KSeF – zmiany w przelewach wychodzących i przychodzących od 1 stycznia 2027 roku 

Współczesne oprogramowanie dla biznesu coraz częściej musi nadążać za dynamicznymi zmianami w prawie podatkowym i systemach fiskalnych. Jedną z największych reform, jaka czeka przedsiębiorców w Polsce, będzie pełne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Choć wiele firm już teraz korzysta z tego rozwiązania dobrowolnie, od 1 lutego 2026 roku jego stosowanie stanie się obowiązkowe dla dużych firm, od 1 kwietnia 2026 roku dla mniejszych, a od 1 stycznia 2027 bezwzględnie dla wszystkich przedsiębiorców. Co więcej, nowe przepisy wpłyną nie tylko na sposób wystawiania i odbierania faktur, ale również na sam proces dokonywania płatności.

W artykule przyjrzymy się szczegółowo, jak zmienią się zasady realizacji przelewów bankowych w związku z KSeF, czym jest numer KSeF, jak działa identyfikator zbiorczy oraz dlaczego ewidencjonowanie wyciągów bankowych będzie wymagało nowego podejścia.  

KSeF – nowa era w rozliczeniach i przelewach biznesowych 

Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie, przechowywanie i kontrolę faktur w formacie ujednoliconym (XML). Jego głównym celem jest uproszczenie procesów rozliczeniowych, zwiększenie przejrzystości obrotu gospodarczego oraz uszczelnienie systemu podatkowego. 

Od 1 stycznia 2027 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT. Oznacza to, że w obrocie pomiędzy takimi podmiotami każda faktura sprzedaży – niezależnie od branży i formy działalności – będzie musiała być wystawiona i przesłana za pośrednictwem KSeF. 

Jednak obowiązek ten to nie tylko zmiana sposobu wystawiania dokumentów. System wpłynie również na proces płatności – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Każda faktura w KSeF otrzymuje bowiem unikalny numer identyfikacyjny, który od 2027 roku stanie się kluczowym elementem przy realizacji przelewów. 

Numer KSeF w przelewach – nowy obowiązek od 2027 roku 

Zgodnie z planowanymi zmianami, od 1 stycznia 2027 roku każdy przelew pomiędzy czynnymi podatnikami VAT za fakturę wystawioną w KSeF będzie musiał zawierać numer KSeF. Obowiązek wskazywania numeru KSeF będzie dotyczył także zapłaty w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

Numer KSeF to indywidualny identyfikator przypisany do każdej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. System nadaje go automatycznie w momencie przyjęcia e-faktury. Informacja o nadanym numerze znajduje się w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru), natomiast sam numer nie jest częścią pliku XML faktury. 

Przy dokonywaniu płatności przedsiębiorca będzie zobowiązany do wskazania tego numeru w odpowiednim polu tytułu przelewu. 

Co to oznacza w praktyce? 

Każda faktura wysłana do KSeF otrzymuje unikalny identyfikator. Ten numer będzie pełnił funkcję swoistego klucza, dzięki któremu możliwe będzie automatyczne przypisanie płatności do konkretnej faktury. 

W praktyce oznacza to, że: 

• banki będą musiały dostosować swoje formularze przelewów, 

• przedsiębiorcy nie będą już mogli wpisywać w tytule przelewu dowolnych opisów (np. „za fakturę styczniową”), 

• łatwiej będzie uzgadniać rozrachunki, 

• zmniejszy się ryzyko zapłaty za fakturę, która w rzeczywistości nie istnieje. 

Dzięki temu proces dopasowywania płatności do faktur stanie się w dużej mierze zautomatyzowany. Oczywiście pod warunkiem, że przedsiębiorstwo korzysta z odpowiedniego oprogramowania zintegrowanego z KSeF. 

Identyfikator zbiorczy – nowe pojęcie w finansach firmowych 

Wiele firm dokonuje płatności zbiorczych – jednym przelewem reguluje należności za kilka, a czasem kilkanaście faktur od jednego wystawcy. Od 2027 roku również ten proces zostanie ustandaryzowany. 

W przypadku przelewów dotyczących więcej niż jednej e-faktury, przedsiębiorca będzie musiał posłużyć się 35 znakowym identyfikatorem zbiorczym. 

Jak to działa? 

Zarówno sprzedawca, jak i odbiorca faktur mogą samodzielnie utworzyć identyfikator zbiorczy. Można to zrobić w Aplikacji Podatnika KSeF lub w nowoczesnym systemie finansowym zintegrowanym z API KSeF, co znacząco usprawnia działanie. Proces wygląda następująco: 

1. Użytkownik (lub jego program do faktur) przesyła do KSeF listę numerów faktur, które mają zostać opłacone jednym przelewem. 

