Nowości w CONTsup – migracja dokumentów, szablony analiz oraz KSeF FA(3) 

Z przyjemnością informujemy o najnowszym pakiecie aktualizacji aplikacji CONTsup. Do naszej listy funkcjonalności dodaje ona jedną, całkiem nową pozycję, a 4 istniejące wcześniej funkcjonalności uzupełnia o nowe elementy. Dodatkowo wprowadziliśmy kilka drobnych zmian, które w większości są wynikiem otrzymanych od Państwa uwag.  

Migracja dokumentów – sposób na szybkie i darmowe zaimportowanie do CONTsup własnej bazy danych dokumentów  

Aplikacja CONTsup została udostępniona klientom na przełomie 2024 i 2025 roku. Zdajemy sobie sprawę, że większość z Państwa posiada bazy danych, zawierające przychodowe i kosztowe dokumenty, z okresu poprzedzającego utworzenie konta w aplikacji CONTsup. Łatwe wprowadzenie tych dokumentów do bazy danych CONTsup jest kluczowe dla zachowania ciągłości informacji. Zwłaszcza tych potrzebnych do generowania raportów oraz list przelewów, tworzenia analiz zakupu lub sprzedaży oraz analizowania rozrachunków z kontrahentami. 

Dokumenty robocze

W odpowiedzi na powyższe, udostępniamy możliwość dodawania dokumentów roboczych poprzez wczytywanie ich listy przygotowanej w pliku Excel. Funkcja ta dostępna jest dla większości typów dokumentów dodawanych. Nie dotyczy faktur korygujących oraz faktur zaliczkowych końcowych – z uwagi na powiązania z innymi dokumentami, mogą one być dodawane tylko pojedynczo. Od teraz importowanie dokumentów do aplikacji CONTsup składa się z kilku prostych kroków: 

• Samodzielne skonfigurowanie i pobranie wzoru pliku Excel dla danego typu dokumentu. Możesz we własnym zakresie zdecydować jakie informacje mają być importowane oraz jaka ma być kolejność kolumn w pliku. Tym samym możesz dopasować wzór do struktury swojej dotychczasowej bazy danych. 

• Wczytanie pliku i ewentualne poprawienie go w oparciu o wygenerowaną przez system szczegółową listę błędów (lista wskazuje wiersz oraz nazwę pola). 

• Przejrzenie i ewentualne skorygowanie wyników automatycznego rozpoznania kontrahentów. W tym miejscu możliwe jest również dodawanie i edytowanie danych kontrahentów. Jeżeli tak zdecydujesz to system zapamięta inną wersję nazwy rozpoznanego kontrahenta, co ułatwi proces rozpoznawania w trakcie kolejnego importu. 

• Przejrzenie i ewentualne skorygowanie wyników automatycznego rozpoznania towarów/usług z Listy towarów/usług (tylko w przypadku włączenia tej opcji). W tym miejscu możliwe jest również dodawanie do listy nowych towarów/usług. 

Dokumenty archiwalne

Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom, wprowadzamy również możliwość oznaczania dokumentów archiwalnych (tj. dokumentów z datą wystawienia starszą od daty utworzenia konta). Użytkownik może dodawać takie dokumenty bez ograniczeń ilościowych i bez wykorzystywania limitu dokumentów określonego w wybranej taryfie. Oznacza to, że ich dodawanie jest bezpłatne. Dokumenty archiwalne można dodawać:

• w ramach wskazanego powyżej importu Listy dokumentów (po zaznaczeniu takiej opcji, system automatycznie rozpozna dokumenty archiwalne)
• pojedynczo, zaznaczając odpowiedni checkbox na dole formularza dodawania dokumentu. 

Szablony analiz – narzędzie do systematycznej analizy zakupu i sprzedaży  

W module Analiza sprzedaży i zakupu dodajemy możliwość zapisania stworzonej analizy sprzedaży lub zakupu jako gotowego szablonu. W porównaniu z dotychczasowym sposobem zapisywania parametrów analiz, występują dwie różnice:

• poza parametrami grupowania oraz generowania wykresu, zapisywany jest również sposób pobierania oraz filtrowania danych do analizy z bazy danych, 

• możliwość utworzenia wielu różnych szablonów analiz – w każdym z nich zapisując inne parametry. 

