KSeF – dla kogo i od kiedy obowiązkowy? 

Dla wielu przedsiębiorców program do wystawiania faktur to codzienne narzędzie pracy. Wystawiamy dokumenty, wysyłamy je kontrahentom, archiwizujemy i sprawdzamy poprawność danych. Od 2026 roku ten proces zmieni się w dużym stopniu – wchodzi bowiem w życie obowiązek korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. To rewolucja w polskiej systemie finansowym. Warto wiedzieć, kto i od kiedy będzie musiał korzystać z tego systemu oraz jakie są wyjątki od nowych obowiązków.

Co to jest KSeF? 

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów. Jego głównym zadaniem jest obsługa tzw. faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że faktury nie będą już tylko plikiem PDF czy dokumentem papierowym, ale będą przesyłane i przechowywane z użyciem jednolitej struktury XML określonej przez przepisy. 

W KSeF możliwe będzie: 

• wystawianie faktur ustrukturyzowanych, 

• ich odbieranie i przeglądanie, 

• przechowywanie faktur, 

• nadawanie i odbieranie uprawnień do wykonywania działań w imieniu danego podmiotu (np. dla biura rachunkowego czy pracownika). 

Każda faktura trafiająca do KSeF otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, który będzie potwierdzeniem, że dokument został poprawnie wprowadzony do systemu. Oznacza to również koniec obowiązku wysyłania faktur mailem czy drukowania ich dla kontrahenta – dokumenty będą udostępniane bezpośrednio przez system, a inne formy przekazywania faktur staną się jedynie fakultatywnym uzupełnieniem. 

Kto będzie korzystał z KSeF? 

System KSeF obsługuje różne podmioty, umożliwiając im wygodne wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Z systemu mogą korzystać między innymi:

• przedsiębiorcy – od jednoosobowych działalności po spółki, grupy VAT czy jednostki samorządu terytorialnego, 

• biura rachunkowe i inne podmioty wskazane przez podatników, 

• organy egzekucyjne i komornicy, 

• osoby fizyczne, którym nadano uprawnienia do korzystania z systemu. 

Od kiedy KSeF obowiązkowy? 

W Polsce możliwość korzystania z KSeF istnieje już od 1 stycznia 2022 roku, ale do tej pory było to rozwiązanie dobrowolne. Przedsiębiorcy mogli samodzielnie zdecydować, czy chcą jako pierwsi wdrożyć nowy system, czy wolą pozostać przy tradycyjnych fakturach elektronicznych i papierowych. Jak dotychczas ta pierwsza grupa jest stosunkowo niewielka. 

Początkowo wprowadzenie obowiązkowego KSeF miało nastąpić w lipcu 2024 roku. W związku z koniecznością wprowadzenia szeregu zmian w systemie, ostateczne uregulowania w tej sprawie określiła tzw. ustawa KSeF 2.0, opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 1 września 2025 r. Zgodnie z nią wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe w dwóch wskazanych niżej terminach: 

• 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, którzy w 2024 roku osiągnęli sprzedaż przekraczającą 200 mln. zł, 

• 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników. 

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje nie tylko wystawianie faktur, ale również ich odbieranie. Warto pamiętać o istotnej różnicy, ponieważ odbieranie faktur przez KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich takim samym terminie, tj. od 1 lutego 2026 r.  

Wyłączenia z obowiązku odbierania faktur w KSeF 

Ustawa o VAT przewiduje sytuacje, w których odbiorca nie ma obowiązku odebrania faktury automatycznie przez KSeF. W takich przypadkach sprzedawca i nabywca muszą sami ustalić, jak dokument zostanie przekazany – na przykład w formie papierowej lub mailem jako plik PDF. Takie sytuacje mają miejsce, gdy: 

• miejscem świadczenia jest inne państwo UE lub kraj spoza UE, 

• nabywca jest podmiotem bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce, 

• nabywca jest podmiotem, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (ale nie posiada siedziby w Polsce), przy czym miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dla danej transakcji, 

• nabywca jest podatnikiem zwolnionym z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT. 

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF 

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF ma objąć niemal wszystkich przedsiębiorców działających w Polsce, przepisy przewidują kilka wyjątków – zarówno podmiotowych, jak i przedmiotowych. Oznacza to, że niektóre firmy i sytuacje zostały wyłączone z obowiązku korzystania z systemu. 

