Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak działa KSeF 2.0 i co się zmienia? 

Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zyskują nowe narzędzie do elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur. Dla wielu firm ważne jest aby znaleźć odpowiedni programu do wystawiania faktur, który nie tylko integruje się z KSeF, ale też ułatwia codzienną pracę, pozwalając na wykorzystywanie najlepszego dla firmy trybu działania systemu. 

Obecnie, do końca stycznia 2026 roku, obowiązuje dobrowolny tzw. KSeF 1.0, w którym faktury wystawia się wyłącznie w trybie online. Oznacza to, że faktura uzyskuje status „wystawionej” dopiero po jej przesłaniu do centralnego systemu Ministerstwa Finansów i nadaniu numeru KSeF. W praktyce jednak taka architektura powoduje problemy w przypadku awarii, niedostępności systemu czy też nawet w przypadku chwilowych problemów z łączem internetowym, ponieważ w sytuacji braku połączenia z systemem podatnik nie może skutecznie wystawić faktury w KSeF. Tymczasowo rozwiązano ten problem, dopuszczając wystawianie faktur poza systemem, nawet jeśli wcześniej wystawiono je w KSeF

Nowa wersja systemu, czyli KSeF 2.0, planowana do wdrożenia od lutego 2026 r., znacząco porządkuje tę sytuację. Wprowadza ona tryb offline24 oraz aż trzy dodatkowe tryby awaryjne: offline-niedostępność KSeF, awaria KSeF i awaria całkowita. Celem tych zmian jest zapewnienie przedsiębiorcom ciągłości działania i pełnej możliwości wystawiania faktur, nawet gdy system centralny nie jest dostępny. 

W poniższym artykule omówimy szczegółowo każdy z trybów wystawiania faktur w KSeF 2.0, a także przedstawimy, jak wygląda ich obsługa w praktyce – na przykładzie zintegrowanego z KSeF programu do faktur CONTsup. 

Tryb online – podstawowy sposób wystawiania faktur w KSeF 

Tryb online to podstawowy i domyślny sposób działania systemu. Przedsiębiorca wystawia fakturę zgodnie ze strukturą logiczną FA(3), a następnie przesyła ją do KSeF w momencie wystawienia. W praktyce oznacza to, że data wystawienia faktury (pole P_1) musi być tożsama z datą jej przesłania do KSeF. 

System nadaje fakturze unikalny numer KSeF, a nabywca otrzymuje dokument bezpośrednio z systemu KSeF. Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data przydzielenia numeru KSeF. Jeżeli sprzedawca chce, może przekazać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną. Należy jednać pamiętać o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF). Fakturę w trybie online można wystawić zarówno w programie zintegrowanym z KSeF, jak i w Aplikacji Podatnika KSeF, która ma jednak jeden zasadniczy minus – pełna zależność od dostępności KSeF. 

Nawet krótkotrwała awaria po stronie systemu Ministerstwa Finansów może zablokować proces wystawiania faktur przez osoby korzystające z Aplikacji Podatnika KSeF.

Tryb offline24 – nowość w KSeF 2.0 

Tryb offline24 to jedna z najważniejszych nowości wprowadzanych w KSeF 2.0. Umożliwia on wystawianie faktur przy braku połączenia z KSeF, przy zachowaniu pełnej zgodności z przepisami. 

Ważne: aby móc działać w jakimkolwiek trybie offline, przedsiębiorca powinien posiadać: 

1. program do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF  

2. odpowiedni certyfikat KSeF: 

• Certyfikat typu 2 – offline (do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy). 

W tym trybie przedsiębiorca tworzy fakturę elektroniczną zgodnie ze strukturą logiczną FA(3) i nadaje jej datę wystawienia (pole P_1). Fakturę można wystawić i przekazać nabywcy, a następnie przesłać ją do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

Po przesłaniu do systemu, faktura otrzymuje numer KSeF i staje się widoczna dla kontrahenta. Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data przydzielenia numeru KSeF. Ważne jest, aby w przypadku faktur przekazywanych poza system (np. e-mailem) przed ich wysłaniem do KSeF, dokument został opatrzony dwoma kodami QR. Jeden służy do weryfikacji faktury (OFFLINE), a drugi do weryfikacji wystawcy (CERTYFIKAT). W fakturach przekazywanych już po ich wysłaniu do KSeF, powinien być jeden kod QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF). 

Tryb offline – niedostępność KSeF 

Tryb ten stosuje się wyłącznie w sytuacji, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność systemu KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej. W takim przypadku przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne zgodne ze strukturą FA(3), wskazując datę wystawienia w polu P_1. 

Faktury te należy przesłać do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego od zakończenia okresu niedostępności systemu, a wtedy nabywca otrzymuje dokument w KSeF. Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data przydzielenia numeru KSeF. 

Jeżeli wcześniej faktura zostanie udostępniona nabywcy poza KSeF (przed przesłaniem faktury do KSeF), również konieczne jest umieszczenie na fakturze dwóch kodów QR. Jednego do weryfikacji faktury, a drugiego do weryfikacji certyfikatu wystawcy (analogicznie jak w trybie Offline24). 

Tryb awaryjny – awaria KSeF 

Tryb awaryjny stosuje się, gdy Ministerstwo Finansów ogłosi awarię systemu KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej lub w interfejsie komunikacyjnym. 

W tym trybie przedsiębiorca nadal wystawia faktury zgodne z wymaganą strukturą FA(3), wskazując datę wystawienia w polu P_1. Faktury te należy przesłane do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. 

