Oznaczenia towarów i usług w KSeF – kluczowe informacje

Towary i usługi, które ujmuje się w wystawianych fakturach, zawsze identyfikuje się po nazwach. Często dodaje są również inne elementy, takie jak Symbol (zwykle wtedy gdy wystawca faktury prowadzi ewidencję towarów i usług), Opis (zwykle wtedy gdy nazwa jest zbyt ogólna lub zbyt krótka) oraz PKWiU. Czasem wymagane jest dodanie innych, nietypowych informacji i oznaczeń, wynikających z przepisów prawa lub ze standardu obowiązującego w danej branży. Wraz z nieodległym wejściem z życie powszechnego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), obszar ten zostanie uporządkowany i ujednolicony. Program do fakturowania CONTsup, jest zaprojektowany z myślą o pełnej zgodności z KSeF i pozwala na łatwe i intuicyjne wystawienie faktur, również w zakresie nietypowych oznaczeń towarów i usług. 

Czym jest KSeF? 

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w Polsce. Ma on na celu usprawnienie obiegu faktur i uszczelnienie systemu podatkowego. Najważniejsze jego cechy to przede wszystkim: 

• Zastępuje tradycyjne faktury – po wejściu obowiązku, faktury papierowe i PDF nie będą już oficjalnymi dokumentami księgowymi. Nie będą nawet wymagane. Dokumentami księgowymi będą przesłane do KSeF faktury ustrukturyzowane (pliki w formacie XML o strukturze zgodnej ze wzorem przygotowanym przez MF). 

• Przyspiesza zwrot VAT – podatnicy korzystający z KSeF mogą liczyć na szybszy zwrot podatku (w 40 dni zamiast 60). 

• Każda faktura ma unikalny numer – po wystawieniu faktury w KSeF system nadaje jej unikalny identyfikator. Zapobiega to duplikacji i oszustwom, ponieważ faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego. 

KSeF od kiedy? 

• Dobrowolny od 2022 r. – od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z systemu. 

• Obowiązkowy od 2026 r. – od 1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Natomiast od 1 lutego 2026 r. będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. 

Nietypowe oznaczenia towarów i usług – co wynika z KSeF? 

Krajowy System e-Faktur wprowadza ustandaryzowane oznaczenia towarów i usług. Podczas wystawiania faktur w KSeF, podatnicy mogą stosować oznaczenia dla określonych kategorii produktów i usług, ale tylko w sposób zgodny z wytycznymi, które uwzględniono w strukturze i opisie KSeF. Poza typowymi oznaczeniami (np. PKWiU), w ramach elementu FaWiersz struktury KSeF uwzględniono następujące dodatkowe oznaczenia: 

1. Kod GTIN (Global Trade Item Number) – czyli Globalny Numer Jednostki Handlowej, to unikatowy cyfrowy kod identyfikacyjny produktu lub usługi, który jest rozpoznawalny na całym świecie. Stosuje się go do jednoznacznej identyfikacji produktów. Jego użycie ułatwia więc śledzenie i zarządzanie towarami w łańcuchu dostaw oraz integrację z systemami księgowymi i magazynowymi.  

2. Symbol CN (Combined Nomenclature) – symbol Nomenklatury Scalonej to klasyfikacja stosowana w Unii Europejskiej do określania taryfy celnej dla produktów. Oznaczenie to pozwala na łatwiejsze ustalanie stawek celnych, a także poprawne rozliczanie VAT w transakcjach międzynarodowych.  

3. Symbol PKOB – Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych to system klasyfikacyjny stosowany w Polsce do grupowania obiektów budowlanych według ich przeznaczenia i konstrukcji. PKOB stosuje się m.in. w podatkach od nieruchomości, statystyce budowlanej oraz klasyfikacji obiektów w projektach budowlanych. 

4. Akcyza w cenie – jeśli dany towar podlega akcyzie (np. alkohol, papierosy, paliwa), to na żądanie nabywcy konieczne jest wykazanie w fakturze kwoty podatku akcyzowego zawartego w cenie wyrobów akcyzowych objętych tą fakturą . Oznaczenie to jest niezbędne dla organów podatkowych oraz importerów i eksporterów. 

5. GTU – kody GTU (Grupa Towarowo-Usługowa) to specjalne oznaczenia stosowane do określonych grup towarów i usług, które podlegają szczególnemu nadzorowi podatkowemu. Nie każda faktura wymaga GTU – obowiązek stosowania kodów dotyczy tylko wybranych towarów i usług. Do wyboru jest 13 różnych kodów GTU, np. GTU_01 (dostawa napojów alkoholowych) lub GTU_07 (dostawa pojazdów oraz części). 

6. Procedura – oznaczenie procedury dotyczącej dostarczanego towaru lub świadczonej usługi. Do wyboru jest 8 różnych procedur, o których mowa w § 10 ust. 4 rozporządzenia w sprawie JPK_VAT z deklaracją, np.: WSTO_EE, I_63, B_MPV_PROWIZJA. 

Dlaczego prawidłowe oznaczenie towarów i usług w KSeF jest ważne? 

• Poprawność rozliczeń podatkowych – Błędne przypisanie kodów może prowadzić do problemów z rozliczeniem VAT i akcyzy. 

• Ułatwienie kontroli skarbowej – Standaryzacja ułatwia organom podatkowym weryfikację transakcji. 

• Sprawniejsze zarządzanie dokumentacją – Automatyzacja procesów księgowych i logistycznych dzięki precyzyjnej identyfikacji produktów. 

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusza dostosowanie systemów informatycznych do nowych standardów. Z punktu widzenia wystawcy faktury, kluczowe jest sprawdzenie, czy użytkowany przez niego system, pozwala na wystawianie faktur w sposób zgodny z wymogami faktury ustrukturyzowanej oraz obowiązującymi przepisami. 

Jakie możliwości zapewnia CONTsup? 

Aplikacja CONTsup zapewnia dostęp do wszystkich opisanych powyżej pól, które są zgodne z formatem XML. Jeżeli dane oznaczenie będzie potrzebne, to wystarczy że przejdziesz do ustawień administracyjnych i w sekcji ustawienia dokumentów zmienisz ustawienie konkretnego pola na „dostępne” lub „obowiązkowe”. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad zakresem informacji uwzględnianych w dokumentach, bez zaśmiecania formularza elementami, których nigdy nie użyjesz. 

Dodatkowo, wszystkie wskazane pola mają dokładnie takie same ograniczenia liczby znaków, jak te określone w KSeF. W przypadku pól wyboru, dostępne są wyłącznie wartości zgodne z danymi wskazanymi w strukturze KSeF. Eliminuje to ryzyko błędów podczas przesyłania faktur do systemu. 

Dzięki CONTsup przedsiębiorcy mogą bezproblemowo dostosować się do nowych wymogów, usprawniając obieg dokumentów i zapewniając zgodność z obowiązującymi regulacjami podatkowymi. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.