Oznacza to, że każdy z szablonów, zapisanych na liście, zawiera analizę gotową do przejrzenia po jednym kliknięciu. Analiza ta pozostaje aktualna, ponieważ system przy każdym otwarciu, na nowo pobiera dane z dokumentów sprzedażowych lub zakupowych. Jeżeli zapisując szablon analizy zdecydujesz, że koniec analizowanego okresu to data bieżąca, analiza w miarę upływu czasu będzie się automatycznie uzupełniała o kolejne okresy. Gotowy szablon (wykres oraz tabele wynikowe analizy) można wyeksportować do pliku PDF. 

Pracownicy kontrahenta w wystawianych fakturach – o krok bliżej do KSeF schema FA(3)  

6 maja 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą wersję Struktury logicznej FA(3) Krajowego Systemu e-Faktur, która od 1 lutego 2026 r. ma zastąpić obecnie obowiązującą strukturę logiczną FA(2). Postanowiliśmy już teraz uwzględnić największą, przewidzianą w tej wersji struktury zmianę. Zmiana ta ma na celu identyfikację tzw. wydatków pracowniczych. W przyszłości, kiedy wszystkie faktury będą przekazywane za pośrednictwem KSeF, pozwoli to na wyodrębnienie z nich tych, które należy rozliczyć w ramach zaliczki pracowniczej lub innej podobnej. Aby to było możliwe, wystawca faktury musi korzystać z narzędzia, które umożliwia wystawienie faktury zawierającej taką informację. Ponadto musi być też organizacyjnie przygotowany do odebrania takiej informacji od pracownika nabywcy i uwzględnienia jej na fakturze.

W związku z powyższym wprowadziliśmy możliwość dodania w każdej wystawionej fakturze danych pracownika kontrahenta. Dane te mogą być albo jednorazowo wpisane w formularzu wystawiania dokumentu, albo zaimportowane z Listy pracowników, tworzonej dla danego kontrahenta. Użytkownik może dodać nowe osoby do Listy pracowników z poziomu listy kontrahentów lub podczas wystawiania faktury. Jeżeli dane zaimportowane z Listy pracowników wymagają aktualizacji, można je skorygować oraz ewentualnie uwzględnić zmiany również na Liście pracowników. 

Równocześnie w analogiczny sposób rozbudowaliśmy możliwość dodawania w fakturach informacji o odbiorcach. Poza dotychczasowym wpisywaniem danych odbiorcy w formularzu wystawiania faktury, pojawiła się możliwość tworzenia dla każdego kontrahenta List odbiorców. Ma to na celu późniejsze importowanie danych odbiorców do wystawianych faktur lub do ewidencjonowanych kontraktów/zamówień. 

Pozostałe drobne zmiany 

Przy okazji aktualizacji wprowadziliśmy kilka drobnych zmian w innych obszarach:  

• Poprawiliśmy okno Historia kontrahenta, przedstawiające całość rozrachunków z kontrahentem. Aby ułatwić Państwu analizę dodaliśmy możliwość ukrycia dokumentów obcych i/lub własnych. W celu zwiększenia czytelności skorygowaliśmy wygląd rozwijanych informacji o rozliczeniach danego dokumentu, a także zablokowaliśmy możliwość omyłkowego rozliczenia lub wyksięgowania salda dokumentu płatnego z kasy fiskalnej. 

• Przy dodawaniu lub wystawianiu faktury do wcześniej zaewidencjonowanego paragonu dodaliśmy automatyczne dołączanie skanu paragonu, jako załącznika nowej faktury. 

• Zdecydowaliśmy się ułatwić zadanie tym z Państwa, którzy chcieliby polecić naszą aplikację innym i otrzymać za to punkty Promocyjne CSPoint (zgodnie z Warunkami promocji polecającej). Od teraz zamiast przekazywać swój numer wystarczy w nowym oknie Poleć CONTsup innym (w menu Ustawienia > Aplikacja) aktywować i pobrać link polecający. Kliknięcie w link powoduje, że system wyświetla formularz rejestracyjny z automatycznie wpisaną informacją o polecającym.

Wszystkie opisane zmiany są już dostępne! Jeśli jeszcze ich nie wypróbowałeś, zaloguj się do CONTsup i skorzystaj z nowych możliwości.  

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy na stronę contsup.com.