Nowości w CONTsup: lepsze importowanie + limity API KSeF 

W przyjemnością informujemy o udostępnieniu kolejnego pakietu zmian w aplikacji CONTsup. Tym razem skoncentrowaliśmy się na automatyzacji dodawania nowych kontrahentów oraz nowych rachunków bankowych kontrahentów. Drugi obszar naszej pracy to zaimplementowanie limitów sprawdzeń, pobrań i wysyłek, narzuconych przez KSeF. Przy okazji dodaliśmy też coś dla osób zmagających się z podwójnymi fakturami.  

Lepsze importowanie faktur kosztowych z KSeF  

Kilka miesięcy po starcie obowiązkowego KSeF możemy stwierdzić, że nasz algorytm odczytywania zaimportowanych z KSeF faktur generalnie działa dobrze. Jak dotychczas w tym obszarze dodaliśmy tylko niewielkie uzupełnienia. Większym niż się spodziewaliśmy problemem jest natomiast budowanie Listy kontrahentów, zwłaszcza w grupie użytkowników rozpoczynających swoją przygodę z CONTsup. W tym przypadku, praktycznie każda pobrana faktura wiąże się z koniecznością dodania nowego kontrahenta. Analogicznym problemem jest konieczność dodawania nowych rachunków bankowych, do zapisanych już wcześniej kontrahentów. 

Równocześnie, jeżeli system nie rozpozna kontrahenta z danym NIP lub NIP UE, to w ramach kolejnych etapów rozpoznawania dochodzi do wyszukiwania kontrahentów o podobnej nazwie. Jak Państwo wiecie, w przypadku powodzenia, rozpoznanie jest oznaczone jako niepewne, a takich proponowanych kontrahentów może być max. 3. Wśród propozycji znajdowali się jednak również kontrahenci o podobnej nazwie, ale z innym NIP lub NIP UE. Mogło to w pierwszej chwili wprowadzać w błąd.

Aby rozwiązać wskazane problemy zdecydowaliśmy się znacząco rozbudować odpowiednią część naszego algorytmu odczytywania faktur. Zmiany powinny zadowolić zarówno zwolenników pełnej kontroli nad Listą kontrahentów, jak i zwolenników maksymalnej automatyzacji.

Dla zwolenników pełnej kontroli

Jeżeli nie chcesz aby system automatycznie dodawał nowych kontrahentów albo nowe rachunki kontrahentów, to nie musisz nic robić. Sposób odczytywania zaimportowanych faktur pozostanie niezmieniony, z następującymi korektami: 

• jeżeli w importowanej fakturze kontrahent ma NIP to w przedstawianych propozycjach rozpoznanych kontrahentów pomijani będą kontrahencie z innym NIP lub innym NIP UE bez przedrostka PL, 

• jeżeli w importowanej fakturze kontrahent ma NIP UE to w przedstawianych propozycjach rozpoznanych kontrahentów pomijani będą kontrahencie z innym NIP UE lub innym NIP z dodanym przedrostkiem PL. 

Ta zmiana została wprowadzona nie tylko w algorytmie importowania faktur z KSeF. Analogiczną poprawkę wprowadziliśmy w algorytmie importowania dokumentów z Listy w arkuszu Excel.

Dodatkowo dla osób preferujących manualne dodawanie rachunków kontrahentów poprawiliśmy działanie przycisku Dodaj nowy rachunek w edycji zaimportowanej faktury roboczej. Powoduje on przejście do specjalnego wariantu okna Edycja kontrahenta. Teraz, podobnie jak po kliknięciu Dodaj nowego kontrahenta albo Edycja danych kontrahenta, na górze okna wyświetlają się wszystkie zaimportowane dane.

Dla zwolenników automatyzacji

Jeżeli chcesz by nowi kontrahenci oraz/lub nowe rachunku bankowe kontrahentów dodawane były automatycznie, to wystarczy przejść do ustawień Integracji z KSeF. W kolumnie Integracja pobierania faktur z KSeF dodaliśmy 2 nowe opcje:

• Dodawaj nowych kontrahentów – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w trakcie odczytywania pobranej z KSeF faktury, system najpierw sprawdzi, czy istnieje już kontrahent z danym NIP lub NIP UE. Jeżeli kontrahent nie zostanie znaleziony, to system podejmie próbę pobrania jego danych z GUS. Jeżeli dane uda się pobrać, to nowy kontrahent zostanie zapisany na Liście kontrahentów oraz automatycznie rozpoznany w importowanej fakturze.

• Dodawaj nowe rachunki bankowe – zaznaczenie tej opcji powoduje, że po rozpoznaniu kontrahenta system sprawdza czy wskazany w fakturze rachunek bankowy kontrahenta jest już zapisany dla tego kontrahenta. Jeżeli tak nie jest, to jest on automatycznie dodawany i rozpoznawany w dokumencie. Ta funkcja działa wyłącznie dla rachunków polskich (format krajowy = 26 cyfr lub format IBAN = PL+26 cyfr). Rachunki są dodawane jedynie wtedy gdy rozpoznanie kontrahenta jest pewne, tzn. wtedy gdy zgodny jest NIP lub NIP UE.

