Kary za niewykonywanie obowiązku KSeF – MF nie planuje zmian ani odroczeń

1 stycznia 2027 r. mają wejść w życie administracyjne kary pieniężne za niewykonywanie obowiązków KSeF. W związku z tym, w dniu 14.05.2026r złożono interpelację, wskazującą na konieczność ponownej analizy wysokości oraz konstrukcji planowanych sankcji. W dniu 08.06.2026 Ministerstwo Finansów udzieliło odpowiedzi, stwierdzając brak konieczności jakichkolwiek zmian w tym zakresie. W niniejszym artykule przedstawimy treści obydwu dokumentów, a także wnioski z nich wynikające.

Sankcje z tytułu niewypełniania obowiązku KSeF 

Niewypełnianie lub niewłaściwe wypełnianie obowiązku fakturowania w KSeF może wiązać się z nałożeniem kary przez organy skarbowe. Wbrew powszechnej świadomości, w niektórych sytuacjach można otrzymać taką karę już w 2026r – o tym niebezpieczeństwie pisaliśmy w artykule „Błędy w wystawianiu i przekazywaniu faktur KSeF”. Najbardziej typowe błędy, związane z KSeF, będą jednak podstawą do ewentualnego ukarania dopiero w 2027 roku.

Zgodnie z wchodzącym w życie w dniu 1 stycznia 2027r art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT, naczelnik urzędu skarbowego może wydać decyzję o nałożeniu na podatnika kary pieniężnej, za wystawienie faktury poza KSeF. Kara może być nałożona jeżeli podatnik:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,
• w okresie trwania awarii KSeF albo niedostępności KSeF, albo w przypadku wystawiania faktur w trybie offline24 wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie przesłał w wymaganym terminie do Krajowego Systemu e-Faktur faktury wystawionej w trybie offline24 lub offline (Awaria) lub offline (Niedostępność).

Wysokość kary jest następująca:

• do 100 % kwoty podatku wykazanego na danej fakturze, wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur – w przypadku faktury zawierającej podatek VAT,
• do 18,7 % kwoty należności ogółem wykazanej na danej fakturze, wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur – w przypadku faktury bez wykazanego podatku VAT.

Interpelacja z dnia 14 maja 2026r

W dniu 14.05.2026r Pan Włodzisław Giziński w imieniu związków pracodawców polskich złożył do ministra finansów i gospodarki interpelację nr 17163, w sprawie sankcji administracyjnych związanych z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Jej treść była następująca:

W związku z wdrażaniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz planowanym wejściem w życie od 1 stycznia 2027 r. administracyjnych kar pieniężnych za naruszenia obowiązków systemowych związki pracodawców polskich wskazują na konieczność ponownej analizy poziomu oraz konstrukcji przewidzianych sankcji.

W Polsce proces przygotowawczy reformy elektronicznego fakturowania trwał około pięciu lat, a w jego trakcie wystąpiły zmiany harmonogramu i problemy techniczne. Skrócony czas implementacji zwiększył poziom niepewności po stronie firm i podniósł koszty dostosowawcze.

Szczególne zaniepokojenie przedsiębiorców budzi wysokość projektowanych sankcji administracyjnych. Zgodnie z ustawą o VAT kara może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze albo do 18,7% kwoty należności ogółem – w przypadku faktur bez wykazanego VAT.

W porównaniu z rozwiązaniami stosowanymi w innych krajach UE polski model jest istotnie bardziej restrykcyjny. W ocenie polskich pracodawców obecne regulacje nie uwzględniają w wystarczającym stopniu zasady proporcjonalności ani specyfiki początkowego okresu funkcjonowania nowego systemu, w którym część naruszeń może wynikać z błędów technicznych lub organizacyjnych, a nie z celowego działania podatnika.

Nakładanie bardzo wysokich sankcji w warunkach trwającej stabilizacji systemu może prowadzić do nadmiernego ryzyka finansowego, szczególnie dla sektora MŚP.

Ponieważ jest jeszcze czas na dokonanie korekty przepisów przed wejściem sankcji w życie w 2027 r., chciałbym zapytać:

Czy rozważana jest możliwość wprowadzenia takich rozwiązań jak:

• obniżenie maksymalnych progów sankcji administracyjnych i wprowadzenie realnych mechanizmów miarkowania kar,
• zapewnienie ochrony podatnikom w przypadku naruszeń wynikających z przyczyn od nich niezależnych, w tym problemów systemowych,
• przyjęcie zasady, zgodnie z którą w początkowym okresie obowiązywania sankcji priorytetem będzie edukacja i wsparcie, a nie represyjność?

