Jak KSeF standaryzuje informacje o płatnościach w fakturach? 

Rozrachunki z kontrahentami w polskich przedsiębiorstwach od lat wymagają coraz większej przejrzystości i standaryzacji. Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ustawodawca dąży nie tylko do ujednolicenia procesu wystawiania i przechowywania faktur, ale również do wprowadzenia jednolitego sposobu prezentacji danych związanych z płatnościami. W strukturze logicznej KSeF 2.0 przewidziano specjalny element fakultatywny Platnosc. Gromadzi on szczegółowe informacje dotyczące warunków rozliczenia za towar lub usługę. 

W tym artykule przyjrzymy się, jakie pola obejmuje element Platnosc, jakie problemy praktyczne mogą się pojawić w związku z korygowaniem informacji o płatności oraz jak systemy finansowe – w tym CONTsup – radzą sobie z tym wyzwaniem. 

Czym jest element Platnosc w KSeF? 

Element Platnosc w fakturze ustrukturyzowanej nie jest obowiązkowy, ale jego wykorzystanie niesie szereg korzyści. Może on zawierać m.in.: 

• informacje o należnościach już otrzymanych do momentu wystawienia faktury (wartość i daty zapłaty), 

• termin płatności (data kalendarzowa lub opisowa), 

• formę płatności, 

• dane rachunku bankowego (numer rachunku, opis, nazwa banku), 

• informacje o wysokości i warunkach skonta. 

Choć wprowadzenie tych danych ma charakter dobrowolny, to w praktyce ułatwia prowadzenie rozrachunków.  

Kluczowe pola w elemencie Platnosc 

Nowa wersja wzoru faktury ustrukturyzowanej, czyli struktura FA(3), szczegółowo reguluje, w jaki sposób dane o płatnościach mają być zapisywane w pliku XML przesyłanym do systemu. Aby zrozumieć, jak KSeF standaryzuje informacje o płatnościach, warto przyjrzeć się dokładniej polom, które znajdują się w elemencie Platnosc.  

Status zapłaty – czy faktura została już uregulowana? 

W pierwszej kolejności określa się czy należność opłacono, jeżeli tak to wypełnia się pole Zaplacono „1”. Następnie należy określić datę zapłaty w formacie RRRR-MM-DD.  Jeżeli fakturę opłacono w częściach należy w polu ZnacznikZaplatyCzesciowej zaznaczyć:  

• „1” jeżeli należność wynikająca z faktury, została zapłacona częściowo 

• „2” jeżeli należność wynikająca z faktury została zapłacona w całości (ale w co najmniej 2 częściach), a ostatnia z nich jest płatnością końcową. 

Następnie należy uzupełnić element ZaplataCzesciowa. Można w nim wskazać nawet do 100 różnych płatności częściowych, a każda z nich powinna zawierać takie dane jak data zapłaty, kwota i forma płatności.  

Termin płatności  

W przypadku faktur przynajmniej w części niezapłaconych ważnym elementem jest określenie terminu płatności. Można to zrobić na dwa sposoby: wskazać konkretną datę w formacie RRRR-MM-DD w polu Termin, albo podać opis w elemencie TerminOpis – np. „7 dni od daty wystawienia faktury”. Co istotne, w strukturze KSeF ten opis rozbito na trzy części: Ilość (np. „7”), Jednostka (np. „dni”) oraz ZdarzeniePoczatkowe (np. „od daty wystawienia faktury”).  

Forma płatności – gotówka, przelew czy coś innego? 

KSeF ujednolicił również sposób oznaczania formy płatności. Wystawca faktury może wskazać jedną z siedmiu predefiniowanych opcji, podając odpowiednią cyfrę: 1 – gotówka, 2 – karta, 3 – bon, 4 – czek, 5 – kredyt, 6 – przelew, 7 – płatność mobilna). Jeśli jednak strony rozliczają się w inny sposób – np. barterem albo za pomocą systemu punktowego – istnieje możliwość użycia pola PlatnoscInna, które należy wypełnić jako „1”, a w polu OpisPlatnosci podać opis zastosowanej formy płatności innej niż wyżej wymienione 7 form.    

Rachunki bankowe – własne i faktora 

Jednym z istotniejszych pól są dane rachunku, na który należy dokonać płatności. W KSeF można wskazać: 

• rachunek własny sprzedawcy (maksymalnie 100 pozycji) w elemencie  RachunekBankowy,  

• rachunek faktora (maksymalnie 20 pozycji) w elemencie RachunekBankowyFaktora, jeśli wierzytelność została przekazana do finansowania.  

W każdym z tych elementów należy podać pełny numer rachunku oraz fakultatywne informacje takie jak: kod SWIFT dla rachunków zagranicznych, typ rachunku własnego, nazwę banku oraz dodatkowe informacje opisujące rachunek. 

Skonto – rabat za wcześniejszą zapłatę 

W strukturze elementu Platnosc znalazło się również miejsce na określenie warunków i wysokości skonta, czyli rabatu za szybsze uregulowanie należności. Wystawca może wskazać skonto uzupełniając dwa pola: WarunkiSkonta, w którym wpisuje się warunek do spełnienia np. płatność w ciągu 7 dni od dnia wystawienia faktury oraz WysokoscSkonta, w którym wpisuje się wysokość obniżki np. „5% wartości netto”.  

