Podmioty w fakturach – jak KSeF standaryzuje zapis?

Digitalizacja procesów księgowych staje się coraz bardziej powszechna, a przedsiębiorcy szukają rozwiązań usprawniających obowiązki podatkowe. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Nowe regulacje nie tylko automatyzują obieg dokumentów, ale również wprowadzają jednolite standardy zapisu informacji o uczestnikach transakcji. Szczególnie istotne jest, aby firmy miały odpowiednie oprogramowanie dla biznesu, które jest zgodne z narzuconymi przez KSeF wymogami technicznymi i prawnymi.

Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda standaryzacja danych o podmiotach w fakturach KSeF, jakie są obowiązkowe pola oraz jak rozwiązania takie jak CONTsup wspierają przedsiębiorców w prawidłowym wystawianiu faktur. 

Dlaczego standaryzacja danych o podmiotach jest tak ważna?

Dotychczas sposób zapisywania informacji o sprzedawcy, nabywcy i podmiotach trzecich pozostawiał dużą swobodę wystawcom faktur. Poza wymaganymi elementami wynikającymi z przepisów, wiele firm dodawało dodatkowe dane w różnych formatach, co powodowało chaos. Brak spójnych zasad utrudniał automatyczne przetwarzanie dokumentów, kontrolę oraz weryfikację danych przez administrację skarbową.

Wdrożenie KSeF porządkuje ten obszar – dane o podmiotach muszą być zapisane w ustandaryzowanej strukturze XML, zgodnej z wymaganiami systemu. Dzięki temu:

• wszystkie faktury zawierają jednolite pola identyfikacyjne,
• dane są czytelne zarówno dla systemów informatycznych, jak i organów podatkowych,
• możliwa jest automatyzacja procesów księgowych i szybsze rozliczenia.

Jakie podmioty uwzględnia struktura KSeF?

W strukturze logicznej faktury ustrukturyzowanej FA(3) przewidziano kilka rodzajów podmiotów. Są one oznaczane jako Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3 oraz PodmiotUpowazniony. Każdy z nich ma określone funkcje i pola, które muszą zostać wypełnione. 

Informacje o sprzedawcy (Podmiot1)

Element Podmiot1 jest obligatoryjnym składnikiem faktury ustrukturyzowanej. Najważniejszym polem tego elementu, umożliwiającym uwierzytelnienie podatnika w systemie KSeF, jest numer identyfikacji podatkowej (NIP). Brak wskazania NIP uniemożliwi wystawienie faktury w KSeF.

Podstawowe informacje o wystawcy faktury obejmują m.in. dane:

• identyfikujące sprzedawcę: jego NIP oraz imię, nazwisko lub nazwę
• dotyczące adresu podatnika
• dotyczące adresu korespondencyjnego sprzedawcy (element fakultatywny)
• kontaktowe podatnika: adres e-mail oraz numer telefonu (element fakultatywny)
• dotyczące statusu podatnika: 1 – likwidacja, 2 – restrukturyzacja, 3 – upadłość, 4 – przedsiębiorstwo w spadku (element fakultatywny)

W razie potrzeby, struktura KSeF pozwala umieścić w stopce faktury kolejne informacje o sprzedawcy lub ewentualnie innych podmiotach. Takich zestawów informacji może być nawet 100. W każdym zestawie, poza pełną nazwą danego podmiotu, można umieścić numery identyfikacyjne podmiotu w innych rejestrach i bazach, takich jak KRS, REGON czy BDO. Dodatkowo w stopce faktury jest miejsce na maksymalnie 3 informacje opisowe – może to być inna informacja o sprzedawcy, np. dane o kapitale zakładowym, ale może to być również cokolwiek innego, np. podziękowanie za zakup, zachęta do współpracy, kod rabatowy, tekstowy link do formularzy zwrotu lub reklamacji, informacja marketingowa, klauzula RODO.  

Informacje o nabywcy (Podmiot2)

Analogicznie do sprzedawcy, nabywca powinien być zidentyfikowany m. in. poprzez:

• NIP lub inny identyfikator podatkowy oraz imię, nazwisko lub nazwę,
• adres,
• adres korespondencyjny (element fakultatywny)
• dane kontaktowe: adres e-mail oraz numer telefonu (element fakultatywny)
• numer klienta, gdy nabywca wskazuje go w umowie lub zamówieniu (element fakultatywny)
• id nabywcy – unikalny identyfikator łączący dane nabywcy na fakturach korygujących, w przypadku zmiany danych nabywcy w fakturze korygującej w porównaniu z fakturą korygowaną
• znacznik jednostki podrzędnej JST: 1 – gdy faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST (wtedy trzeba również uzupełnić dane Podmiotu3 dla roli JST – odbiorca), 2 – gdy faktura jej nie dotyczy
• znacznik członka Grupy VAT: 1 – gdy faktura dotyczy członka GV lub (wtedy trzeba uzupełnić również dane Podmiotu3 dla roli członek GV – odbiorca), 2 – gdy faktura jej nie dotyczy.

