Upgrade: 100% możliwości KSeF 2.0

Z przyjemnością informujemy, że w dniu dzisiejszym została udostępniona ostatnia część zmian związanych z integracją aplikacji CONTsup z KSeF 2.0. Zgodnie z naszymi zapowiedziami, przy okazji integracji z KSeF 2.0 znacząco zmieniliśmy naszą integrację z obecnie obowiązującym KSeF 1.0, w jak największym stopniu upodabniając ją do integracji z KSeF 2.0. Wszystko po to aby dla naszych użytkowników, planowane na dzień 1 lutego 2026r, przełączenie KSeF na wersję 2.0 było możliwie płynne.

Poza licznymi zmianami dotyczącymi bezpośrednio integracji z KSeF równocześnie wprowadzamy szereg zmian w generowaniu i ewidencjonowaniu dokumentów, a także organizacji pracy w aplikacji. Zmiany te pozwolą jeszcze lepiej wykorzystać bogate możliwości KSeF 2.0. W niniejszym artykule przedstawione zostaną pokrótce najważniejsze z tych zmian.

Główne ustawienia integracji z KSeF

Najważniejsze zmiany, wprowadzone w bieżącej aktualizacji, są widoczne w dolnej części boxa Informacje o sprzedawcy oraz Integracja z KSeF w ustawieniach Faktura PL. Przede wszystkim rozdzieliliśmy ustawienia Integracji wystawiania faktur z KSeF oraz ustawienia Integracji pobierania faktur z KSeF, a także dodaliśmy dodatkowy sposób wysyłania faktur, pozwalający na korzystanie z trybu Offline24. W efekcie poza wspólnymi Parametrami łączenia z KSeF (w okresie obowiązywania KSeF 1.0 jest to miejsce na wpisanie tokena autoryzacyjnego, po przełączeniu aplikacji na KSeF 2.0 w tym miejscu będzie można dodać nowy token KSeF 2.0 i/lub certyfikaty KSeF), w ramach ustawień można wybrać:

• dla Integracji wystawiania: Wysyłanie automatyczne (automatycznie od razu po wystawieniu), Wysyłanie manualne (faktura zapisuje się na Liście dokumentów własnych, a wysyłka następuje po kliknięciu przycisku Wyślij do KSeF). W tym drugim przypadku można wybrać Tryb wystawiania faktur w KSeF Online lub Offline (oczywiście opcja Offline będzie dostępna dopiero pod koniec stycznia, po przełączeniu aplikacji na KSeF 2.0). Oczywiście nadal dostępne będą opcje Tylko generowanie pliku XML (generowanie pliku bez wysyłania) oraz Brak integracji wysyłania.
• dla Integracji pobierania: Pobieranie z KSeF (uzupełnione o nowe elementy), Tylko dodawanie plików (wczytywanie plików XML z dysku) oraz Brak integracji pobierania.

Dzięki powyższym zmianom w CONTsup będzie możliwe nie tylko skorzystanie z dowolnego trybu wystawiania faktur, ale też będzie można albo tylko wysyłać dokumenty do KSeF, albo tylko odbierać faktury z KSeF. Ta ostatnia możliwość będzie interesująca zwłaszcza w okresie bezpośrednio po 1 lutego 2026r, kiedy to obowiązek odbierania faktur z KSeF będzie dotyczył wszystkich podmiotów, natomiast obowiązek wystawiania faktur tylko dużych firm.

Generowanie plików XML

Bogate możliwości KSeF w zakresie generowania faktur już od dłuższego czasu są uwzględnione w aplikacji CONTsup. A więc: faktury krajowe i dla podmiotów zagranicznych, złotówkowe i walutowe, zawierające zestandaryzowane przez KSeF dodatkowe oznaczenia towarów, wszystkie możliwe adnotacje, wszystkie rodzaje podmiotów trzecich, wszystkie sposoby płatności, zgodne z KSeF faktury zaliczkowe i końcowe (rozliczające) – wszystko to było już dostępne dotychczas. Nie zmienia się również możliwość skorygowania dowolnego błędu w wystawionej fakturze, w sposób zgodny z KSeF. W tej sytuacji nowe elementy dodane w tej aktualizacji są stosunkowo niewielkie:

