Kontrakty i zamówienia – jakie są dodatkowe korzyści z wpisywania ich w programie do faktur? 

Współczesne przedsiębiorstwa coraz chętniej sięgają po nowoczesne rozwiązania wspierające obsługę finansów i księgowości. Program do faktur to dziś znacznie więcej niż narzędzie do wystawiania dokumentów sprzedażowych. To często kompleksowy system zarządzania całym cyklem kontraktowym: od przyjęcia zamówienia, przez faktury zaliczkowe, aż po końcowe rozliczenie umowy. Wraz z rozwojem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz rosnącymi wymaganiami dotyczącymi poprawności i spójności danych, znaczenie właściwego wprowadzania informacji o kontraktach i zamówieniach w programach do faktur staje się kluczowe dla bezpieczeństwa finansowego i porządku w dokumentacji firmy. 

Dane kontraktu i zamówienia wymagane do wystawienia faktury zaliczkowej 

Każda firma realizująca sprzedaż z płatnością etapową lub przedpłatami wie, jak istotne jest prawidłowe udokumentowanie transakcji. Przy wystawianiu faktury zaliczkowej konieczne jest powiązanie jej z konkretnym kontraktem lub zamówieniem. Dane te obejmują m.in.: 

• numer i datę kontraktu lub zamówienia, 

• dane kontrahenta (nabywcy i ewentualnie odbiorcy), 

• opis przedmiotu umowy – towarów lub usług, 

• wartość całkowitą kontraktu, 

W praktyce oznacza to, że na etapie wystawiania faktury zaliczkowej przedsiębiorca musi mieć pełny zestaw informacji dotyczących danej transakcji. Jeśli korzysta z nowoczesnego programu do faktur, dane te są wprowadzane jednorazowo w momencie tworzenia kontraktu i automatycznie wykorzystywane w kolejnych dokumentach. Znacząco ogranicza to ryzyko pomyłek i przyspiesza proces fakturowania. 

KSeF porządkuje dane kontraktów i faktur 

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) automatyzuje i ujednolica wiele procesów związanych z obiegiem dokumentów sprzedażowych. KSeF wymaga, aby  każda faktura zaliczkowa zawierała dane dotyczące zamówienia lub umowy, której dotyczy zaliczka. Ponadto należy pamiętać, że każda zmiana danych kontraktu – np. w zakresie wartości lub danych towarów i usług, czy też danych kontrahenta – musi być odpowiednio odzwierciedlona w dokumentach księgowych. Jeśli zajdzie potrzeba zmiany któregokolwiek z elementów kontraktu, niezbędne będzie wystawienie faktury korygującej uwzględniającej te modyfikacje. Dlatego tak ważne jest, aby program do faktur zintegrowany z KSeF umożliwiał szybkie i bezbłędne wystawienie takiej korekty. 

CONTsup – dodatkowe korzyści z wpisywania kontraktów w programie do faktur 

Systemy nowej generacji, takie jak CONTsup, nie ograniczają się wyłącznie do spełniania wymogów prawnych. Aplikacja, poza zgodnością z KSeF, oferuje użytkownikom liczne korzyści, które pojawiają się przy wprowadzaniu danych kontraktów. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje nie tylko porządek w dokumentach, ale też efektywne narzędzie do zarządzania rozliczeniami i płynnością finansową. 

1. Autouzupełnianie faktur końcowych danymi z kontraktu 

Jedną z większych zalet wpisywania danych kontraktowych do programu CONTsup jest automatyczne uzupełnianie danych faktur zaliczkowych i końcowych. System CONTsup pobiera wszystkie informacje z wcześniej zaewidencjonowanego kontraktu – takie jak nazwa kontrahenta, wartości netto i brutto, opisy pozycji czy numer kontraktu – i przenosi je do faktury zaliczkowej lub końcowej. Jeżeli fakturowanie realizowane jest etapami, w miarę postępu wykonania kontraktu, to uwzględniana jest jedynie część kontraktu pozostająca do zafakturowania. Dzięki temu użytkownik nie musi wielokrotnie wprowadzać tych samych danych. Eliminuje to błędy i znacząco skraca czas wystawiania dokumentów. Dodatkowo powtarzalne zamówienia można wprowadzać znacznie szybciej, korzystając z opcji kopiowania już istniejących. 