Osoby korzystające z nowych funkcji prosimy o pamiętanie, że dane GUS często są niekompletne. W związku z tym warto je samodzielnie uzupełnić, po wejściu do zaimportowanego dokumentu roboczego. Aby to zrobić wystarczy kliknąć Edycja danych kontrahenta i skorzystać z danych zaimportowanych, widocznych na górze okna. Podobnie w przypadku gdy nazwa rozpoznanego kontrahenta jest inaczej zapisana w danych pobranych z GUS, a inaczej w zaimportowanej fakturze. Wtedy warto kliknąć przycisk „Zapamiętaj wariant nazwy”. W efekcie w kolejnej fakturze tego samego kontrahenta rozpoznanie ma szanse być już pewne.

Limity API KSeF  

Dla wszystkich podmiotów korzystających z KSeF za pośrednictwem programów zewnętrznych, wprowadzono limity zapytań. Mają one na celu zapewnienie stabilnej pracy całego systemu. W kontekście pracy w CONTsup istotne są następujące ograniczenia:

• Sprawdzenie listy faktur do pobrania w alercie Faktury do pobrania z KSeF – takie sprawdzenie możliwe jest maksymalnie 8 razy/sekunda, 16 razy/minuta oraz 20 razy/godzina. 

• Zaimportowanie faktury na Listę dokumentów roboczych – łącznie pobranych faktur może być maksymalnie 8 szt./sekunda, 16 szt./minuta oraz 64 szt./godzina. 

• Wysłanie faktury do KSeF – łącznie wysłanych faktur może być maksymalnie 10 szt./sekunda, 30 szt./minuta oraz 120 szt./godzina.

Przekroczenie limitów sprawdzeń uważamy za mało prawdopodobne. Jeżeli ktoś postanowi celowo do takiego przekroczenia doprowadzić, to informacja o błędzie pojawi się w alercie Raportowane błędy. W pozostałych obszarach zdecydowaliśmy się ograniczyć ilości równocześnie wykonywanych działań, tak aby przypadkowe przekroczenia limitów nie miały miejsca:

• W przypadku próby równoczesnego zaimportowania na Listę dokumentów roboczych więcej niż 8 faktur, automatycznie zostanie rozpoczęte pobieranie jedynie 8 najstarszych z nich. Dodatkowo po automatycznym przejściu na Listę dokumentów roboczych pojawi się informacja o limitach pobierania oraz o jedynie częściowym wykonaniu importu.

• W przypadku próby równoczesnego wysłania do KSeF więcej niż 10 faktur (ta możliwość istnieje gdy w Integracji wystawiania faktur z KSeF wybrano „Wysyłanie manualne”), żadna faktura nie zostanie wysłana. Zamiast tego pojawi się informacja o limitach wysyłania.

W związku z powyższym w obydwu przypadkach niemożliwe jest przekroczenie limitów sekundowych. Możliwe jest natomiast przekroczenie limitów minutowych lub godzinnych. Spowoduje to każdorazowo zmianę statusu KSeF danej faktury na „Błąd wysyłki” lub „Błąd pobierania”. W takim przypadku po odczekaniu wymaganego czasu należy wejść do modala KSeF i kliknąć przycisk „Wyślij ponownie” lub „Pobierz ponownie”. Zachęcamy jednak do nie przekraczania limitów – regularne ich naruszanie może spowodować wydłużenie okresów blokowania komunikacji przez KSeF.

Inne zmiany  

Przy okazji wprowadziliśmy również 2 stosunkowo niewielkie zmiany:

• W oknie edycji zaimportowanej faktury roboczej dodaliśmy Ostrzeżenie o duplikatach – takie samo jak to w oknie dodawania nowej faktury. Zmiana ta ma znaczenie zwłaszcza dla osób korzystających z modułu Dokumenty i ewidencjonujących w aplikacji faktury otrzymane poza KSeF. W jej wyniku, jeżeli otrzymana wcześniej faktura pojawi się później w KSeF (częsty w ostatnim okresie błąd wystawców), to wyświetlone zostanie ostrzeżenie o istniejącej już fakturze tego samego kontrahenta z tym samym numerem.

• W algorytmie odczytywania zaimportowanych dokumentów dodaliśmy zasadę, że jeżeli w żaden z 4 możliwych sposobów nie uda się odczytać lub ustalić Daty sprzedaży w fakturze, to określona ona zostaje jako kopia Daty wystawienia. 

Wszystkie opisane zmiany są już dostępne! Jeśli jeszcze ich nie wypróbowałeś, zaloguj się do CONTsup i skorzystaj z nowych możliwości.  

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy na stronę contsup.com.