Podmioty trzecie w fakturach KSeF 

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje sposób wystawiania i przekazywania kontrahentom faktur w Polsce, wprowadzając między innymi jednolity standard faktury ustrukturyzowanej. Podstawowe elementy tej faktury są ściśle określone przez przepisy prawa. Jednak system KSeF umożliwia również dodawanie informacji fakultatywnych, które mogą być niezbędne z uwagi na specyfikę danej transakcji lub jej strony. Wśród tych dodatkowych danych szczególne miejsce zajmują informacje o tak zwanych podmiotach trzecich, czyli podmiotach innych niż Sprzedawca i Nabywca. Program do fakturowania CONTsup umożliwia dodawanie wszystkich rodzajów tych podmiotów podczas wystawiania faktur. 

Praktyczne zastosowanie dodatkowych podmiotów 

Dodanie na fakturze informacji o podmiotach trzecich może znacząco usprawnić procesy księgowe i logistyczne. Przykładowo, jeżeli odbiorca towaru różni się od formalnego nabywcy, uwzględnienie jego danych na fakturze pozwala na jednoznaczne określenie podmiotu uprawnionego do otrzymania zakupionego towaru lub usługi. Takie jednoznaczne określenie stron zaangażowanych w transakcję ma znaczenie przede wszystkim w transakcjach międzynarodowych. Podobnie, w przypadku faktoringu, wskazanie faktora jako podmiotu uprawnionego do otrzymania płatności eliminuje ewentualne niejasności i przyspiesza proces rozliczeń. Z kolei w strukturach JST i grupach VAT precyzyjne określenie podmiotów pozwala na zgodne z przepisami rozliczanie zobowiązań podatkowych. 

Podmioty trzecie zgodnie z KSeF 

KSeF uporządkował dodawanie podmiotów trzecich, w ramach elementu Podmiot3. Specyfikacja elementu precyzuje zakres informacji, jakie muszą lub mogą być podane. Najważniejsze z nich to: 

• Dane Identyfikacyjne – dane identyfikujące podmiot trzeci, m.in. jego NIP lub inny numer identyfikacyjny oraz imię i nazwisko lub nazwa, 

• Adres – dane dotyczące kraju oraz adresu podmiotu trzeciego, 

• Adres Korespondencyjny – dane dotyczące adresu korespondencyjnego podmiotu trzeciego (niewymagane), 

• Dane kontaktowe – dane kontaktowe podmiotu trzeciego: adres e-mail oraz numer telefonu (niewymagane), 

• Rola – wskazanie jaką rolę pełni podmiot trzeci. Jeżeli rola ta jest zgodną z jedną z ról przewidzianych w strukturze konieczne jest podanie jej identyfikatora. Jeżeli rola ta jest inna, to po zaznaczeniu odpowiedniego parametru, można samodzielnie wskazać jej nazwę. 

W strukturze KSeF przewidziano również sytuacje, gdy w imieniu Sprzedawcy fakturę wystawia komornik, organ egzekucyjny lub przedstawiciel podatkowy. W takim przypadku dane tych podmiotów nie są wykazywane w elemencie Podmiot3, lecz w elemencie PodmiotUpowazniony. 

Role podmiotów trzecich przewidziane w KSeF 

W fakturze ustrukturyzowanej KSeF (wersja 2) przewidziano możliwość nadania podmiotom trzecim 10 różnych ról: 

• Faktor – podmiot przejmujący wierzytelność wynikającą z faktury w ramach umowy faktoringowej. 

• Odbiorca towaru/usługi – podmiot, który faktycznie odbiera towary lub korzysta z usług, np. jednostka wewnętrzna lub oddział, wyodrębniony w ramach Nabywcy. 

• Podmiot pierwotny – podmiot  będący w stosunku do Sprzedawcy podmiotem przejętym lub przekształconym, który świadczył usługę lub dokonywał dostawy. 

• Dodatkowy nabywca – drugi podmiot, który obok głównego nabywcy figuruje na fakturze jako współkupujący. W tym przypadku wymagane jest podanie jego udziału procentowego. 

• Wystawca faktury – podmiot wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy, np. biuro rachunkowe lub agent. 

• Dokonujący płatności – podmiot dokonujący płatności za fakturę, który może być różny od nabywcy (np. w przypadku finansowania przez podmiot trzeci). 

• JST – wystawca lub odbiorca – dodatkowa informacja identyfikująca konkretną jednostkę organizacyjną JST, której dotyczy faktura. Ma to znaczenie z uwagi na obowiązkową centralizację jednostek samorządu terytorialnego w podatku VAT. 

• Członek grupy VAT – wystawca lub odbiorca – przedsiębiorstwo należące do grupy VAT, które może wystawiać lub otrzymywać faktury w imieniu grupy. 

Projekt struktury KSeF w wersji trzeciej dodatkowo wprowadza nową (nie występującą w dotychczasowej praktyce) rolę podmiotu trzeciego, jaką jest Pracownik. Jest to osoba współpracująca z Nabywcą, która daną fakturę będzie uwzględniała w rozliczeniu zaliczki, rozliczeniu kosztów wyjazdu służbowego lub innym podobnym. Wynikające z tej zmiany problemy omawiamy w artykule Pracownik – nowa rola podmiotu trzeciego w fakturach KSeF. 

Dodatkowe podmioty na fakturze wystawionej w CONTsup 

Aplikacja CONTsup zapewnia pełną zgodność z obowiązującą wersją faktury ustrukturyzowanej, oferując między innymi dedykowane pola do wprowadzania danych podmiotów trzecich. Przy wystawianiu faktur za pomocą naszej aplikacji masz możliwość prawidłowego dodania podmiotu w każdej z 10 ról przewidzianych w KSeF, a także dodania i samodzielnego nazwania Innego Podmiotu. Dzięki temu możesz mieć pewność, że wystawiane przez Ciebie faktury będą w pełni poprawne, a przesyłane do KSeF pliki przejdą pomyślną weryfikację. 

Aby jeszcze bardziej usprawnić korzystanie z naszej aplikacji, zdecydowaliśmy się na zautomatyzowanie niektórych funkcji. Na przykład, wybór faktora jako podmiotu trzeciego możliwy jest jedynie wtedy, gdy w sekcji Płatność wybierzesz numer rachunku bankowego przypisanego do faktora. W ten sposób masz pewność, że zapłata za fakturę trafi na właściwe konto bankowe. Podobne ułatwienia wprowadziliśmy dla podmiotu pierwotnego. Wybór tej opcji jest dostępny tylko wtedy, gdy wcześniej w ustawieniach faktury określisz, który podmiot użytkujący ma pełnić rolę podmiotu pierwotnego. Dzięki temu, za każdym razem, gdy zdecydujesz się na wybranie go jako podmiotu trzeciego, jego dane uzupełnią się automatycznie, co znacznie przyspieszy proces wystawiania faktury i pozwoli Ci zaoszczędzić cenny czas. 

Aplikacja CONTsup, dzięki możliwości dodawania fakultatywnych informacji o podmiotach trzecich, stanowi elastyczne narzędzie dostosowane do różnorodnych scenariuszy biznesowych i struktury systemu KSeF. Właściwe wykorzystanie tych możliwości pozwala na usprawnienie procesów księgowych, zwiększenie przejrzystości transakcji oraz zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.  

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.