Jak rozwiązać problem faktur scamowych otrzymywanych w KSeF?

Oprogramowanie dla biznesu jest dziś nie tylko narzędziem wspierającym codzienne procesy księgowe, ale też kluczowym elementem bezpieczeństwa finansowego firm. Wraz z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy zyskują nowoczesny sposób wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Jednak wraz z nowymi możliwościami pojawiły się również nowe zagrożenia – między innymi problem tzw. faktur scamowych. Są to fałszywe dokumenty, które mogą zostać wprowadzone do systemu przez nieuczciwego kontrahenta i wprowadzić użytkowników w błąd. 

W tym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie są faktury scamowe? Dlaczego stanowią zagrożenie? Jak obecnie można się przed nimi chronić i jak CONTsup – nowoczesne oprogramowanie dla biznesu – wychodzi naprzeciw temu wyzwaniu, oferując rozwiązanie zwiększające bezpieczeństwo pracy w środowisku KSeF. 

Co to są faktury scamowe? 

Faktury scamowe to fałszywe dokumenty wprowadzane do systemu w taki sposób, aby wyglądały jak legalne faktury wystawione przez kontrahentów. Ich celem jest zwykle wyłudzenie środków finansowych – poprzez nakłonienie firmy do zapłaty za usługę lub towar, który nigdy nie został zamówiony ani dostarczony. 

W tradycyjnym obiegu papierowym lub e-mailowym takie oszustwa były łatwiejsze do wykrycia. Faktury scamowe często przychodziły z podejrzanych adresów, zawierały błędy formalne lub dziwne dane. Jednak w erze cyfrowej i centralizacji fakturowania poprzez KSeF, zaufanie do źródła dokumentu wzrosło. Wkońcu skoro faktura znajduje się w rządowym systemie, wielu użytkowników zakłada automatycznie, że musi być prawdziwa. Niestety – to nie zawsze prawda. 

Problem faktur scamowych w KSeF 

Wraz z wprowadzeniem KSeF, do kont firm mogą zacząć trafiać faktury wystawione przez nieznane podmioty, często bez żadnego związku z rzeczywistą działalnością gospodarczą. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca logując się do systemu, może zobaczyć faktury wystawione na jego NIP, mimo że nigdy nie miał kontaktu z wystawcą.  

Na ten moment Krajowy System e-Faktur nie udostępnia żadnej funkcjonalności pozwalającej oznaczyć fakturę jako „nieprawdziwą” czy „odrzuconą”. Użytkownik nie może zatem z poziomu systemu zasygnalizować, że dana faktura jest próbą oszustwa. 

Co więcej, nawet jeśli przedsiębiorca nie pobierze takiej faktury, to i tak będzie się ona pojawiać na liście do pobrania przy każdym kolejnym wyszukiwaniu (o ile spełnia zadane kryteria, np. dotyczące daty). W efekcie może dojść do sytuacji, w której osoba odpowiedzialna za księgowość omyłkowo pobierze i zaimportuje fałszywy dokument. Przez to może narazić firmę na zamieszanie księgowe, a w skrajnych przypadkach również na straty finansowe, wynikające z wykonanej omyłkowo płatności. 

Jak walczyć z fakturami scamowymi? 

Do momentu, gdy KSeF wprowadzi oficjalne mechanizmy zgłaszania i ukrywania fałszywych faktur, jedynym skutecznym sposobem ochrony pozostaje świadome korzystanie z zewnętrznego oprogramowania dla biznesu, które oferuje dodatkowe funkcje bezpieczeństwa i kontroli danych z systemu. 

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że usługa zgłaszania faktur scamowych oraz możliwość ich ukrywania zostanie wprowadzona dopiero w kolejnych wersjach KSeF, już po uruchomieniu produkcyjnej wersji KSeF 2.0. Funkcjonalności te mają pozwolić użytkownikom oznaczać faktury jako nieprawdziwe, a także usuwać je z bieżącego widoku, co znacząco poprawi ergonomię i bezpieczeństwo pracy. 

Jednak do momentu wdrożenia tych rozwiązań, użytkownicy KSeF muszą radzić sobie sami – a tu z pomocą przychodzi CONTsup. 

CONTsup – praktyczne rozwiązanie problemu faktur scamowych 

CONTsup to nowoczesne oprogramowanie dla biznesu stworzone z myślą o integracji z KSeF i usprawnieniu pracy działów finansowych. System ten nie tylko automatyzuje pobieranie i przetwarzanie faktur z KSeF, ale również zapewnia szereg narzędzi bezpieczeństwa, które pomagają chronić użytkownika przed błędami i oszustwami. 

Jedną z funkcji CONTsup jest możliwość oznaczania fałszywych lub podejrzanych faktur jako „Ignorowane”. 

Jak to działa? 

• Użytkownik może pobrać z KSeF Listę faktur, w której widoczne są wszystkie dokumenty wystawione na jego NIP. 

• Następnie, jeśli zauważy fakturę od nieznanego kontrahenta lub wzbudzającą podejrzenia, może ją oznaczyć jako „Ignorowaną”. 

• Po oznaczeniu, taka faktura nie zostanie już ponownie omyłkowo zaimportowana do systemu. 

Co więcej, CONTsup tworzy w tle listę wszystkich zignorowanych faktur. W przyszłości – gdy KSeF uruchomi możliwość zgłaszania scamów – może posłużyć jako gotowa baza do ich automatycznego zgłoszenia w systemie MF. 

To rozwiązanie stanowi nie tylko tymczasową ochronę przed scamami, ale również długofalowe wsparcie w procesie zarządzania bezpieczeństwem danych finansowych. 

Planowane przez Ministerstwo Finansów funkcje zgłaszania i ukrywania fałszywych faktur są bardzo potrzebne. Ich wprowadzenie pozwoli wreszcie skutecznie walczyć z problemem scamów, które w obecnym modelu mogą wprowadzać chaos i dezorientację wśród użytkowników. 

Do czasu ich wdrożenia przedsiębiorcy powinni jednak stosować dodatkowe środki ostrożności i korzystać z narzędzi takich jak CONTsup. Nie tylko zabezpieczają one dane, ale też pozwalają zachować pełną kontrolę nad procesem fakturowania w środowisku KSeF. W dobie cyfrowej transformacji i rosnącej liczby cyberzagrożeń przedsiębiorcy potrzebują nie tylko funkcjonalnych, ale przede wszystkim bezpiecznych narzędzi pracy. 

Podsumowanie 

Faktury scamowe w KSeF to realne zagrożenie dla każdej firmy – niezależnie od wielkości czy branży. Brak możliwości oznaczania ich jako nieprawdziwych sprawia, że użytkownicy muszą polegać na własnych procedurach bezpieczeństwa i zewnętrznych narzędziach. 

CONTsup jako innowacyjne oprogramowanie dla biznesu nie tylko reaguje na ten problem, ale też aktywnie go rozwiązuje, oferując funkcję oznaczania podejrzanych faktur jako „Ignorowane”. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą pracować w środowisku KSeF bez obawy o pomyłki i niechciane dokumenty. Natomiast gdy pojawi się możliwość zgłaszania faktur scamowych do systemu MF, będą mieli już gotową bazę danych do wykorzystania. 

Bezpieczeństwo w cyfrowym obrocie gospodarczym zaczyna się od świadomości i odpowiednich narzędzi. CONTsup łączy oba te elementy. Oferuje przedsiębiorcom pewność, że ich finanse pozostają pod pełną kontrolą – nawet w obliczu nowych zagrożeń, jakie niesie cyfrowa rewolucja fakturowania. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.