Kontrahenci rozliczani masowo

W świecie dynamicznie rozwijającego się biznesu, gdzie liczy się efektywność i oszczędność czasu, coraz większe znaczenie zyskują rozwiązania upraszczające i przyspieszające codzienne procesy. Jednym z takich ułatwień jest globalne rozliczanie kontrahentów. Rozrachunki prowadzone w taki sposób stają się bardziej przejrzyste i mniej czasochłonne. Ten prosty mechanizm, niedostępny w typowych programach finansowo-księgowych, upraszcza sposób rozliczania klientów cyklicznych, w konsekwencji usprawniając pracę działów finansowych firm.

W tym artykule przybliżamy:

• na czym polega rozliczanie masowe kontrahentów?
• Kiedy warto je stosować ?
• Jakie korzyści może przynieść Twojej firmie, szczególnie w kontekście korzystania z aplikacji CONTsup.

Czym jest rozliczanie masowe kontrahentów (globalne)?

Rozliczanie masowe to funkcjonalność, polegająca na rezygnacji ze żmudnego rozliczania każdej pojedynczej płatności otrzymanej od kontrahenta, na rzecz ustalania zbiorczego salda kontrahenta, które wyliczane jest automatycznie na podstawie:

• listy dokumentów kontrahenta (np. faktur),
• listy dokonanych wpłat przez kontrahenta.

Zamiast więc poświęcać czas na dopasowywanie każdej wpłaty do konkretnej faktury, w celu ustalenia salda dla każdego dokumentu z osobna, system od razu, po wystawieniu nowej faktury lub wprowadzeniu płatności na listę płatności, oblicza aktualne saldo kontrahenta. Pozwala to natychmiast ocenić, czy klient ma nadpłatę, zaległość czy saldo zerowe. Jeżeli masz klientów, w kontaktach z którymi nie potrzebujesz bardziej szczegółowych informacji, to rozwiązanie jest idealne dla Ciebie. 

Kiedy warto korzystać z rozliczania globalnego?

Rozliczanie globalne to idealne rozwiązanie w sytuacji gdy masz kontrahentów: 

• którzy są odbiorcami powtarzalnych, prostych dokumentów (zwłaszcza okresowych faktur abonamentowych),
• którzy dokonują płatności zbiorczych lub nieregularnych, a także często zaokrąglają kwoty wpłat w górę lub w dół.
• którzy wszystkie wpłaty dokonują w tej samej walucie,
• w przypadku których najbardziej przydatne do udokumentowania globalnego salda rozliczeń będzie zestawienie wszystkich wystawionych dokumentów i wpłat, wraz z podsumowaniem ich łącznych wartości.

Takimi kontrahentami są przede wszystkim osoby fizyczne, korzystające z usług abonamentowych. W wielu przypadkach wpłaty od kontrahentów są luźno powiązane z kwotami i terminami wymagalności wystawianych przez Ciebie faktur. Rezygnacja z każdorazowego przypisywania wpłat do konkretnych faktur pozwala na stworzenie bardziej przejrzystego zestawienia, obrazującego stan rozrachunków – również dla tego kontrahenta.

Jak są sposoby rozliczania kontrahentów w CONTsup?

Zależnie od specyfiki współpracy z danym klientem, użytkownik aplikacji CONTsup może wybrać jeden z dwóch dostępnych sposobów rozliczeń:

– kontrahenci rozliczani szczegółowo

– kontrahenci rozliczani globalnie (funkcjonalność dostępna w module Płatności i Rozliczenia).

Domyślnie, gdy dodajesz nowego kontrahenta do listy kontrahentów, system przypisuje go do rozliczania szczegółowego. Oznacza to, że użytkownik musi przypisać każdą wpłatę do konkretnego dokumentu sprzedaży, na przykład faktury. Ponadto system przypomina o wszystkich płatnościach jeszcze nieprzypisanych. To klasyczne podejście sprawdza się wtedy, gdy każda transakcja ma indywidualny charakter i wymaga precyzyjnego przyporządkowania płatności.