Odpowiedź MF z dnia 8 czerwca 2026r

W dniu 08.06.2026r odpowiedzi na interpelację udzielił Pan Zbigniew Stawicki, Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów, Zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jej treść jest następująca:

Sankcje w KSeF zostały wprowadzone przede wszystkim po to, aby zapewnić skuteczność i powszechność działania systemu. Podstawowym celem sankcji jest zapewnienie terminowego wystawiania i przesyłania faktur w KSeF. Drugim celem sankcji jest uszczelnienie systemu VAT i ograniczenie nadużyć podatkowych. Sankcje pełnią także funkcję porządkującą i organizacyjną. W praktyce sankcje KSeF mają więc na celu realizację kilka funkcji jednocześnie.

Jak wskazano kary pieniężne, o których mowa w art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług za naruszenia związane z KSeF będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. Dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje. Administracja skarbowa skupia swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspiera ich w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku. Tak więc okres odroczenia będzie służył dostosowaniu się podatników do nowych wymogów oraz poznaniu funkcjonalności systemu, bez konieczności ponoszenia dodatkowych sankcji. W art. 106ni jest przewidziane także wyłączenie już w 2026 r. odpowiedzialności także karno-skarbowej za błędne stosowanie KSeF.

Dodatkowo zwrócić należy uwagę, że w zakresie nieuregulowanym do nakładania kary pieniężnej stosuje się przepisy działu IVA ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. − Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: KPA). W sprawach nakładania lub wymierzania administracyjnej kary pieniężnej lub udzielania ulg w jej wykonaniu będą stosowane przepisy m.in. art. 189d KPA. W zależności od wagi popełnionego wykroczenia kara pieniężna w wyniku prowadzonego postępowania będzie miarkowana. Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary.

Odnosząc się do kwestii zapewnienia ochrony podatnika w przypadku naruszeń wynikających z przyczyn niezależnych od niego, warto wskazać na tzw. tryb offline24, czyli rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Rozwiązanie stanowi odpowiedź na obawy przedsiębiorców związane z wydłużonym czasem oczekiwania na przetworzenie się faktur w KSeF. Procedury związane ze stosowaniem trybu offline24 określa art. 106nda ustawy o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym postulaty wskazane w interpelacji tj. obniżenia maksymalnych progów sankcji administracyjnych i wprowadzenie realnych mechanizmów miarkowania kar, zapewnienie ochrony podatnika w przypadku naruszeń wynikających z przyczyn niezależnych od niego, w tym problemów systemowych oraz przyjęcie zasady, że w początkowym okresie obowiązywania sankcji priorytetem będzie edukacja i wsparcie, a nie represyjność – są już przewidziane w ustawie wdrażającej KSeF obligatoryjny.

Wnioski z odpowiedzi Ministerstwa Finansów

Ministerstwo Finansów nie widzi konieczności jakichkolwiek zmian w przepisach, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2027r. Zgodnie z jego stanowiskiem:

• Rok 2026 jest okresem pozwalającym na dostosowanie się do nowych wymogów oraz poznanie funkcjonalności systemu. W związku z tym nie ma powodu do dalszego odraczania kar.

• Wysokość nakładanych kar będzie różna. Ustalając wysokość kary organ skarbowy będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W tej sytuacji niewypełnianie obowiązku KSeF w 2026 roku pozostanie bez kary, jednak może mieć wpływ na wysokość ewentualnej kary nakładanej w 2027 roku.

• W przypadku niemożności wykonania obowiązku KSeF z powodu problemów technicznym rozwiązaniem jest możliwość korzystania z trybu offline24. To oznacza, że lepiej korzystać z zewnętrznego programu do wystawiania faktur, zintegrowanego z KSeF, w którym istnieje możliwość skorzystania z takiego trybu.

Wobec powyższego warto skorzystać z prawidłowo zintegrowanego z KSeF programu do fakturowania, takiego jak CONTsup. Program ten zapewnia nie tylko prawidłowe generowanie faktur KSeF w trybie online. Pozwala również na wystawianie prawidłowych faktur w trybach offline24, offline (Awaria) lub offline (Niedostępność). Po wystawieniu faktury system, w zależności od decyzji użytkownika, albo tylko przypomina o jej terminowej wysyłce do systemu, albo automatycznie ją wysyła, niezwłocznie po przywróceniu normalnego działania KSeF.

Podsumowanie 

Ministerstwo Finansów nie planuje jakichkolwiek zmian w przepisach, które z dniem 1 stycznia 2027r. wprowadzają w życie administracyjne kary pieniężne za niewykonywanie obowiązków KSeF. Kary te będą nakładane w przypadku wystawiania faktur poza KSeF albo wystawiania ich w jednym z trybów offline, w sposób niezgodny ze wzorem, a także w przypadku nieterminowego przesyłania faktur do systemu. W związku z tym warto skorzystać z programu minimalizującego ryzyko popełnienia takich błędów, takiego jak CONTsup.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.