• W ustawieniach dodaliśmy możliwość włączenia wystawiania faktur ustrukturyzowanych również dla osób fizycznych – na takich samych zasadach, jak w przypadku faktur wystawianych innym podmiotom.
• Dodaliśmy możliwość oznaczania faktur jako dotyczących Jednostki podrzędnej JST (nowość w strukturze FA(3), wymagana przy wystawianiu faktur na rzecz Jednostek Samorządu Terytorialnego) lub jako dotyczących Członka Grupy VAT (wymagana w sytuacji gdy odbiorcą jest inny niż Nabywca członek grupy VAT). W obydwu przypadkach po zaznaczeniu odpowiedniego checkboxa w formularzu wystawiania dokumentu system sam przypomni o konieczności dodania Innego podmiotu z właściwą rolą. Aby jeszcze bardziej ułatwić wystawianie faktur na rzecz takich kontrahentów, dodaliśmy możliwość oznaczenia kontrahenta, który zwykle wymaga dodania odpowiedniego Innego Podmiotu. Po zapisaniu takiego oznaczenia, każdorazowo przy wystawianiu faktury dla tego kontrahenta system będzie proponował uwzględnienie w fakturze odpowiedniego Innego podmiotu.
• Dodaliśmy możliwość zdecydowania o wypełnieniu pola NrKlienta (występuje w węzłach Podmiot2 i Podmiot3) – po zaznaczeniu opcji pole to jest wypełniane Numerem klienta zapisanym w danych kontrahenta.
• Dodaliśmy możliwość zdecydowania o wypełnieniu pola OpisRachunku (występuje w węzłach Rachunek bankowy oraz Rachunek bankowy faktura) – po zaznaczeniu odpowiedniej opcji pole może być wypełniane symbolem waluty rachunku lub opisem rachunku dodanym przy zapisywaniu rachunku w aplikacji.
• W przypadku faktur obejmujących Wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu dodaliśmy możliwość umieszczenia w treści faktury (XML oraz PDF) adnotacji „Istnieje obowiązek wystawienia dokumentu wywozu (VAT-22)”.

Wysyłanie wystawionych faktur do KSeF

Istnienie dwóch a nie jednego trybu Integracji wystawiania faktur w KSeF pozwana na dodanie nowych możliwości w zakresie organizacji wystawiania i wysyłania faktur. Ponieważ bez zmian pozostaje możliwość automatycznego lub manualnego wysyłania faktur do kontrahenta mailem, to dodaliśmy dodatkowy parametr, pozwalający w trybie Offline na automatyczną wysyłkę faktur do kontrahentów od razu po ich wystawieniu, a więc przed ich wysłaniem do KSeF (jako domyślne pozostaje automatyczne wysyłanie faktur mailem po ich wysłaniu do KSeF). Oczywiście taka możliwość będzie wymagała wcześniejszego wygenerowania faktury z dwoma kodami QR, co z kolei wymaga zapisania w aplikacji certyfikatu KSeF typu drugiego, tj. służącego do podpisywania linku do weryfikacji wystawcy.

Dla klientów nie zamierzających korzystać z trybu Offline możliwość manualnego wysyłania faktur do KSeF również będzie dostępna. Wymagała będzie jedynie pamiętania o ich wysłaniu przed końcem dnia w którym zostały wystawione (weryfikacja tego przez system opisana poniżej). Dzięki temu przejściowe problemy z dostępem do Internetu nie będą blokowały pracy.

Poza sprawami organizacyjnymi w ramach bieżącej aktualizacji znacząco rozbudowaliśmy system szybkiego dostępu do informacji o stanie wysyłki oraz alerty i podpowiedzi:

• Okno Lista wysyłek urzędowych, zawierające dotychczas najważniejsze parametry i status wysyłki, a także pozwalające pobrać UPO, zostało uzupełnione o modal Szczegóły wysyłki, takie jak identyfikatory sesji oraz oznaczenia ewentualnych błędów.
• Ikona KSeF na Liście dokumentów tak jak dotychczas ma funkcję informacyjną (kolor i opis informujący o statusie wysyłki). Teraz jednak, analogicznie jak w przypadku ikony Wysyłka mailem, po jej kliknięciu otwiera się modal Krajowy System e-Faktur, zawierający komplet informacji KSeF, w tym status wysyłki danego dokumentu, termin wysłania (obliczany przez system na podstawie wybranego trybu wystawiania faktur), data wysłania, data przyjęcia, otrzymany numer KSeF.
• Ponieważ w związku z dodaniem trybu Offline, pole Data wystawienia zostało w formularzu wystawiania faktur odblokowane do edycji (dotychczas po włączeniu integracji z KSeF bezwzględnie wymagana była data bieżąca), to wprowadziliśmy dwukrotne sprawdzanie zgodności Daty wystawienia faktury z wybranym trybem wystawiania faktur: przy wystawianiu dokumentu oraz przy jego manualnym wysyłaniu do KSeF. Wystawienie faktury z błędną datą jest zawsze blokowane. Co do manualnego wysyłania to w okresie obowiązywania KSeF 1.0 zbyt późna wysyłka jest blokowana (konieczna jest zmiana Daty wystawienia w edycji dokumentu), natomiast po przełączeniu na KSeF 2.0 wyświetlany będzie alert informujący o konsekwencjach opóźnionej wysyłki – do samodzielnej decyzji.
• W związku z udostępnieniem Wysyłania manualnego stworzyliśmy nowy alert „Niezakończona wysyłka KSeF”, który będzie przypominał o wszystkich fakturach, które nie zostały skutecznie wysłane do KSeF. Dodatkowo przy próbie wylogowania nastąpi sprawdzenie, czy alert zawiera jakąkolwiek pozycję. Jeżeli tak będzie to zostanie wyświetlony alert przypominający o wysłaniu faktur.
• Zmienione zostało działanie ikony Pobierz plik na Liście dokumentów – teraz po kliknięciu otwiera się modal, pozwalający na pobranie dowolnego pliku powiązanego z danym dokumentem. Są to nie tylko wszystkie typy generowanych PDF (faktura/obraz faktury, duplikat faktury, podgląd XML) oraz pliki XML (faktura oraz UPO), ale także dodane skany i załączniki.

