Wizualizacje faktur KSeF – podsumowanie

Wizualizacje albo obrazy faktur KSeF to zwizualizowane wersje faktur ustrukturyzowanych, pozwalające na przedstawienie ich treści w sposób czytelny dla przeciętnego odbiorcy. Zasady ich generowania, przekazywania, a przede wszystkim wymogi dotyczące ich treści budzą liczne pytania i kontrowersje. W niniejszym artykule spróbujemy podsumować to co wiadomo w tym zakresie na dzień dzisiejszy (12.08.2026r). Zaproponujemy również sposoby rozwiązania ewentualnych problemów z wizualizacjami.

Podstawowe zasady 

Faktury ustrukturyzowane przyjmują format XML zgodny ze strukturą logiczną FA (3). Natomiast udostępnienie tych faktur poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie. O sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji faktury decyduje jej wystawca. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

• jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,
• czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,
• brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Poza danymi znajdującymi się w pliku XML, wizualizacja faktury może zawierać dodatkowo także np. informacje biznesowe, które są specyficzne dla danej branży. Istotne jest jednakże, aby informacje ujęte w wizualizacji nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu. Wobec tego, pomiędzy dokumentem XML a wizualizacją faktury nie mogą wystąpić rozbieżności. Wizualizacja nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzić nabywcę w błąd co do przedmiotu transakcji.

Kiedy można wydać wizualizację?

Jest jasne, że wizualizacje faktur KSeF można wydawać kontrahentom po skutecznym wysłaniu faktury do KSeF, tj. po przydzieleniu jej numeru KSeF. Wyjaśnienia wymagała natomiast możliwość wydawania kontrahentom wizualizacji faktur przed przydzieleniem im numerów KSeF. Takie wyjaśnienie znajduje się w Interpretacji indywidualnej sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.1219.2025.2.MC, wydanej przez Dyrektora KIS w dniu 03.04.2026r. Zgodnie z nią:

• przy wystawianiu faktur w trybie online, nie można wydać Przedsiębiorcy polskiemu wizualizacji faktury poza KSeF, przed przydzieleniem numeru KSeF,
• przy wystawianiu faktur w trybie online nie można wydać Przedsiębiorcy zagranicznemu albo Konsumentowi wizualizacji faktury poza KSeF, przed przydzieleniem numeru KSeF,
• przy wystawianiu faktur w trybie offline, nie można wydać Przedsiębiorcy polskiemu wizualizacji faktury poza KSeF, przed przydzieleniem numeru KSeF,
• przy wystawianiu faktur w trybie offline można wydać Przedsiębiorcy zagranicznemu albo Konsumentowi wizualizację faktury poza KSeF, przed przydzieleniem numeru KSeF.

Podsumowując treść interpretacji, w okresie normalnego działania KSeF, tj. przy braku Niedostępności lub Awarii, wizualizacje faktur KSeF przed ich skutecznym wysłaniem do KSeF można wydawać wyłącznie Kontrahentom zagranicznym oraz Osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej. Są to więc kontrahenci nie używający NIP, a tym samym nie odbierający faktur w KSeF. Podstawowym warunkiem jest tu jednak wystawianie faktur w trybie Offline24.

W sytuacji kiedy kontrahentowi nie można wydać wizualizacji faktury KSeF, należy wygenerować i wydać mu Potwierdzenie transakcji. Więcej o tym w „Potwierdzenie transakcji KSeF – co musisz wiedzieć?”

Obowiązkowe oznaczenia wizualizacji

Zgodnie z treścią art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze. W zależności od momentu generowania wizualizacji, te oznaczenia to:

• jeden kod QR wraz z numerem KSeF faktury – w przypadku wizualizacji generowanych po nadaniu fakturze numeru KSeF,
• 2 kody QR – jeden oznaczony słowem „OFFLINE”, a drugi oznaczony słowem „CERTYFIKAT” – w przypadku wizualizacji generowanych w trybie offline/awaryjnym, przed nadaniem fakturze numeru KSeF.

Wątpliwości w tym zakresie rozwiewa Interpretacja indywidualna sygn. 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK, wydana przez Dyrektora KIS w dniu 15.05.2026r. Jak z niej wynika:

• dokument wygenerowany przed przesłaniem faktury do KSeF, nie zawierający kodów QR, może zostać uznany za osobną fakturę,
• dokument wygenerowany po przesłaniu do KSeF, nie zawierający ani numeru KSeF i ani kodu QR, może zostać uznany za osobną fakturę,
• dokument wygenerowany po przesłaniu do KSeF, nie zawierający numeru KSeF, może zostać uznany za osobną fakturę,
• dokument wygenerowany po przesłaniu do KSeF, nie zawierający kodu QR, może zostać uznany za osobną fakturę.