Nowoczesne płatności – linki i identyfikatory 

Co ciekawe, KSeF uwzględnia również rozwój płatności elektronicznych. W fakturze można umieścić link do płatności (np. do bramki online), a także unikalny identyfikator płatności KSeF (IPKSeF), nadawany przez agenta rozliczeniowego. Dzięki temu odbiorca, klikając w link, może natychmiast opłacić fakturę w sposób bezpieczny i powiązany bezpośrednio z dokumentem w KSeF. To duży krok w stronę automatyzacji i integracji fakturowania z systemami płatniczymi. 

Dzięki tak szczegółowym polom element Platnosc w KSeF pozwala na wierne odwzorowanie rzeczywistych warunków rozliczenia między stronami transakcji. Odbiorca faktury nie musi interpretować danych na własną rękę, bo wszystkie informacje są zapisane w jednolity, ustrukturyzowany sposób. 

Znaczenie elementu Platnosc dla podatników 

Choć pole Platnosc jest fakultatywne, jego stosowanie może realnie: 

• ułatwić rozliczanie JPK_VAT, 

• zabezpieczyć nabywcę przed odpowiedzialnością solidarną, jeśli numer rachunku jest wskazany i zgodny z białą listą, 

• usprawnić proces windykacji i automatycznego przypisywania płatności w systemach finansowych, 

• ograniczyć ryzyko sporów dotyczących terminów płatności. 

W praktyce wprowadzenie tych danych do faktury ustrukturyzowanej zbliża rozrachunki do pełnej cyfryzacji i automatyzacji. 

Problem korekt danych o płatnościach 

W praktyce gospodarczej dane o płatnościach bywają korygowane – zmienia się termin zapłaty, rachunek bankowy lub warunki finansowania. Do tej pory wiele z tych błędów można było poprawiać za pomocą not korygujących. W KSeF jednak następuje istotna zmiana – noty korygujące nie będą już stosowane. 

Zgodnie z zasadami KSeF, każda zmiana informacji o płatnościach musi być dokonana poprzez wystawienie faktury korygującej. Oznacza to, że jeśli kontrahenci uzgodnią zmianę terminu płatności, sprzedawca musi przygotować nowy dokument, który w polach płatności zawiera skorygowane dane. 

Problem w tym, że w niektórych przypadkach taka faktura korygująca nie wpływa na kwotę do zapłaty. Przykładowo wystawiając fakturę korygującą, w której jest: 

• zmiana samego terminu zapłaty, 

• korekta rachunku bankowego, 

• aktualizacja danych faktora, 

kwota korekty wynosi 0 zł, a jedyną modyfikacją są dane techniczne dotyczące płatności.  

W związku z tym zmiana podejścia do korekt w KSeF rodzi problemy praktyczne. Wiele programów do wystawiania faktur zostało zaprojektowanych w czasach, gdy korekta dotyczyła przede wszystkim pozycji faktury – ilości, ceny czy stawek VAT. Dla wielu systemów finansowych może stanowić to wyzwanie, ponieważ muszą one rejestrować dokument, który formalnie jest fakturą korygującą, ale nie zmienia wartości rozliczeń. Korekta wyłącznie danych płatniczych, bez zmiany wartości, bywa trudna do obsłużenia. 

Jak CONTsup radzi sobie z korektami informacji o płatnościach? 

System CONTsup zaprojektowano z myślą o pełnej zgodności z KSeF i elastycznym podejściu do danych płatniczych. Umożliwia on skorygowanie każdego elementu faktury, w tym informacji o płatnościach, nawet jeśli nie są korygowane pozycje faktury. 

Dzięki temu użytkownik może wystawić fakturę korygującą z wartością 0 zł, która zmienia wyłącznie termin zapłaty, numer rachunku bankowego czy inne szczegóły rozliczenia. System daje pewność, że taka korekta zostanie prawidłowo zarejestrowana w KSeF, bez zakłóceń w raportowaniu. 

To duże ułatwienie dla firm, które często zmieniają warunki płatności w trakcie współpracy z kontrahentami lub korzystają z usług faktoringowych, gdzie aktualizacje rachunków są na porządku dziennym. 

Podsumowanie 

Standaryzacja informacji o płatnościach w KSeF 2.0 jest znaczącym krokiem w stronę przejrzystości i automatyzacji rozrachunków. Dzięki jednoznacznemu opisowi form płatności, rachunków i terminów, przedsiębiorstwa zyskują narzędzie, które minimalizuje ryzyko pomyłek i ułatwia proces monitorowania rozrachunków. 

Mimo zalet standaryzacji płatności, wyzwaniem okazuje się korygowanie danych. Od teraz możliwe wyłącznie za pomocą faktur korygujących, nawet jeśli korekta nie zmienia wartości finansowych dokumentu. Choć dla niektórych systemów jest to problem, nowoczesne programy do fakturowania takie jak CONTsup, wychodzą naprzeciw potrzebom, oferując pełną obsługę korekt płatności bez zakłóceń w procesach rozliczeniowych. 

Wraz z upowszechnieniem KSeF przedsiębiorcy muszą przyzwyczaić się do nowego podejścia, w którym każda informacja o płatności staje się integralną częścią faktury i wymaga pełnej formalizacji. W dłuższej perspektywie takie podejście zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i uprości procesy rozliczeniowe. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.