Jak wystawić fakturę dla kontrahenta zagranicznego? 

Wystawianie faktur dla kontrahentów zagranicznych może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza gdy dopiero zaczynamy swoją przygodę na rynku międzynarodowym. W takich przypadkach warto korzystać z narzędzi ułatwiających ten proces – dobry program do faktur może znacznie przyspieszyć i uporządkować pracę. Różne transakcje wymagają bowiem wystawienia różnych typów faktur, które muszą zawierać określone informacje i oznaczenia. W tym artykule zrobimy krótki przegląd faktur wystawianych podmiotom zagranicznym, prowadzącym działalność gospodarczą. Podpowiemy też, jakiego narzędzia warto użyć, aby cały proces przebiegał sprawnie i zgodnie z przepisami. 

Od czego zależy, jaki typ faktury wystawiamy? 

Rodzaj faktury, którą należy wystawić zagranicznemu kontrahentowi, zależy przede wszystkim od kilku czynników: 

• Siedziby odbiorcy usługi lub towaru – czy znajduje się w kraju UE, czy poza nią, 

• Rodzaju transakcji – dostawa towarów, świadczenie usług, transakcje trójstronne, 

• Statusu podatkowego nabywcy – czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy nie, 

• Posiadania odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej dostawę lub świadczenie usług. 

Na tej podstawie możemy określić, czy transakcja jest np. wewnątrzwspólnotową dostawą towarów (WDT), eksportem towarów, czy świadczeniem usług wewnątrzwspólnotowych. Poniżej omawiamy poszczególne przypadki. 

WDT – Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów 

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) ma miejsce wtedy, gdy przedsiębiorca z Polski sprzedaje towary do innego kraju UE i dostarcza je do kontrahenta będącego podatnikiem VAT UE. 

Warunki, które muszą być spełnione: 

• Towar opuszcza terytorium kraju i trafia do innego kraju UE, 

• Kupujący jest zarejestrowanym podatnikiem VAT UE (posiada aktywny numer VAT-UE), 

• Sprzedawca również musi być zarejestrowany do VAT-UE, 

• Należy odpowiednio udokumentować dostawę (dowodami transportu, potwierdzeniem odbioru). 

Faktura WDT powinna zawierać: 

• Dane obu stron wraz z numerami VAT UE, 

• stawkę 0% VAT (przy spełnieniu warunków), 

• Opis towarów, ilość, wartość transakcji, 

• Datę dostawy i wystawienia faktury. 

Nie jest to obowiązek wynikający z ustawy, ale często taka faktura zawiera również adnotację „Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów” lub jej odpowiednik w innym języku. 

Wewnątrzwspólnotowe Świadczenie Usług   

Wewnątrzwspólnotowe Świadczenie Usług ma miejsce wtedy, gdy polski przedsiębiorca dokonuje sprzedaży usług na rzecz podatnika, który ma swoją siedzibę, stałe miejsce prowadzenia działalności lub stałe miejsce zamieszkania na terenie kraju należącego do UE (poza Polską). 

W przypadku większości usług obowiązuje zasada ogólna, zgodnie z którą: 

• Usługa jest opodatkowana w kraju, w którym usługobiorca ma siedzibę, 

• Obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy (odwrotne obciążenie). 

Faktura powinna zawierać: 

• Dane obu stron wraz z numerami VAT UE, 

• Adnotację „odwrotne obciążenie”, 

• Informację o niepodleganiu podatkowi VAT w Polsce, 

• Dokładny opis usługi i datę wykonania. 

Warto pamiętać, że nie wszystkie usługi podlegają zasadzie ogólnej – są wyjątki, np. usługi: 

• związane z nieruchomościami (usługa jest opodatkowana w kraju, w którym położona jest nieruchomość), 

• transportowe (usługa jest opodatkowana w kraju, w którym odbywa się transport z uwzględnieniem pokonanych odległości) 

• kulturalne (usługa jest opodatkowana w kraju, gdzie usługi faktycznie się odbywają) 

• restauracyjne i cateringowe (usługa jest opodatkowana w kraju, gdzie są one faktycznie wykonywane) 

• krótkoterminowego wynajmu środków (usługa jest opodatkowana w kraju, w którym środki transportu są faktycznie oddawane do dyspozycji usługobiorcy) 

Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna – drugi podmiot 

Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna ma miejsce, gdy w transakcji biorą udział trzy podmioty z trzech różnych krajów UE: 

• Dostawca (A) z jednego państwa UE, 

• Pośrednik (B) z innego państwa UE, 

• Ostateczny odbiorca (C) z trzeciego państwa UE. 

Towary transportowane są bezpośrednio od pierwszego dostawcy do ostatecznego odbiorcy, z pominięciem fizycznego zaangażowania drugiego podmiotu (pośrednika) w dostawie towaru. Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszym artkule Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna (WTT) – jak prawidłowo wystawiać faktury? 

