 

Od 1 lutego 2026r zasady prawidłowego wystawiania faktur stały się dużo sztywniejsze. W zależności od sytuacji, stosowanego trybu wystawiania faktur oraz rodzaju nabywcy, można tu wybrać jeden z kilku sposobów. Prawidłowy wybór sposobu oraz jego właściwe wykonanie są ważne, gdyż obecnie korygowanie błędów jest znacznie bardziej czasochłonne. W tej sytuacji warto korzystać z Programu do wystawiania faktur CONTsup. Nie tylko przyspiesza on i automatyzuje to co trzeba wykonać, ale również minimalizuje ryzyko popełniania błędów w tym obszarze.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.