2. KSeF zwraca w odpowiedzi identyfikator zbiorczy – unikalny numer przypisany do tej grupy faktur. 

3. W tytule przelewu przedsiębiorca wpisuje właśnie ten identyfikator, zamiast pojedynczych numerów KSeF. 

Dzięki temu system bankowy oraz aplikacje finansowe będą mogły rozpoznać, że dana płatność dotyczy kilku faktur jednocześnie, co znacząco uprości proces obsługi płatności zbiorczych. 

Ewidencjonowanie wyciągów – nowe wyzwanie  

Największym wyzwaniem dla działów finansowych w nowej rzeczywistości KSeF będzie ewidencjonowanie wyciągów bankowych. Do tej pory często rozpoznawano płatności na podstawie opisów w tytule przelewu, numerów faktur lub danych kontrahenta. Od 2027 roku ta metoda stanie się niewystarczająca. 

W nowym modelu konieczne będzie: 

• rozpoznawanie płatności na podstawie numeru KSeF (w przypadku przelewów pojedynczych), 

• lub identyfikatora zbiorczego (w przypadku przelewów obejmujących wiele faktur). 

Co istotne, identyfikator zbiorczy nie zawiera sam w sobie informacji o poszczególnych fakturach. Aby dowiedzieć się, jakie faktury kryją się za danym identyfikatorem, trzeba będzie skorzystać z API KSeF. Dopiero po przesłaniu zapytania system zwróci listę numerów KSeF przypisanych do tego identyfikatora. System umożliwi również wyszukanie, w jakich identyfikatorach zbiorczych została ujęta konkretna faktura. 

Dlaczego to problem? 

Bez odpowiednich narzędzi informatycznych proces ten będzie wyjątkowo czasochłonny i skomplikowany. Przedsiębiorcy, którzy nie będą dysponować zintegrowanym systemem do obsługi KSeF, będą musieli ręcznie weryfikować płatności, co może prowadzić do błędów i opóźnień w rozliczeniach. 

Dlaczego warto korzystać z aplikacji CONTsup 

Choć zmiany dotyczące procedur płatności w ramach KSeF są jeszcze odległe, to już teraz warto pomyśleć o odpowiednim przygotowaniu systemów finansowych w firmie. Inwestycja w nowoczesne oprogramowanie, takie jak CONTsup, może okazać się strategicznym krokiem, który w przyszłości znacznie ułatwi dostosowanie się do nowych przepisów. 

Program CONTsup to nie tylko zintegrowane z KSeF narzędzie do wystawiania faktur elektronicznych. To kompleksowy system wspierający codzienną obsługę finansów firmy. Oferuje między innymi możliwość generowania przelewów oraz ewidencjonowania płatności, a co za tym idzie budowania rozległej bazy danych.  

Dzięki takim funkcjom przedsiębiorca już dziś może porządkować i systematyzować dane finansowe w sposób, który w przyszłości umożliwi płynne przejście na obowiązkowy system przelewów KSeF. Posiadanie aplikacji zdolnej do automatycznego generowania przelewów oraz rejestrowania płatności to ogromna zaleta – pozwala na sprawne dopasowanie rozliczeń i eliminuje ryzyko błędów. 

Co więcej, w momencie wejścia w życie nowych wymagań, system wyposażony w takie moduły będzie można w prosty sposób rozbudować o kolejne funkcjonalności powiązane z KSeF, takie jak automatyczne dodawanie numeru KSeF do przelewów czy obsługę identyfikatorów zbiorczych. 

Inwestując w oprogramowanie dla biznesu już teraz, przedsiębiorcy nie tylko zyskują lepszą kontrolę nad przepływami finansowymi, ale również przygotowują swoją firmę na przyszłość, w której automatyzacja rozliczeń i integracja z KSeF staną się standardem. 

Podsumowanie – przygotuj firmę na KSeF już dziś 

Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie częściowo dopiero 1 lutego 2026 roku, a zmiany w procedurze dokonywania płatności 1 stycznia 2027 r., warto już teraz rozpocząć przygotowania. Zmiany w sposobie realizacji przelewów – w tym konieczność podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego – oznaczają konieczność aktualizacji systemów finansowo, integracji z API oraz wdrożenia nowych procedur ewidencjonowania. 

W dobie cyfryzacji i automatyzacji warto sięgnąć po sprawdzone oprogramowanie dla biznesu, które pozwoli zapanować nad nową rzeczywistością finansową. Aplikacja CONTsup to przykład narzędzia, które realnie usprawnia procesy finansowe i pozwala przygotować firmę na nadchodzącą rewolucję w płatnościach.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.