Zgodność treściowa faktury XML i wizualizacji

Wymóg zgodności treściowej wizualizacji oraz faktury jest najbardziej niejasny. W oficjalnych materiałach informacyjnych Ministerstwa Finansów (Podręcznik KSeF 2.0, część II „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF”), jak i w sekcji „Pytania i odpowiedzi” publikowanej na stronie Krajowego Systemu e-Faktur, wskazano tylko, że wizualizacja faktury ustrukturyzowanej stanowi jedynie czytelne odwzorowanie danych zawartych w pliku XML, przy czym sposób jej prezentacji nie jest odgórnie narzucony. Podkreśla się jednocześnie, że wizualizacja może zawierać dodatkowe elementy o charakterze technicznym lub informacyjnym (takie jak logotyp, dane kontaktowe czy informacje pomocnicze), pod warunkiem zachowania spójności z treścią pliku XML, braku sprzeczności pomiędzy danymi podatkowymi oraz nieingerowania w treść faktury ustrukturyzowanej stanowiącej jedyną fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę wątpliwości zgłaszane w trakcie trwającej dyskusji na ten temat, a także treść wniosków o wydanie interpretacji indywidualnych, ewentualne błędy w tym zakresie można podzielić na 3 grupy:

• przypadki gdy jakaś dana zawarta w pliku XML nie jest prezentowana w wygenerowanej wizualizacji faktury,
• przypadki gdy wizualizacja faktury zawiera dodatkowe informacje, nie ujęte w pliku XML,
• przypadki gdy informacja zawarta w pliku XML w wizualizacji faktury jest prezentowana w odmienny sposób – np. pod inną nazwą/nagłówkiem.

Brak danej w wizualizacji

Sytuację, w której jakaś informacja zawarta w pliku XML nie jest prezentowana w wygenerowanej wizualizacji faktury, możemy uznać za rozstrzygniętą negatywnie. Każdy taki przypadek będzie oznaczał niezgodność wygenerowanej wizualizacji w fakturą KSeF, a tym samym możliwość jej uznania za osobną fakturę. Nie ma tu znaczenia to, czy dana informacja jest elementem obowiązkowym faktury (art. 106e oraz 106j ustawy o VAT) czy też jedynie dodatkową daną. Potwierdzeniem tego jest Interpretacja indywidualna sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST, wydana przez Dyrektora KIS w dniu 05.05.2026r.

Jak wskazano w uzasadnieniu tej interpretacji, struktura logiczna FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej (np. w polu DodatkowyOpis czy elementach tj. Platnosc, Rozliczenie, WarunkiTransakcji). Jeśli więc zostaną one umieszczone na fakturze w KSeF powinny znaleźć odzwierciedlenie także w jej wizualizacji. Jeżeli w pliku XML wypełnione zostaną dane w elemencie „Rozliczenie”, a nie zostaną one wskazane na wizualizacji, może to wprowadzić nabywcę w błąd, co do ostatecznej kwoty do zapłaty za towar/usługę.

Dodatkowe informacje w wizualizacji

Od początku wiadomo, że wizualizacja faktury może zawierać dodatkowe elementy o charakterze technicznym lub informacyjnym. Dużym krokiem w kierunku doprecyzowania tego ogólnego stwierdzenia jest Interpretacja indywidualna sygn. 0112-KDIL1-3.4012.317.2026.1.ŁW, wydana przez Dyrektora KIS w dniu 15.07.2026r. W tej interpretacji potwierdzono, że w wizualizacji faktury mogą się znaleźć dodatkowe elementy takie jak:

• udzielony rabat handlowy,
• logotyp wystawcy,
• kod klienta (wewnętrzny, unikalny numer nadany kontrahentowi w systemie ERP wystawcy),
• kraj pochodzenia towarów, wskazywany przy poszczególnych pozycjach towarowych w transakcjach z podmiotami zagranicznymi,
• wewnętrzny numer zamówienia nadany w systemie Wnioskodawcy wraz z datą wpływu zamówienia,
• warunki dostawy zgodnie z formułą Incoterms (np. DAP, EXW, FCA),
• informacja o liczbie palet lub colis, na których zapakowany jest zafakturowany towar,
• waga brutto zafakturowanego towaru,
• dane dotyczące wysyłki towaru, w zależności od rodzaju transportu, w szczególności:
  • nazwa firmy spedycyjnej oraz numer listu przewozowego, albo
  • numery rejestracyjne pojazdu, na który towar został załadowany – w przypadku transportu dedykowanego,
  • zapisek umieszczony w dolnej części wizualizacji faktury o treści: „Ogólne warunki sprzedaży oraz szczegółowe informacje o produktach, ryzyku oraz producencie są dostępne na stronie naszego sklepu internetowego (…)”.

Cześć ze wskazanych informacji mogłaby zostać umieszczona w pliku XML. Można zatem wnioskować, że dla zachowania zgodności wizualizacji i faktury nie jest wymagane, aby wszystko co da się umieścić w pliku XML było w nim umieszczone. Wyciągając jednak wnioski ze wskazanej listy „zatwierdzonych” dodatkowych elementów wizualizacji, warto pamiętać o podkreślonych w uzasadnieniu tej interpretacji ogólnych zasadach:

• Dodatkowe elementy nie mogą być elementami wymaganymi przepisami ustawy o VAT dla faktury.