Informacje o podmiotach trzecich (Podmiot3)

Podmiot3 w fakturze ustrukturyzowanej to element fakultatywny, który pozwala wskazać wszelkie inne podmioty związane z fakturą, inne niż Podmiot1 i Podmiot2. Ma na celu umożliwienie dobrowolnego dodawania danych, takich podmiotów jak np.:

• płatnik lub odbiorca towaru,
• faktor,
• podmiot pierwotny (np. przejmowana spółka),
• członek grupy VAT (jako wystawca lub odbiorca),
• jednostka podrzędna JST (jako wystawca lub odbiorca),
• oddział lub inna wyodrębniona jednostka wewnętrzna podatnika
• pracownik.

Łącznie w strukturze przewidziano 11 zdefiniowanych ról Podmiotu3, a w razie potrzeby również możliwość dodania własnej, innej roli. Element Podmiot3 może wystąpić maksymalnie 100 razy w jednej fakturze, co pozwala na wskazanie wielu podmiotów trzecich. Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszym artykule Podmioty trzecie w fakturach KSeF.  

Niezależnie od swojej roli, podmiot trzeci może być zidentyfikowany m. in. poprzez: 

• NIP lub inny identyfikator podatkowy oraz imię, nazwisko lub nazwę, 

• adres (element fakultatywny), 

• adres korespondencyjny (element fakultatywny), 

• dane kontaktowe: adres e-mail oraz numer telefonu (element fakultatywny), 

• numer klienta, gdy podmiot posługuje się nim w umowie lub zamówieniu (element fakultatywny). 

W przypadku Dodatkowego nabywcy można podać również jego udział % w zakupie (w przypadku niewypełnienia pola przyjmuje się, że udziały występujących na fakturze nabywców są równe).

Informacje o Podmiocie upoważnionym

Podmiot upoważniony w fakturze ustrukturyzowanej to opcjonalny element, który służy do wskazania osoby lub instytucji wystawiającej fakturę w imieniu podatnika w określonych sytuacjach przewidzianych prawem. Może to być:

• komornik sądowy lub organ egzekucyjny wystawiający fakturę w trybie egzekucji,
• przedstawiciel podatkowy lub inna osoba upoważniona przez podatnika do wystawiania faktur w jego imieniu.

W elemencie PodmiotUpowazniony podaje się minimalnie:

• dane identyfikacyjne (w tym NIP),
• adres,
• rolę podmiotu.

Korzyści ze standaryzacji w KSeF

Wprowadzenie jednolitej struktury zapisu podmiotów w fakturach niesie liczne zalety dla przedsiębiorców:

• ułatwia automatyzację procesów finansowych i księgowych, 
• eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, 
• umożliwia łatwe pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF przez wszystkie uprawnione strony, 
• zwiększa bezpieczeństwo i transparentność obrotu gospodarczego, 
• przyspiesza proces kontroli podatkowej i weryfikacji danych przez organy skarbowe. 

CONTsup – jak automatyzuje obsługę podmiotów w fakturach?

Jednym z nowoczesnych rozwiązań wspierających firmy w obsłudze KSeF jest aplikacja CONTsup. To narzędzie umożliwia sprawne zarządzanie danymi uczestników transakcji zgodnie z wymogami KSeF. Aplikacja CONTsup nie jest przeznaczona dla komorników i syndyków, ponieważ nie obsługuje dedykowanych dla nich pól struktury KSeF. Każdy inny rodzaj podmiotu może być dodany w fakturze bez większego wysiłku:  

• Sprzedawca: dane sprzedawcy automatycznie pobierane są z ustawień konta i są to dane Właściciela konta lub dane Podmiotu użytkującego (w sytuacji, gdy faktury są wystawiane na zlecenie innego podmiotu) 

• Nabywca: dane pobierane z Listy kontrahentów, przy czym kontrahenta można dodać do listy albo samodzielnie, albo poprzez zaimportowanie danych z GUS (podmiot polski) lub z VIES (podmiot zagraniczny) 

• Podmiot trzeci: w zależności od roli podmiotu, dane pobierane są z Listy kontrahentów albo z przypisanej do danego kontrahenta listy odbiorców lub z listy pracowników. Wyjątkowo w przypadku Podmiotu pierwotnego (w dużym uproszczeniu poprzednika prawnego Sprzedawcy), dane są zapisywane w ustawieniach Faktura PL. 

Niezależnie od rodzaju podmiotu, jego dane są prawidłowo zapisywane w strukturze KSeF, co zapewnia prawidłową identyfikację wszystkich zaangażowanych stron. W efekcie faktura trafia do odbiorcy, a równocześnie istnieje możliwość jej pobrania z KSeF przez uprawnione podmioty trzecie. 

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur wprowadza rewolucję w sposobie wystawiania i przetwarzania faktur w Polsce. Jednym z kluczowych elementów tej zmiany jest standaryzacja danych o podmiotach – sprzedawcach, nabywcach i podmiotach trzecich. Dzięki temu dokumenty są spójne, łatwe do odczytania i bezpieczne.

Rozwiązania takie jak CONTsup pozwalają przedsiębiorcom w pełni wykorzystać potencjał KSeF, zapewniając zgodność z wymogami systemu i automatyzując procesy fakturowania. Dla przedsiębiorców dostosowanie się do nowych standardów jest nie tylko obowiązkiem, ale też szansą na znaczną poprawę efektywności i redukcję ryzyka błędów.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.