Pobieranie faktur kosztowych i sprzedażowych z KSeF

Całkowicie zmieniliśmy organizację pobierania faktur z KSeF. Zmiana polega na tym, że otrzymana z KSeF lista faktur do pobrania jest trwale zapisywana w systemie, w nowym alercie „Faktury do pobrania z KSeF”. Każde pobranie faktury z KSeF oraz kolejne sprawdzenia jedynie aktualizują listę. Taka zmiana umożliwiła kolejne:

• Dodanie możliwości ignorowania faktur – aby rozwiązać problem faktur scamowych (w ramach KSeF usługa zgłaszania faktur scamowych oraz ukrywania faktur ma być udostępniona dopiero w przyszłości), dodaliśmy możliwość oznaczania faktur w alercie jako Ignorowanych – dzięki temu nie będą pobierane z KSeF po raz kolejny, ani nie będą uwzględniane w liczniku alertu. Równocześnie ta funkcja pozwoli na zbudowanie kompletnej listy tego typu „problemów”.
• Dodanie możliwości włączenia automatycznego sprawdzania w nocy faktur do pobrania z KSeF – w efekcie lista czekających faktur, widoczna w alercie, jest aktualna od razu po zalogowaniu do aplikacji.
• Aby nie trzeba było logować się do aplikacji i sprawdzać alertu, dodaliśmy automatyczne wysyłanie zestawienia alertów mailem, codziennie rano. Lista domyślnie wysyłana jest na adres mailowy (login) Superadministratora konta. W ustawieniach można wskazać kilka maili na które powinno być wysyłane zestawienie, lub też włączyć wysyłkę zestawień alertów do wszystkich lub wybranych użytkowników. W tym ostatnim przypadku w zestawieniu uwzględniane są tylko te alerty, do których dany użytkownik ma dostęp (dotyczy CONTsup PRO), a dodatkowo pojawia się również informacja o nieodczytanych wiadomościach wewnętrznych.
• Obok pobierania faktur kosztowych dodaliśmy możliwość pobierania faktur sprzedażowych (po numerze KSeF) – bezpośrednio z KSeF lub poprzez wczytywanie plików z dysku.

Aby zachęcić Państwa do pobierania faktur z KSeF za pośrednictwem aplikacji CONTsup skorygowaliśmy zasady rozliczania limitów dokumentów. Od teraz faktury pobrane z KSeF nie będą uwzględniane w limicie dokumentów. W efekcie ich pobieranie i ewidencjonowanie w naszej aplikacji będzie nie tylko bezpłatne, ale również nieograniczone limitami ilościowymi.

Odczytywanie faktur pobranych z KSeF

Odczytywanie pobranych z KSeF faktur XML obejmuje wygenerowanie podglądu w formacie PDF, a także zapisanie dokumentu na Liście dokumentów roboczych. Ta pierwsza czynność została gruntowanie przebudowana. W wyniku zmian generowane są podglądy zarówno struktury FA(2) jak i FA(3) – włącznie z załącznikami faktur. W nagłówku podglądu pojawił się Numer KSeF faktury, co jest ułatwieniem organizacyjnym, zwłaszcza dla księgowych. Wszystkie opisy zostały uproszczone i skrócone. Dodatkowo całość została dopracowana graficznie, dzięki czemu podgląd jest znacznie bardziej przejrzysty i łatwiej w nim znaleźć odpowiednią informację.

Rozbudowane zostało również właściwe odczytywanie faktur. Po zmianach odczytywane są zarówno struktury FA(2) jak i FA(3), zarówno kosztowe jak i sprzedażowe. Dodatkowo w ustawieniach ogólnych dodaliśmy możliwość rozpoznawania towarów/usług z listy towarów/usług. Ta możliwość działa na identycznych zasadach jak przy szybkiej ścieżce importowania dokumentów z listy Excel, tj. z zaznaczonym parametrem „Pomijaj błędne dane i dołączaj raport o błędnych”.

Wszystkie nowe funkcjonalności są już dostępne! Jeśli jeszcze ich nie wypróbowałeś, zaloguj się do CONTsup i skorzystaj z nowych możliwości.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.