2. Obliczanie maksymalnej kwoty zaliczki 

Kolejną funkcją programu CONTsup jest automatyczne obliczanie maksymalnej wysokości zaliczki, jaka może zostać zafakturowana w ramach danego kontraktu/zamówienia. W praktyce oznacza to, że system kontroluje, czy łączna kwota zaliczek nie jest za wysoka, a następnie rozdziela kwotę zaliczki na stawki VAT uwzględnione w kontrakcie/zamówieniu. System wyposażony jest w inteligentne mechanizmy kontrolne. Pilnują one automatycznie zgodności wystawianych faktur z danymi kontraktu – od liczby pozycji, przez ich wartości, aż po stopień rozliczenia zaliczek. Jeśli pojawi się jakiekolwiek odstępstwo, użytkownik zostaje natychmiast poinformowany i może szybko wprowadzić niezbędne poprawki. Taka funkcjonalność chroni firmę przed błędami formalnymi i niezgodnościami w rozliczeniach, a także pozwala zachować pełną transparentność wobec kontrahenta i organów skarbowych.  

3. Bieżąca prezentacja postępu w fakturowaniu 

W aplikacji CONTsup przedsiębiorca ma pełny wgląd w postęp fakturowania każdego kontraktu – zarówno w odniesieniu do całości umowy, jak i poszczególnych jej pozycji. System automatycznie przypisuje każdą fakturę zaliczkową, częściową czy końcową do odpowiedniego kontraktu. Dzięki temu w jednym miejscu dostępne są szczegółowe informacje o wystawionych w ramach kontraktu fakturach, stopniu rozliczenia otrzymanych zaliczek oraz postępie fakturowania poszczególnych pozycji kontraktu. Taki przejrzysty widok znacząco ułatwia kontrolę nad płatnościami, wspiera zarządzanie projektami oraz pozwala skuteczniej planować cash flow.  

4. Alerty o błędach i przypomnienia o rozliczeniach 

W natłoku codziennych obowiązków łatwo przeoczyć konieczność rozliczenia zaliczki lub wystawienia faktury końcowej. Dlatego w CONTsup istnieje system alertów i przypomnień, które automatycznie informują użytkownika o: 

• nierozliczonych zaliczkach, 

• nierozliczonych kontraktach, 

• błędach w rozliczeniu kontraktów, 

Dzięki temu aplikacja pomaga przedsiębiorcy reagować z wyprzedzeniem na możliwe problemy w rozliczeniach, unikając błędów formalnych, kar umownych lub nieporozumień z kontrahentami. Proste błędy, takie jak na przykład omyłkowe nierozliczenie wszystkich zaliczek w fakturze końcowej, w ogóle nie mają szansy zaistnieć. 

5. Spójność danych i bezpieczeństwo w KSeF 

Wpisywanie danych kontraktowych do aplikacji CONTsup, gwarantuje pełną spójność informacji przesyłanych do KSeF. System automatycznie weryfikuje, czy wszystkie dane są kompletne i poprawne, zanim faktura trafi do urzędowego rejestru. Dzięki temu przedsiębiorca unika błędów, które mogłyby skutkować odrzuceniem faktury lub koniecznością wystawienia korekty, a także ma pewność że przesyłane dane są zgodne ze strukturą narzuconą przez KSeF. 

6. Oszczędność czasu i eliminacja pomyłek 

Wpisanie danych kontraktu do programu do faktur można traktować jedynie jako wypełnienie przepisów, określających obowiązkowe elementy faktur zaliczkowych, ale w praktyce przynosi ogromne oszczędności czasu. Wszystkie kolejne faktury – nie tylko faktury zaliczkowe, ale również faktury częściowe i końcowe – są tworzone na podstawie jednego zestawu danych, co eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania informacji. System automatycznie pilnuje poprawności i chronologii dokumentów, a użytkownik zyskuje pewność, że każda faktura jest zgodna z umową i przepisami. 

Podsumowanie 

Współczesny program do faktur to coś znacznie więcej niż generator dokumentów. To inteligentne narzędzie wspierające cały proces sprzedażowy – od zawarcia kontraktu po jego końcowe rozliczenie. Wpisywanie danych kontraktu i zamówienia do programu, takiego jak CONTsup, nie tylko pozwala spełnić obowiązki wynikające z KSeF, ale przede wszystkim przynosi firmie wymierne korzyści: automatyzację procesów, eliminację błędów, oszczędność czasu i pełną kontrolę nad finansami. 

Dzięki funkcjom takim jak: autouzupełnianie faktur, obliczanie maksymalnych zaliczek, prezentacja postępu rozliczeń czy alerty przypominające o obowiązkach, przedsiębiorca zyskuje realne wsparcie w codziennym zarządzaniu kontraktami. To narzędzie, które nie tylko porządkuje dokumentację, ale też zwiększa efektywność pracy całego zespołu i bezpieczeństwo finansowe firmy. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.