W sytuacji, gdy współpraca z klientem ma charakter cykliczny lub opiera się na uproszczonym modelu fakturowania i płatności, bardziej efektywnym rozwiązaniem jest wybranie rozliczenia globalnego. Taki wybór jest możliwy jeżeli: 

• dany kontrahent nie otrzymuje od Ciebie żadnych złożonych dokumentów (np. faktur zaliczkowych oraz końcowych), ani też dokumentów powiązanych wprost z płatnościami (np. paragonów płatnych z kasy fiskalnej), 

• wystawiane przez Ciebie dokumenty płatne są w określonym terminie (wpłata powinna nastąpić po wystawieniu dokumentu a nie odwrotnie), 

• nie otrzymujesz od tego kontrahenta żadnych dokumentów kosztowych, 

• we wzajemnych rozliczeniach brak płatności w walutach obcych oraz kompensat. 

Wybrany sposób rozliczania widoczny jest na Liście kontrahentów, na której znajduje się kolumna „Sposób rozliczania”, wskazująca czy dany kontrahent jest rozliczany globalnie czy szczegółowo. 

Jak działa rozliczanie globalne w CONTsup? 

Aby włączyć rozliczanie globalne kontrahenta wystarczy podczas jego dodawania zaznaczyć opcję „Kontrahent rozliczany globalnie”. 

⚠️ Uwaga: Jeżeli kontrahent został dodany do systemu jako rozliczany szczegółowo, nie ma możliwości późniejszej zmiany jego rozliczania na globalne poprzez edycję kontrahenta. 

Włączenie rozliczenia globalnego powoduje że: 

• wszystkie dokumenty wystawiane kontrahentowi mają automatycznie status Niezapłacony. 

• Wszystkie płatności otrzymywane od kontrahenta są domyślnie oznaczane jako „Płatność do dokumentów”, zaś ich rozliczanie z konkretnym dokumentem jest zablokowane. 

• Historia kontrahenta, przedstawiającą całość rozrachunków z kontrahentem, prezentowana jest w formie uproszczonej – składa się jedynie z Listy dokumentów, Listy płatności oraz wyliczonego Salda kontrahenta (obydwie listy można w razie potrzeby wyeksportować). 

• Podczas generowania Wiekowania należności system automatycznie przypisuje ewentualne dodatnie saldo kontrahenta do terminów płatności pobranych z ostatnich dokumentów.

• W przypadku konieczności wyksięgowania/skorygowania salda rozliczeń z kontrahentem możliwe jest dodanie wyksięgowania nie związanego z żadnym dokumentem (zostaje ono dodane do Listy płatności). 

Zmiana sposobu rozliczania z globalnego na szczegółowy 

Jeżeli dotychczasowe zasady współpracy z danym kontrahentem ulegną zmianie, w każdej chwili można zrezygnować z rozliczania globalnego. Aby to zrobić: 

1. Należy wejść w edycję wybranego kontrahenta. 

2. Odznaczyć checkbox „Kontrahent rozliczany globalnie”. 

3. System automatycznie sprawdzi, czy istnieją jakiekolwiek wyksięgowania salda globalnego dla tego kontrahenta. 

Jeśli system wykryje istniejące wyksięgowania sald, po zatwierdzeniu zmian, trwale usuwa wszystkie dotychczasowe wyksięgowania sald globalnych.

W sytuacji, gdy użytkownik nie ma już dostępu do modułu Ewidencja Płatności i Rozliczenia, aplikacja CONTsup nadal umożliwia zmianę sposobu rozliczania. Wystarczy: 

• Przejść do Listy kontrahentów, 

• Skorzystać z opcji „Zmień sposób rozliczania”, dostępnej bezpośrednio z poziomu listy. 

Podsumowanie 

Rozliczanie globalne klientów to rozwiązanie, które upraszcza pracę działów finansowych, przyspiesza uzyskanie informacji o stanie rozrachunków i pozwala oszczędzać czas. Dla firm obsługujących wielu cyklicznych kontrahentów to funkcjonalność nie tylko wygodna, ale wręcz niezbędna. 

W erze cyfrowych finansów warto wykorzystywać narzędzia, które ułatwiają pracę i zwiększają efektywność – a rozliczanie globalne w aplikacji CONTsup zdecydowanie do nich należy.  

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.