Najem prywatny a fakturowanie KSeF

W dniu 16 czerwca 2026 Dyrektor KIS wydał interpretację indywidualną nr 0111-KDIB3-1.4012.300.2026.2.MG. Interpretacja potwierdziła obowiązek wystawiania w KSeF również faktur z tytułu najmu prywatnego. Oczywiści pod warunkiem, że spełnione są przewidziane w ustawie o VAT ogólne przesłanki. W związku z tym postanowiliśmy dokładnie przeanalizować tą tematykę.

W niniejszym tekście wskazujemy kiedy w ogóle wystawienie faktury jest konieczne, kiedy musi ona przyjąć formę faktury KSeF, a także z jakiego narzędzia warto w tym celu skorzystać.

Powszechność opodatkowania VAT 

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów. Definicja świadczenia usług stanowi zatem dopełnienie definicji dostawy towarów i tym samym opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają wszystkie czynności odpłatnego obrotu profesjonalnego. Należy jednak zaznaczyć, że usługą będzie tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia, odnoszący korzyść o charakterze majątkowym.

Realizowana czynność podlega opodatkowaniu jedynie wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej. Jedna ze stron transakcji musi zostać uznana za bezpośredniego beneficjenta tej czynności. Musi również istnieć bezpośredni związek pomiędzy otrzymywaną płatnością a świadczeniem na rzecz dokonującego płatności. Związek ten powinien być na tyle wyraźny, aby uznać, że płatność następuje w zamian za to świadczenie. Aby dana czynność podlegała opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, musi ona być wykonana przez podatnika.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna, która samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą, niezależnie od jej celu czy osiągniętych rezultatów. Przez działalność gospodarczą rozumie się wszelką aktywność producentów, handlowców czy usługodawców, w tym podmiotów wydobywających zasoby naturalne, rolników oraz przedstawicieli wolnych zawodów. Działalnością gospodarczą są także czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Takie wykorzystywanie obejmuje przede wszystkim ich oddanie w stosunki obligacyjne, np. w najem, dzierżawę itp. W tym przypadku decydujące znaczenie ma ciągłość wykorzystywania majątku, charakteryzująca się powtarzalnością lub długim okresem trwania.

Najem prywatny też objęty ustawą o VAT

Jak wynika z art. 659 § 1 KC przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Zatem, najem jest umową dwustronnie zobowiązującą i wzajemną. Odpowiednikiem świadczenia wynajmującego, polegającego na oddaniu rzeczy do używania, jest świadczenie najemcy, polegające na płaceniu umówionego czynszu. W związki z tym na gruncie ustawy o VAT działalnością gospodarczą jest każda czynność najmu niezależnie od tego, czy wynajmujący działalność tę zarejestrował, czy nie. Nieistotne jest również to czy przedmiot najmu stanowi w jego działalności środek trwały. Można więc stwierdzić, że w podatku VAT nie ma podziału na „najem prywatny” i „najem w ramach działalności gospodarczej”.

Najem prywatny z VAT lub bez VAT

Jak wskazano powyżej najem prywatny stanowi odpłatne świadczenie usług, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o VAT i świadczony jest w ramach działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, a tym samym podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Nie oznacza to jednak konieczności naliczenia i odprowadzenia VAT w każdym przypadku:

• Zgodnie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT z podatku zwolnione są usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu. Ważny jest tu więc zarówno charakter wynajmowanego lokalu (lokal mieszkalny), jaki i przeznaczenie wynajmowanego lokalu (cel mieszkaniowy). Możliwość skorzystania ze zwolnienia nie zależy natomiast od rodzaju czy formy prawnej podmiotu świadczącego usługę.

• Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, jeżeli najem nie jest objęty powyższym zwolnieniem przedmiotowym, to podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego. Kryterium jest tu wartość rocznych przychodów z działalności. Ani w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym nie może ona przekraczać kwoty 240.000 zł. W przypadku przekroczenia tej kwoty zwolnienie traci moc, począwszy od czynności, która powoduje przekroczenie.

• Jeżeli działalność została rozpoczęta w danym roku podatkowym, to zgodnie z art. 113 ust. 9 ustawy o VAT można również skorzystać ze zwolnienia podmiotowego. W tym przypadku przewidywana wartość sprzedaży nie może przekraczać limitu. Konkretną kwotę limitu ustala się zmniejszając limit roczny proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności gospodarczej w danym roku podatkowym. Analogicznie jej przekroczenie powoduje utratę zwolnienia.

• W przypadku braku możliwości skorzystania ze zwolnienia z VAT konieczna jest rejestracja do VAT oraz naliczanie i odprowadzania VAT. Jeżeli wynajmowany lokal przeznaczony jest na cele firmowe (dla podmiotu gospodarczego) najemcy, to stawka VAT równa jest 23%. W przypadku wynajmu krótkoterminowego stawka równa jest 8%.

Reguły wystawiania faktur

Co do zasady podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą (m. in.) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług (…), dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Jednak zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie któregokolwiek ze wskazanych wcześniej przepisów.

Pomimo braku obowiązku, w 2 przypadkach, wskazanych w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, faktura musi być wystawiona na żądanie nabywcy towaru lub usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę:

• Faktura dokumentuje czynności objęte ustawą VAT, jednak obowiązek jej wystawienia nie wynika z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT (np. gdy nabywcą jest osoba fizyczna, niebędącą podatnikiem). Ten przepis nie ma jednak zastosowania dla najmu i dzierżawy.