• Dodatkowe elementy nie mogą mieć wpływu one na wysokość podstawy opodatkowania, kwotę podatku ani charakter transakcji.

• Dane umieszczane w wizualizacji muszą pozostać spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur.

• Wizualizacja faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej.

Podsumowując zatem: wizualizacja faktur musi w pełni odzwierciedlać treść faktury ustrukturyzowanej, a dodatkowe elementy (oprócz tych przewidzianych w art. 106e ustawy), nie mogą zaburzać czytelności faktury ani powodować sprzeczności pomiędzy fakturą ustrukturyzowaną a wizualizowaną.

Informacje prezentowane w odmienny sposób

Wizualizację faktury KSeF można wygenerować w języku obcym. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie znalazły się w uzasadnieniu Interpretacji indywidualnej sygn. 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA, wydanej przez Dyrektora KIS w dniu 03.07.2026r. Zgodnie z nim taka wizualizacja pod względem merytorycznym (po przetłumaczeniu) odpowiadać musi zawartości pliku XML przesłanego do Krajowego Systemu e-Faktur.

Niejasna pozostaje natomiast możliwość zastosowania innych nazw/nagłówków w wizualizacji faktury, w stosunku do oznaczeń pól w strukturze FA(3). Kwestię tą porusza wspomniana Interpretacja indywidualna z dnia 05.05.2026. W jej uzasadnieniu znalazł się następujący fragment:

„Wątpliwości budzi też wskazany sposób prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej w inny sposób, tj. przykładowo zamiast nagłówka „opis pozycji” może pojawić się nagłówek „nazwa produktu”. Struktura logiczna FA (3) zawiera element „FaWiersz”, w którym znajduje się m.in. pole „P_7” dotyczące nazwy towaru lub usługi. Natomiast nie zawiera pola „opis pozycji”, który został wskazany we wniosku przez podatnika.”

Trudno jednoznacznie stwierdzić, czy zakwestionowana została możliwość występowania takich odmienności, czy też jedynie wskazano na błąd w zadanym pytaniu. Pozostaje zatem czekać na kolejne interpretacje.

Jak uniknąć problemów

Wydawanie błędnie wygenerowanych wizualizacji może mieć bardzo negatywne konsekwencje. Możliwość odprowadzenia do US podwójnego VAT to jedynie jedna z nich. Jeżeli korzystasz z aplikacji CONTsup możesz być spokojny, niezależnie od wybranego przez siebie wzoru wizualizacji:

• Wizualizacje faktur generowane przy użyciu Standardowej wizualizacji pliku XML są dokładnym odzwierciedleniem pliku XML. Tą wizualizację przygotowaliśmy na wzór wizualizacji generowanej w Aplikacji Podatnika KSeF.

• Wizualizacje faktur generowane przy użyciu jednego z 4 przygotowanych przez nas „tradycyjnych” wzorów są zgodne z wymogami KSeF. Co więcej, w tych wzorach nie występują przypadki, w których dana widoczna w wizualizacji, która mogłaby zostać umieszczona w pliku XML, nie zostaje w nim umieszczona. Dzięki temu można powiedzieć że zgodność jest ponadstandardowa.

• Wizualizacje faktur generowane przy użyciu samodzielnie stworzonych wzorów dokumentów są zgodne z plikami XML, o ile zostały przygotowane zgodnie z naszymi wytycznymi. Wymagane jest zatem użycie we wzorze wszystkich przypisanych do danego typu dokumentu sekcji specyficznych, a także wszystkich zmiennych tekstowych. Zmienne powinny być oznaczone nazwami zgodnymi z tymi użytymi w KSeF. W przypadku zmiany ustawień domyślnych sekcji specyficznych (ukrycie/odkrycie dodatkowych kolumn), treść generowanego pliku XML automatycznie zostanie dostosowana do treści wizualizacji.

Jeżeli natomiast nie korzystasz z aplikacji CONTsup, a chciałbyś sprawdzić, czy generowany przez Ciebie plik XML oraz wizualizacja są prawidłowe oraz zgodne ze sobą, to zapraszamy do skorzystania z Doradztwa KSeF, świadczonego przez firmę Embarius.

Podsumowanie 

Błędy w generowaniu i wydawaniu wizualizacji faktur KSeF mogą mieć bardzo negatywne konsekwencje. Istotne jest tu nie tylko to w jakiej sytuacji wizualizacja jest wydawana oraz czy jest ona oznaczona zgodnie z wymogami KSeF. Ważna jest również zgodność treściowa wizualizacji oraz wysłanego do KSeF pliku XML. W tym ostatnim obszarze ciągle trwa proces precyzowania zasad. Aby uniknąć problemów warto korzystać z dobrego programu do faktur KSeF, takiego jak CONTsup. Jeżeli to niemożliwe to warto zweryfikować prawidłowość działania własnego programu i skorzystać z usług naszego Partnera, firmy Embarius.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.