Pracownik – nowa rola podmiotu trzeciego w fakturach KSeF 

Zbliżający się obowiązek wystawiania faktur zgodnie z KSeF to ogromna zmiana, która wpłynie nie tylko na wystawianie i wysyłanie do kontrahentów faktur sprzedażowych, ale również na odbieranie od nich i rozliczanie faktur zakupowych. Kolejne zmiany w obydwu tych obszarach wprowadza struktura logiczna w wersji FA(3), która będzie stosowana od 1 lutego 2026r. Jedną z tych zmian jest dodanie nowej roli podmiotu trzeciego: 11 -„Pracownik”. Jej wprowadzenie ma na celu usprawnienie rozliczania tzw. wydatków pracowniczych (np. rozliczania zaliczek, rozliczania delegacji). Program do fakturowania CONTsup umożliwia dodanie w treści faktury podmiotu o takiej roli. 

Aktualne zasady rozliczania wydatków pracowniczych 

W chwili obecnej pracownik rozliczający wydatek musi zadbać przede wszystkim o prawidłowe oznaczenie Nabywcy. Najważniejsze jest umieszczenie w treści faktury prawidłowego NIP-u. Samą fakturę zwykle pracownik otrzymuje do ręki. Dzięki temu może łatwo zebrać wszystkie rozliczane dokumenty i przekazać je dalej – jako załączniki do rozliczenia zaliczki lub delegacji. Po weryfikacji i akceptacji złożonych dokumentów, pracodawca dokonuje zwrotu założonych pieniędzy. Cały proces rozliczenia wydatków jest zazwyczaj kilkustopniowy i wynika z wewnętrznej procedury rozliczania wydatków pracowniczych danego rodzaju. 

Cel wprowadzanej zmiany

Najważniejsze zmiany wprowadzane przez Krajowy System e-Faktur można ująć w jednym zdaniu: co do zasady wszystkie faktury będą wystawiane i przekazywane kontrahentom za pośrednictwem KSeF. Dotychczasowa praktyka przekazywania lub wysyłania faktur papierowych lub w postaci PDF, stanie się jedynie nieobowiązkowym uzupełnieniem. Przekazywane w tej formie dokumenty będą już jedynie obrazami faktur, a nie fakturami.

Wpływ wszystkich faktur kosztowych z KSeF, jako jednego ich źródła, utrudni jednak identyfikację oraz przypisywanie kosztów do komórek organizacyjnych firmy. Problem ten będzie szczególnie widoczny w przypadku wydatków rozliczanych w zaliczkach pracowniczych i delegacjach. Dokumenty zawierające takie wydatki znajdą się na liście wszystkich faktur pobranych z KSeF. Konieczne będzie więc ich wybranie spośród wielu dokumentów, wystawionych przez innych dostawców danego podmiotu. Podobnie będzie również w innych sytuacjach, kiedy to konkretny pracownik lub współpracownik będzie musiał zostać powiązany z danym dokumentem kosztowym. Nowa rola podmiotu trzeciego „Pracownik” została stworzona właśnie po to, aby wpisać w treści faktury to powiązanie.

Nowy obowiązek wystawcy faktury

Można oczekiwać, że po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF dla wszystkich (1 kwietnia 2026r) wiele firm zmieni wewnętrzne procedury rozliczania wydatków pracowniczych. Będą wymagały, aby dane pracownika, odpowiedzialnego za rozliczenie danego wydatku, znalazły się w treści faktury. Pracownicy Ci, w trakcie dokonywania zakupów lub przy odbieraniu faktur, będą więc zgłaszali żądanie umieszczenia takich danych w generowanym dokumencie. Z punktu widzenia wystawcy faktury jest więc istotne, aby używany przez niego program do wystawiania faktur, umożliwiał zrobienie tego – i to w sposób zgodny ze strukturą KSeF.

Pracownik w strukturze KSeF FA(3) 

Wszystkie podmioty trzecie zapisuje się w fakturze ustrukturyzowanej w elemencie Podmiot3. Najważniejsze informacje podawane w tym elemencie to: 

• Dane Identyfikacyjne – dane identyfikujące podmiot trzeci, m.in. jego numer identyfikacyjny oraz imię i nazwisko lub nazwa. Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w Broszurze informacyjnej struktury logicznej e-Faktury FA(3) w przypadku Pracownika należy wybrać Brak numeru oraz wpisać Imię i Nazwisko. 

• Adres – dane dotyczące kraju oraz adresu (niewymagane). 

• Adres Korespondencyjny – dane dotyczące adresu korespondencyjnego (niewymagane). 

• Dane kontaktowe – dane kontaktowe: adres e-mail oraz numer telefonu (niewymagane). 

• Rola – w przypadku Pracownika należy wybrać „11”. 

To jakie konkretnie informacje o Pracowniku powinny znaleźć się się w fakturze, będzie wynikało przede wszystkim z wewnętrznych procedur rozliczania wydatków pracowniczych u danego Nabywcy.

Pracownicy kontrahenta w aplikacji CONTsup 

W związku z powyższymi zmianami w aplikacji CONTsup wprowadziliśmy możliwość dodawania, w każdej wystawianej fakturze, danych pracownika kontrahenta. Dane te można wprowadzić do faktury na jeden ze sposobów: 

• Wpisanie wprost w formularzu wystawiania dokumentu. Jeżeli dany pracownik będzie częściej kupował, to wprowadzone dane można na przyszłość zapisać na Liście pracowników danego kontrahenta.
• Wybranie w formularzu wystawiania dokumentu pracownika z Listy pracowników. W tym przypadku możliwa jest aktualizacja tych danych (zmiana danych może, ale nie musi zostać zapisana również na Liście pracowników).

Pracowników kontrahentów można również dodawać, edytować lub usuwać z poziomu Listy pracowników. Listy pracowników są tworzone odrębnie dla każdego kontrahenta.

Po 1 lutego 2026r w generowanych w aplikacji CONTsup fakturach ustrukturyzowanych Pracownicy będą zapisywani zgodnie z opisanymi powyżej zasadami (Rola = 11). Przed tą datą będą dodawani jako podmiot z RolaInna = „1” oraz OpisRoli = „Pracownik”.

Aplikacja CONTsup, również dzięki możliwości dodawania Pracowników w treści wystawianych faktur, stanowi elastyczne narzędzie dostosowane do różnych sytuacji. Korzystanie z niego pozwala nie tylko na wystawianie dokumentów zgodnych z KSeF, ale również na spełnianie nietypowych oczekiwań Nabywców. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.