Faktura wystawiana przed drugi podmiot w WTT powinna zawierać: 

• Dane podmiotu B i C wraz z numerami VAT UE  

• Informację o niepodleganiu podatkowi VAT w Polsce, 

• Informację o odwrotnym obciążeniu, 

• Adnotację „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135–138 ustawy o ptu” lub „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”  

Eksport towarów poza UE 

Eksport towarów dotyczy dostawy towarów z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej. W tym przypadku można zastosować stawkę 0% VAT, ale pod warunkiem posiadania odpowiednich dokumentów celnych, potwierdzających wywóz towaru poza UE. Warto pamiętać, że dla celów dokumentacyjnych istotna jest data otrzymania dokumentu potwierdzającego wywóz towaru – dostawca powinien otrzymać go w ciągu 2 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano dostawy. 

Faktura eksportowa powinna zawierać: 

• Dane dostawcy wraz z numerem VAT UE 

• Dane kontrahenta zagranicznego (nawet jeśli nie ma numeru VAT), 

• Opis towarów, ilość, wartość transakcji, 

• stawkę 0% VAT (jeśli spełnione są warunki), 

Dlaczego warto korzystać z narzędzia do fakturowania kontrahentów zagranicznych? 

Wystawianie faktur dla kontrahentów zagranicznych wymaga znajomości przepisów, odpowiedniego przygotowania dokumentów oraz dokładności. W wielu przypadkach ręczne wystawianie dokumentów kończy się błędami – nieprawidłowym oznaczeniem stawki VAT czy brakiem wymaganych adnotacji. Zasady w tym obszarze zostały dodatkowo doprecyzowane przez wytyczne Krajowego Systemu e-Faktur. We wzorze faktury ustrukturyzowanej FA(3) wprowadzają one np. aż 3 różne stawki VAT 0% – każda dla innego, specyficznego rodzaju transakcji. 

Dlatego warto korzystać z profesjonalnych narzędzi – takich jak CONTsup, który został stworzony z myślą również o przedsiębiorcach prowadzących działalność międzynarodową. Proces wystawiania faktur dla zagranicznych kontrahentów jest zautomatyzowany i maksymalnie uproszczony. W CONTsup możesz zweryfikować numery VAT UE w bazie VIES czy wystawiać faktury w różnych językach i walutach. 

Aby wystawić fakturę WDT należy: 

• w polu „stawka VAT” wybrać opcję „0% WDT”  

W odpowiedzi system automatycznie:  

• zaznaczy opcję WDT (którą można w razie potrzeby odznaczyć), co powoduje dodanie do faktury dodatkowej adnotacji: „VAT: Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów” – nieobowiązkowej z perspektywy przepisów, ale często oczekiwanej przez odbiorcę towaru.  

Aby wystawić fakturę w ramach Wewnątrzwspólnotowego Świadczenie Usług należy: 

• w polu „stawka VAT” wybrać opcję „NP. UE”  

W odpowiedzi system automatycznie:  

• zaznaczy opcję Reverse chargé, co powoduje umieszczenie na fakturze oznaczenie „Odwrotne obciążenie” 

Aby wystawić fakturę WTT jako drugi podmiot należy: 

• w polu „stawka VAT” wybrać opcję „NP.” (nie podlega opodatkowaniu),  

• a następnie zaznaczyć opcję „WTT (drugi podmiot)”.  

W odpowiedzi system automatycznie:  

• zaznaczy opcję Reverse chargé, co powoduje umieszczenie na fakturze oznaczenie „Odwrotne obciążenie”,  

• umieści w fakturze dodatkową, wymaganą przepisami adnotację:  
  „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE. Podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej.”  

Aby wystawić fakturę eksportową należy: 

• w polu „stawka VAT” wybrać opcję „0% Exp.” 

W każdym ze wskazanych przypadków w generowanej strukturze KSeF zostanie uwzględniona wynikająca z wytycznych stawka VAT, a sama sprzedaż zostanie ujęta w odpowiedniej pozycji podsumowania VAT.  

Podsumowanie 

Fakturowanie kontrahentów zagranicznych to proces, który wymaga uwzględnienia wielu zmiennych – rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania, statusu podatkowego nabywcy oraz obowiązujących przepisów prawa podatkowego, zarówno krajowego, jak i unijnego. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów, eksportem poza UE, świadczeniem usług, czy transakcją trójstronną, każda z tych sytuacji wymaga od przedsiębiorcy precyzji, znajomości regulacji i prawidłowego udokumentowania. 

Z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia, które automatyzują ten proces i minimalizują ryzyko błędów. Dobry program do faktur, taki jak CONTsup, zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami i umożliwia wystawianie dokumentów w różnych językach oraz walutach. Sprawdzi się zarówno w małych firmach, jak i u dużych eksporterów. Dzięki niemu fakturowanie kontrahentów zagranicznych staje się proste, szybkie i bezpieczne. To nie tylko oszczędność czasu i eliminacja pomyłek, ale przede wszystkim gwarancja, że Twoje dokumenty sprzedażowe będą zawsze poprawne formalnie i zgodne z przepisami.  

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.