Program do wystawiania faktur CONTsup – szybkie fakturowanie w praktyce

Wystawianie faktur sprzedażowych to codzienność wielu firm. Jednak mimo swojej rutynowej natury, proces ten często bywa czasochłonny, powtarzalny, a co za tym idzie – podatny na błędy. Żmudne wpisywanie tych samych danych, dodawanie do różnych dokumentów tych samych towarów/usług czy też ręczne tworzenie wielu dokumentów na podstawie podobnych schematów – to tylko niektóre z czynności, regularnie wykonywanych przez przedsiębiorców czy pracowników działów finansowych i sprzedaży, tracących w ten sposób cenne godziny pracy. 

Na szczęście istnieją narzędzia, które nie tylko automatyzują wiele z tych działań, ale również znacząco redukują ryzyko pomyłek. Jednym z takich rozwiązań jest CONTsup – kompleksowy program do fakturowania, który usprawnia cały proces tworzenia dokumentów od A do Z. Przyjrzyjmy się, jak konkretne funkcjonalności systemu pozwalają na szybkie wystawianie faktur, równocześnie eliminując błędy i zwiększając efektywność codziennej pracy biurowej. 

Kopiowanie dokumentów 

Jedną z najbardziej czasochłonnych czynności przy wystawianiu faktur jest wyszukiwanie i uzupełnianie wszystkich jej danych. Wpisując pozycje faktury możesz oczywiście skorzystać z wcześniej zbudowanej listę towarów i usług. Odpowiednią pozycję trzeba jednak za każdym razem odszukać, a następnie uzupełnić jej dane liczbowe, takie jak ilości i ceny. Tymczasem CONTsup oferuje funkcję kopiowania dokumentów, która pozwala na wykorzystanie kompletu informacji zawartych we wcześniej utworzonych dokumentach, co znacząco przyspiesza pracę. Najbardziej będzie to widoczne w firmach, w których faktury wystawiane co miesiąc się powtarzają, albo w których w danym miesiącu faktury o takiej samej treści są wystawiane wielu kontrahentom. 

Użytkownik może z łatwością skopiować zawartość wybranego dokumentu, klikając w ikonę Kopiuj na liście dokumentów. Następnie wystarczy uzupełnić jedynie kilka informacji, takich jak data wystawiania i sprzedaży oraz termin wymagalności. Reszta danych jest już uzupełniona, jednak użytkownik może wprowadzić w nich zmiany, jeżeli zachodzi taka potrzeba. 

Ponadto system umożliwia również skopiowanie wielu dokumentów równocześnie i utworzenie z nich dokumentów roboczych. Na liście dokumentów wystarczy zaznaczyć dokumenty, które chcemy skopiować, a następnie nacisnąć przycisk Kopiuj do roboczych. Następnie w każdym z tych dokumentów należy uzupełnić te same dane co wyżej. Jest to szczególnie przydatne w przypadku obsługi powtarzalnych zamówień lub świadczenia usług cyklicznych. Rozwiązanie to znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji i ogranicza liczbę błędów wynikających z ręcznego wpisywania danych. 

Wystawianie faktur i proform z poziomu cennika 

Kolejną ważną funkcją CONTsup jest możliwość wystawiania dokumentów bezpośrednio z cennika towarów i usług. Co to oznacza w praktyce? 

• Wystarczy zaznaczyć pozycje w wybranym cenniku, by automatycznie wygenerować kalkulację wartości towarów lub usług. 

• System umożliwia zrobienie kalkulacji w walucie cennika lub dowolnej innej, przeliczając ceny zgodnie z aktualnym kursem NBP lub zdefiniowanym kursem własnym, a także zmianę stawki VAT dla poszczególnych pozycji. 

• Następnie jednym kliknięciem można otworzyć formularz wystawiania faktury własnej lub proformy z automatycznie uzupełnioną sekcją Towary/usługi. 

Rozwiązanie to eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych z cennika do faktury – wszystko dzieje się automatycznie i zgodnie z obowiązującymi w firmie stawkami. 

Wystawianie faktur zaliczkowych z poziomu kontraktów/zamówień 

Aplikacja CONTsup umożliwia kompleksowe zarządzanie kontraktami i zamówieniami, zarówno tymi objętymi standardowym podatkiem VAT, jak i rozliczanymi w trybie VAT-marża. Jednym z udogodnień dla użytkowników jest możliwość szybkiego i wygodnego wystawiania faktur bezpośrednio z poziomu kontraktu/zamówienia – bez potrzeby ręcznego uzupełniania danych. 