1. Wyłączenia związane ze stroną transakcji 

Nie trzeba będzie korzystać z KSeF, jeśli faktura wystawiana jest: 

• przez podatników bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, 

• przez zagraniczne podmioty posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (ale nie posiadające siedziby w Polsce), przy czym miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług dla danej transakcji, 

• na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. 

2. Wyłączenia dla określonych procedur 

Nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach: 

• procedury OSS nieunijnej, 

• procedury importu IOSS, 

• procedury świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób. 

Co ważne w tych przypadkach nie będzie można nawet dobrowolnie skorzystać z KSeF. 

3. Wyłączenia dla czynności wymienionych w rozporządzeniu wykonawczym 

Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone będą m.in.: 

• opłaty za przejazd autostradą, jeśli są potwierdzone biletem jednorazowym, 

• bilety za przejazdy pociągiem, autobusem, statkiem czy samolotem, 

• usługi zwolnione z VAT na podstawie ustawy (np. niektóre usługi finansowe czy medyczne), jeśli są potwierdzone fakturą lub innym dokumentem, 

• dostawy towarów i usługi rozliczane w ramach samofakturowania, jeśli sprzedawca albo nabywca nie posiadają polskiego numeru NIP. 

4. Wyłączenia przejściowe  

Do końca 2026 r. podatnicy zobowiązani do korzystania z KSeF będą mogli: 

• nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, jeśli w danym miesiącu ich łączna sprzedaż z tych faktur nie przekroczy 10 000 zł, 

• nadal wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne z kasy fiskalnej i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł). 

CONTsup a KSeF – gotowość systemu 

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy ich obecne programy do fakturowania poradzą sobie z nowymi obowiązkami. W przypadku CONTsup dobra wiadomość jest taka, że postanowiliśmy już teraz, w okresie nieobowiązkowego KSeF 1.0, wdrożyć część rozwiązań właściwych dla obowiązkowego KSeF 2.0. Po zakończeniu wszystkich uzupełnień będziemy mogli zapewnić wszystkim użytkownikom CONTsup płynne i możliwie niezauważalne przejście przez graniczną datę 1 lutego 2026 r., od której CONTsup przełączy się do obsługi wystawiania faktur w systemie KSeF 2.0. To oznacza, że klienci korzystający z naszego oprogramowania nie muszą obawiać się rewolucji – zmiana będzie dla nich możliwie bezbolesna. 

Dlaczego warto przygotować się na KSeF wcześniej? 

Choć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych pojawi się dopiero w 2026 roku, odpowiednio wcześniej warto: 

• upewnić się, że program do faktur (np. CONTsup) obsługuje KSeF oraz czy zapewnia obsługę wszystkich możliwości KSeF 2.0, np. trybu Offline24,  

• zadbać o uprawnienia do korzystania z KSeF – przedsiębiorcy będą musieli zalogować się do Aplikacji Podatnika KSeF (co w niektórych przypadkach wymaga najpierw złożenia w Urzędzie Skarbowym zawiadomienia ZAW-FA), a następnie stworzyć odpowiednie uprawnienie do korzystania z KSeF (np. wygenerować i pobrać specjalny token dostępowy),  

• monitorować komunikaty MF – przepisy dotyczące KSeF mogą jeszcze ulegać doprecyzowaniom, dlatego warto być na bieżąco. 

• poinformować kontrahentów o zmianach. 

Dzięki temu przejście na KSeF nie będzie chaosem, a jedynie naturalnym etapem cyfryzacji biznesu. 

Podsumowanie 

Krajowy System e-Faktur to rewolucja w obszarze fakturowania w Polsce. Choć nowe przepisy oznaczają konieczność dostosowania się do jednolitego formatu e-faktur, niosą ze sobą również szereg korzyści – od szybszych zwrotów VAT po uproszczenie procesów księgowych. Zmiany obejmą praktycznie cały rynek. Dlatego już dziś warto śledzić informacje o KSeF i upewnić się, że Twój program do fakturowania jest na nie przygotowany. Dzięki dostawcom takim jak CONTsup, którzy intensywnie pracują nad aktualizacją integracji swoich systemów, przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich narzędzia będą gotowe na czas. Warto jednak już dziś zainteresować się tematem, aby płynnie wejść w nową erę cyfrowych rozliczeń. Dzięki temu 2026 rok nie przyniesie stresu, a jedynie nowe możliwości w zarządzaniu fakturami. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.