Faktura może być przekazana nabywcy w uzgodniony sposób – w KSeF lub poza nim. W przypadku przekazania poza KSeF, faktura musi zawierać odpowiednie kody QR z oznaczeniem „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. W tym trybie datą otrzymania faktury przez nabywcę jest data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF, w zależności od tego co nastąpiło wcześniej. 

Tryb awaria całkowita  

Najbardziej wyjątkowym przypadkiem jest tzw. awaria całkowita, ogłaszana w środkach masowego przekazu. W tej sytuacji KSeF jest całkowicie niedostępny, a podatnicy mogą wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej, poza systemem KSeF, bez konieczności zachowania zgodności ze strukturą FA(3). 

Takie faktury nie są przesyłane do KSeF. Ich udostępnienie nabywcy odbywa się wyłącznie poza systemem – np. w formie wydruku lub pliku PDF. Nie ma również obowiązku umieszczania na nich kodów QR. Jest to więc całkowite anulowanie nowych zasad i czasowy powrót do realiów sprzed KSeF. 

Tryb awaryjny powinien być stosowany jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Zapewnia on przedsiębiorcom możliwość dokumentowania sprzedaży nawet w warunkach całkowitego braku dostępu do infrastruktury elektronicznej KSeF. 

Tryby wysyłania faktur do KSeF w aplikacji CONTsup 

W aplikacji CONTsup przedsiębiorca ma do wyboru dwa wygodne tryby wysyłania faktur do KSeF. Dzięki temu może dostosować sposób pracy do potrzeb firmy oraz aktualnej dostępności systemu Ministerstwa Finansów. 

Automatyczny tryb wysyłania 

W trybie automatycznym system natychmiast wysyła każdą wystawioną fakturę do KSeF, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności. Mechanizm działa w tle i pozwala na wystawianie faktur KSeF wyłącznie w trybie online. Ten sposób jest szczególnie wygodny dla firm, które chcą, aby faktury jak najszybciej trafiały do systemu centralnego oraz od razu uzyskiwały numer KSeF. Po dodaniu automatycznej wysyłki mailem do kontrahenta powstaje ciąg działań systemu, który po jednym kliknięciu wystawia fakturę, wysyła ją do KSeF, pobiera UPO, a następnie po opatrzeniu faktury wymaganym kodem QR wysyła ją mailem do kontrahenta. 

Manualny tryb wysyłania 

Druga opcja to tryb manualny, który daje przedsiębiorcy pełną kontrolę nad momentem przesyłania dokumentów do KSeF. Użytkownik wystawia faktury w aplikacji, a następnie samodzielnie zaznacza te, które chce przesłać do KSeF. Tryb manualny jest bardziej elastyczny — może działać nie tylko w trybie online, ale również w offline24. W tym drugim przypadku, jeżeli przed wysłaniem faktury do KSeF zostanie wygenerowana jej wizualizacja (wymaga to zapisania w systemie odpowiedniego certyfikatu) to może ona zostać od razu przesłana do kontrahenta mailem – zależnie od ustawień konta odbywa się to automatycznie lub manualnie. 

Co ważne, w offline24, a także w trybie niedostępności KSeF czy awarii KSeF wszystkie wystawione faktury są bezpiecznie przechowywane w bazie danych aplikacji, a po przywróceniu pełnej dostępności systemu KSeF mogą zostać wysłane jednym kliknięciem.  

Wybór trybu wysyłania 

Preferencję w zakresie wysyłania faktur zapisuje się wygodnie w ustawieniach konta, dzięki czemu właściciel może dostosować aplikację do procesów swojej firmy — automatyzować rutynowe zadania albo zachować manualną kontrolę nad dokumentami. 

Wizualizacje z wymaganymi kodami QR 

Dodatkowym atutem jest to, że wizualizacje faktur generowane przez CONTsup automatycznie zawierają wszystkie wymagane kody QR (pod warunkiem wgrania odpowiednich certyfikatów), zgodne z aktualnymi przepisami dla trybów online i offline.  

Podsumowanie  

Nowy model KSeF 2.0 to duży krok w stronę stabilności i przewidywalności. System został zaprojektowany tak, aby zapewnić ciągłość wystawiania faktur niezależnie od stanu dostępności centralnego serwera. 

W skrócie: 

• Tryb online – podstawowy i najczęściej używany; faktura trafia natychmiast do KSeF. 

• Tryb offline24 – alternatywa dla chwilowych problemów z połączeniem; fakturę przesyła się następnego dnia roboczego. 

• Tryb niedostępności – używany, gdy MF ogłasza przerwę w działaniu systemu; faktury wysyła się w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności. 

• Tryb awaryjny – przy dłuższej awarii; faktury przesyła się w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii. 

• Tryb awarii całkowitej – ostateczność, gdy KSeF będzie nieczynny przez długi czas; faktury wystawia się poza systemem. 

Nowe tryby wystawiania faktur w KSeF 2.0 stanowią milowy krok w cyfryzacji rozliczeń finansowych. Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorcy zyskują elastyczność i pewność, że ich procesy sprzedażowe nie zostaną wstrzymane. 

Warto już dziś przygotować się na zmiany i korzystać z rozwiązań, które gwarantują pełną zgodność z przyszłymi przepisami – takich jak program do faktur CONTsup, stworzony z myślą o nowoczesnych firmach działających w systemie KSeF. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.