W ramach każdego kontraktu użytkownik ma możliwość wystawienia różnych faktur, takich jak: 

• faktury zaliczkowe, 

• faktury pośrednie (faktury zwykłe wystawiane w ramach kontraktu/zamówienia), 

• faktury zaliczkowe końcowe. 

Proces ten jest niezwykle intuicyjny. Wystarczy, że użytkownik na liście kontraktów/zamówień kliknie ikonę „Informacje o kontrakcie/zamówieniu”, a następnie w sekcji „Dokumenty w kontrakcie” wybierze przycisk „Wystaw fakturę”. Można również wprost z menu przejść do wystawiania faktury zaliczkowej i w pierwszym kroku wybrać kontrakt/zamówienie, w ramach którego ma być wystawiona faktura. 

W obydwu przypadkach system automatycznie otworzy formularz faktury z już uzupełnionymi danymi kontrahenta (nabywcy/odbiorcy) oraz informacjami dotyczącymi wybranego kontraktu lub zamówienia. W przypadku wystawiania faktury zaliczkowej system automatycznie sprawdzi, czy wpisana kwota zaliczki nie jest zbyt duża. Przy wystawianiu pozostałych 2 rodzajów faktur formularz automatycznie zostanie wypełniony całą niezafakturowaną dotychczas częścią kontraktu. Dzięki temu użytkownik oszczędza czas, unika błędów i może szybciej przejść do dalszych etapów rozliczeń. 

Automatyczne wystawianie dokumentów na podstawie już istniejących 

W CONTsup proces wystawiania dokumentów jest maksymalnie uproszczony i zautomatyzowany. Użytkownik może szybko wystawić fakturę VAT na podstawie już istniejącego w systemie dokumentu, takiego jak paragon fiskalny czy faktura proforma. System automatycznie przenosi wszystkie kluczowe dane, eliminując potrzebę ich ponownego ręcznego wprowadzania. Dzięki temu praca przebiega szybciej, ryzyko błędów jest minimalne, a dokumentacja pozostaje spójna i zgodna ze stanem faktycznym. 

Aby wystawić fakturę VAT do istniejącej w systemie faktury proforma, wystarczy na liście proform kliknąć ikonę „Wystaw fakturę” przy wybranym dokumencie. System otworzy gotowy formularz, w którym należy jedynie uzupełnić dane takie jak: seria numeracji, data wystawienia i sprzedaży, termin wymagalności oraz wzór dokumentu. Pozostałe informacje zostaną automatycznie zaimportowane z proformy. Więcej informacji na temat obsługi faktur proforma znajdziesz w artykule Faktura proforma – co warto wiedzieć przed jej wystawieniem?. 

Równie intuicyjny jest proces wystawiania faktury VAT do paragonu z kasy fiskalnej. Wystarczy albo na Liście dokumentów własnych dla właściwego paragonu kliknąć ikonę „Utwórz fakturę do paragonu”, albo wejść w edycję odpowiedniej operacji w kasie fiskalnej i kliknąć przycisk „Utwórz fakturę do paragonu”. System wygeneruje formularz faktury z uzupełnionymi danymi pobranymi z paragonu – użytkownik podaje jedynie serię numeracji i wzór dokumentu. 

Dzięki takim funkcjom CONTsup wspiera automatyzację procesów, zwiększając efektywność pracy zespołu i ograniczając ryzyko pomyłek. 

Wydajność, spójność, automatyzacja – trzy filary CONTsup 

Podsumowując, CONTsup to program do wystawiania faktur, który: 

• Automatyzuje najczęściej powtarzane czynności przy wystawianiu dokumentów 

• Minimalizuje ryzyko błędów ludzkich  

• Pozwala na szybkie wystawianie faktur 

• Zwiększa efektywność pracy – pozwalając użytkownikowi skupić się na analizie i decyzjach, a nie na żmudnym wpisywaniu danych. 

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy pracujesz w dziale sprzedaży dużej firmy – CONTsup dostosowuje się do Twoich potrzeb. 

Jeśli wystawianie faktur nadal kojarzy Ci się z ręcznym wpisywaniem danych, błędami i czasochłonnym klikaniem – czas na zmianę. CONTsup to narzędzie, które przyspiesza, upraszcza i automatyzuje każdy etap procesu dokumentowania transakcji. 

Zamiast tracić czas na rutynę – skup się na tym, co naprawdę ważne. A wystawianie dokumentów? Zostaw to CONTsup.  

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.