• Faktura dokumentuje sprzedaż zwolnioną z VAT, co zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, zwalnia z obowiązku „automatycznego” wystawienia faktury.

Obowiązek wystawienia faktury zależny od sytuacji

Podsumowując wskazane przepisy obowiązek wystawienia faktury VAT zależy od szczegółów sytuacji:

• Jeżeli najemca jest osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej, to zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, nawet na jego żądanie nie ma obowiązku wystawienia faktury. Nie ma tu znaczenia to, czy ujęta w fakturze sprzedaż jest zwolniona z VAT czy też objęta VAT. Jednocześnie w takim przypadku nie ma zakazu wystawienia faktury. Dlatego pomimo braku obowiązku fakturę warto wystawić dobrowolnie, aby uniknąć ewentualnych innych obowiązków. Przeanalizować tu należy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej oraz wynikający z Ordynacji Podatkowej obowiązek wystawienia rachunku.

• Jeżeli najemcą jest podmiot inny niż osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, a wynajmujący korzysta ze zwolnienia z VAT (podmiotowego), to faktura nie musi zostać wystawiona. W tym przypadku jednak żądanie jej wystawienia, zgłoszone przez najemcę we wskazanym wcześniej terminie, jest dla wynajmującego wiążące.

• Jeżeli najemcą jest podmiot inny niż osoba fizyczna nie prowadząca działalności gospodarczej, a wynajmujący nie korzysta ze zwolnienia z VAT, to fakturę należy wystawić od razu.

Faktura w KSeF lub poza KSeF

Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W analizowanym w niniejszym artykule obszarze istotne są przede wszystkim 2 wyłączenia od tego obowiązku:

• Nabywcą towarów lub usług jest osoba fizyczna, nieprowadzącą działalności gospodarczej. Tak więc w przypadku, gdy pomimo braku obowiązku, wynajmujący postanowi wystawić fakturę takiemu najemcy, to może to zrobić zarówno w KSeF, jak i poza KSeF. Jeżeli zdecyduje się na wystawienie faktury w KSeF to dodatkowo powinien udostępnić ją najemcy w sposób z nim uzgodniony.

• Sprzedawca w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026r korzysta ze zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Kryterium zwolnienia jest łączna miesięczna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku, udokumentowana fakturami objętymi obowiązkiem KSeF. Oznacza to, że np. faktury wystawione na rzecz osób fizycznych, nie prowadzących działalności gospodarczej, nie są brane pod uwagę. Wartość ta nie może przekroczyć 10 000 zł. Utrata prawa do wystawiania faktur poza KSeF następuje począwszy od faktury, która powoduje przekroczenie wskazanej wartości. Warto podkreślić, że wartość sprzedaży ustala się na podstawie wystawionych faktur. Tak więc jeżeli wynajmujący wystawia faktury tylko na żądanie najemców, to sprzedaży nie udokumentowanej fakturami nie bierze się pod uwagę.

Identyfikacja wynajmującego w fakturze

Przy wystawianiu faktur z tytułu najmu prywatnego wątpliwości może budzić sposób identyfikacji Sprzedawcy w treści faktury. W przypadku podatników VAT, tj. podmiotów które prowadzą działalność gospodarczą i dodatkowo świadczy usługi najmu prywatnego, sprawa jest prosta. Taki podmiot, również w fakturach wystawianych z tytułu najmu prywatnego posługuje się swoim NIP.

Inaczej jest w przypadku podatników będących osobami fizycznymi, które nie są zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT oraz nie prowadzą działalności gospodarczej. W takim przypadku wynajmujący powinien posługiwać się swoim numerem PESEL, również w wystawianych fakturach. Jednak, jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów, objęcie obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF powoduje, że podmioty niemające obowiązku rejestracji w VAT, ze względu na prowadzoną działalność mogą być zobowiązane do wystawienia faktur w KSeF. W takich przypadkach podmioty te, jeśli nie posługują się NIP, muszą wystąpić o nadanie tego numeru do organu podatkowego.

Fakturowanie z CONTsup

Aplikacja CONTsup to prosty ale elastyczny Program do wystawiania faktur. Pozwala na szybkie i prawidłowe wystawianie faktur z tytułu najmu, zarówno w KSeF, jak i poza KSeF. Dotyczy to zarówno faktur zwolnionych z VAT jak i objętych VAT. W CONTsup możliwe jest ograniczenie integracji z KSeF wyłącznie do pobierania faktur. Można również zdecydować o wystawianiu w KSeF lub nie faktur dla osób fizycznych. W zależności od wybranych ustawień aplikacja wysyła faktury do KSeF i/lub mailem do kontrahenta w trybie automatycznym lub manualnym. Dzięki temu wszystko co konieczne można wykonać dzięki zaledwie kilku kliknięciom.

Podsumowanie 

W zależności od okoliczności, istnieje lub nie istnieje obowiązek wystawienia najemcy faktury z tytułu najmu prywatnego. Jest to zależne od tego, czy najemca jest osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej, czy najem jest zwolniony z VAT, oraz czy najemca zgłosił żądanie wystawienia faktury. Fakturę można wystawić również gdy brak obowiązku. Jeżeli faktura jest już wystawiana, to o prawidłowej formie wystawienia decyduje to czy najemca jest osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej oraz to czy wynajmujący ma na tyle małą wartość sprzedaży brutto, że w 2026 roku ma możliwość wystawiania faktur poza KSeF. Samo wystawienie faktury najłatwiej i najszybciej wykonać w Programie do wystawiania faktur, takim jak CONTsup.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.