Numer VAT UE i VIES – jak zweryfikować podatnika?  

Numer VAT UE to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Unii Europejskiej. Dzięki niemu przedsiębiorcy mogą korzystać z mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT, unikać podwójnego opodatkowania i sprawnie rozliczać transakcje międzynarodowe.

System VIES pozwala zweryfikować status kontrahenta i upewnić się, że można zastosować stawkę 0% WDT lub NP UE. Regularne sprawdzanie numerów VAT UE pozwala uniknąć problemów podatkowych, a także ułatwia współpracę z zagranicznymi partnerami biznesowymi.

Co to jest numer VAT UE i dlaczego jest potrzebny?

Numer VAT UE (Europejski Numer Identyfikacji Podatkowej) to unikalny identyfikator podatkowy nadawany przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą na terenie Unii Europejskiej. Jest on niezbędny do prawidłowego rozliczania podatku VAT w transakcjach międzynarodowych, takich jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy świadczenie usług między krajami UE. Podstawowym aktem prawnym Unii Europejskiej regulującym zasady dotyczące podatku VAT w krajach członkowskich, jest Dyrektywa Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (VAT).

Jak wygląda numer VAT UE?

Numer VAT UE składa się z kodu kraju (np. PL dla Polski) oraz ciągu cyfr/liter przypisanych danemu podatnikowi. Każdy kraj ma swoją własną kombinację. Na przykład polski numer VAT UE składa się z przedrostka PL i 10 cyfr i wygląda następująco: PL1234567890.

Do czego służy numer VAT UE? Jakie są jego zalety?

Posiadanie numeru VAT UE daje przedsiębiorcom wiele korzyści, przede wszystkim:

• Stosowanie procedury odwrotnego obciążenia VAT – w transakcjach B2B (business to business) to nabywca, a nie sprzedawca, rozlicza podatek VAT.
• Unikanie podwójnego opodatkowania – transakcje między firmami z różnych krajów UE mogą być zwolnione z VAT w kraju sprzedawcy.
• Możliwość wystawiania faktur VAT 0% w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT).
• Łatwiejsza współpraca międzynarodowa – firmy z aktywnym numerem VAT UE mogą bez problemów realizować transakcje z zagranicznymi kontrahentami.
• Obniżenie kosztów transakcyjnych – brak konieczności płacenia VAT przy zakupach wewnątrz UE oznacza lepsze warunki handlowe.

Co to jest VIES?

VIES (VAT Information Exchange System) to system wymiany informacji o numerach VAT w Unii Europejskiej. Umożliwia on sprawdzenie, czy dany numer VAT UE jest aktywny i czy należy do zarejestrowanego podatnika w danym kraju członkowskim. Sprawdzenie numeru VAT UE w systemie VIES pozwala przede wszystkim zweryfikować kontrahenta, upewnić się, że dana firma jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT UE i uniknąć problemów podatkowych.

Co jeżeli Twój kontrahent nie ma aktywnego numeru VAT UE? Jakie są sankcje podatkowe?

Dla uznania danej transakcji za Wewnątrzwspólnotową Dostawę Towarów, jednym z warunków koniecznym do spełnienia zgodnie art. 13 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT), jest to że zarówno dostawca, jak i nabywca muszą być podatnikami zidentyfikowanymi dla transakcji wewnątrzwspólnotowych dla potrzeb tego podatku.

Jeżeli firma dokona transakcji wewnątrzwspólnotowej z kontrahentem, którego numer VAT UE nie jest aktywny w systemie VIES, może to prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych:

• Obowiązek naliczenia i odprowadzenia VAT – w przypadku braku ważnego numeru VAT UE, sprzedawca może być zobowiązany do naliczenia podatku VAT według stawki krajowej.
• Problemy z odliczeniem VAT – jeśli transakcja zostanie zakwestionowana przez urząd skarbowy, firma może nie mieć prawa do odliczenia naliczonego VAT.
• Kontrola skarbowa i możliwe kary – brak prawidłowego rozliczenia VAT może skutkować audytem podatkowym i nałożeniem sankcji finansowych.

Jak sprawdzić numer VAT UE w systemie VIES?

1. Wejdź na stronę VIES.
2. Następnie wybierz kraj kontrahenta i wprowadź jego numer VAT UE.
3. Wybierz swój kraj oraz wprowadź swój numer VAT.
4. Kliknij „Sprawdź” i uzyskaj informację o statusie podatnika.
5. Wydrukuj lub zapisz jako pdf powyższą informację, na potrzeby ewentualnej kontroli skarbowej

Jeśli numer VAT UE nie widnieje w VIES, może to oznaczać, że kontrahent nie jest zarejestrowany do VAT UE lub jego rejestracja wygasła. W rezultacie konieczne jest naliczenie krajowego podatku VAT.

Oszczędność Twojego czasu

Z uwagi na poważne sankcje skarbowe, każda firma działająca na rynku międzynarodowym powinna regularnie weryfikować numery VAT swoich kontrahentów w systemie VIES.

Program do wystawiania faktur CONTsup w prosty i szybki sposób pozwala sprawdzić czy Twój kontrahent posiada aktywny numer VAT UE. Podczas dodawania kontrahenta wystarczy że po wybraniu kraju i uzupełnieniu nr id. Kontrahenta, zaznaczysz chceckbox VIES,  a nasz system zweryfikuje czy numer VAT jest aktywny dla transakcji transgranicznych w obrębie Unii Europejskiej. Dodatkowo podczas dodawania nowego kontrahenta, oprócz sprawdzenia aktywności numeru VAT, możesz zaimportować dane kontrahenta z systemu VIES do naszej aplikacji.

Dla istniejących kontrahentów, możesz sprawdzać aktywność numeru VAT UE wchodząc w ich edycję i klikając ikonę „Sprawdzenie numeru VAT UE”. Nie musisz za każdym razem drukować lub zapisywać sprawdzanej informacji, ponieważ cała historia sprawdzeń zapisywana jest w naszej bazie. Potwierdzenie każdego, wykonanego przez Ciebie sprawdzenia, możesz pobrać w formie pdf w dowolnym momencie, wtedy gdy będzie Ci potrzebne.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.