Jak działa KSeF? Wszystko, co musisz wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur 

Już wkrótce każdy program do wystawiania faktur w Polsce będzie musiał współpracować z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Od 1 lutego 2026 roku dla większych, a od 1 kwietnia 2026 roku większości przedsiębiorców, pojawi się obowiązek pełnego korzystania z KSeF, co oznacza całkowitą rewolucję w sposobie dokumentowania sprzedaży. Dla wielu firm będzie to nie tylko zmiana narzędzia, ale i całej filozofii pracy z fakturami. Jak działa KSeF? Dlaczego go wprowadzono? I co trzeba zrobić, by się do niego przygotować? Sprawdź nasz szczegółowy przewodnik. 

Czym jest KSeF? 

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna baza danych, w której gromadzone będą wszystkie faktury ustrukturyzowane wystawione przez przedsiębiorców w Polsce. Zasadniczo nie jest to program do wystawiania faktur. Jest to ogólnokrajowa platforma teleinformatyczna którą prowadzi Ministerstwo Finansów, stworzona w celu gromadzenia, a następnie udostępniania zgromadzonych faktur. Stąd też określenie „wystawiać faktury w KSeF” ma trochę inne niż potoczne znaczenie. 

Od 1 lutego 2026 roku wszystkie faktury – zarówno sprzedażowe, jak i korygujące – będą musiały być wystawiane w ściśle określonym formacie XML, zgodnym z opublikowanym wzorem tzw. schemy FA(3). Oznacza to, że niezależnie od branży, oprogramowania czy wielkości firmy, każda faktura w Polsce będzie miała tę samą strukturę. 

Wielka baza danych – rewolucja w fakturowaniu 

Dotychczas faktury funkcjonowały w obiegu elektronicznym lub papierowym, ale zawsze w ramach relacji między dwiema stronami transakcji. Po wprowadzeniu KSeF faktura będzie trafiać najpierw do centralnego systemu Ministerstwa Finansów, a dopiero potem do odbiorcy. 

To oznacza, że KSeF stanie się jedynym źródłem prawdy o fakturach – każda wystawiona i otrzymana faktura znajdzie się w tej samej państwowej bazie danych. 

Od 1 lutego/kwietnia 2026 r. co do zasady przedsiębiorcy nie będą mogli wystawić faktury poza KSeF, natomiast te wystawione w jednym ze szczegółowo uregulowanych trybów Offline będą musiały być dostarczone do KSeF w ściśle określonym terminie. W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnego fakturowania i przejście na zautomatyzowany, elektroniczny obieg dokumentów. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców wybiera programy takie jak CONTsup, który w pełni integruje się z KSeF i pozwala przygotować się do zmian w sposób płynny, bezproblemowy i zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów. 

Najważniejsze zasady działania KSeF 

Krajowy System e-Faktur wprowadza cztery kluczowe zasady, które diametralnie zmieniają sposób funkcjonowania dokumentów księgowych w Polsce. 

1. Faktura musi być zgodna ze schemą FA(2) lub FA(3) 

Każda faktura przesyłana do KSeF musi zostać wygenerowana w ściśle określonej strukturze logicznej, czyli zgodnie z obowiązującą schemą Ministerstwa Finansów: 

  • Do 31 stycznia 2026 roku obowiązuje wzór FA(2), 
  • Od 1 lutego 2026 roku – nowy wzór FA(3). 

Ten wymóg eliminuje dowolność w tworzeniu faktur – nie będzie już możliwe wstawianie dowolnych pól czy elementów graficznych. Zamiast tego, wszystkie dane będą zapisane w formacie XML, co pozwala systemowi automatycznie je odczytywać, analizować i weryfikować.  

W programie CONTsup te procesy odbywają się w tle – użytkownik wystawia fakturę jak dotychczas, a system sam dba o odpowiedni format i zgodność ze schemą KSeF. W razie konieczności system wyświetla podpowiedzi lub informacje o wymogach związanych z KSeF. 

Dzięki temu uproszczeniu KSeF umożliwia pełną standaryzację danych, co przyspiesza kontrole podatkowe, automatyzuje księgowanie i minimalizuje ryzyko błędów.  

2. Każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF 

Po przyjęciu dokumentu przez system, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF, który jest niepowtarzalny w skali całego kraju. To ogromna zmiana w porównaniu do dotychczasowych numeracji, które były unikalne wyłącznie w obrębie jednej firmy. 

Numer KSeF pozwala jednoznacznie zidentyfikować każdą fakturę – niezależnie od wystawcy, odbiorcy czy branży. To narzędzie nie tylko ułatwia kontrolę i weryfikację dokumentów, ale także zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. 

3. Faktura istnieje od momentu wysłania do KSeF 

Zgodnie z zasadami systemu, faktura powstaje w momencie wysłania jej do KSeF. Oznacza to, że dokument, którego nie przesłano do systemu, formalnie nie istnieje. Nie można się na niego powoływać ani w księgowości, ani w rozliczeniach podatkowych. 

Od 1 lutego 2026 roku MF wprowadzi tryb Offline24, który pozwoli wystawiać faktury bez konieczności ich natychmiastowego wysyłania do KSeF. Jest to istotne w przypadku braku dostępu do Internetu lub gdy nie ma możliwości każdorazowego oczekiwania na otrzymanie potwierdzenia przyjęcia faktury z KSeF. W tym trybie przedsiębiorca będzie mógł bez połączenia z KSeF wygenerować fakturę w wymaganej strukturze, a nawet wydrukować i wydać kontrahentowi jej papierowy obraz. Dokument jednak i tak będzie trzeba przesłać do KSeF najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Podobne zasady będą obowiązywały w przypadku niedostępności lub awarii systemu. 

Rozwiązanie to ma charakter wyjątkowy – główną zasadą pozostaje bowiem, że faktura istnieje dopiero po akceptacji przez system. 

4. Faktura jest uznawana za dostarczoną w chwili nadania numeru KSeF 

Kolejna istotna zmiana dotyczy momentu doręczenia faktury do kontrahenta. W systemie KSeF dokument uznaje się za doręczony w chwili nadania mu numeru identyfikacyjnego – niezależnie od tego, czy odbiorca faktycznie pobrał go z systemu. 

Oznacza to, że terminy płatności, rozliczeń i niektórych obowiązków podatkowych będą liczone od momentu zatwierdzenia faktury przez KSeF, a nie od chwili jej fizycznego otrzymania przez kontrahenta. 

Co te zasady oznaczają dla przedsiębiorców? 

Wprowadzenie KSeF wymusi na firmach szereg zmian w codziennej pracy: 

  • Brak możliwości wystawienia faktury bez dostępu do Internetu – jeśli system KSeF nie działa lub nie ma połączenia z siecią, faktura nie może zostać formalnie wystawiona (poza trybem Offline). 
  • Konieczność korzystania z oprogramowania zintegrowanego z KSeF – zasadniczo przedsiębiorcy będą mogli używać tzw. Aplikacji Podatnika KSeF, która jest prostym dodatkiem do całego systemu, umożliwiającym wystawienie faktury w KSeF. Jest ona jednak dość ograniczona i niewygodna w codziennej pracy. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie nowoczesny program do wystawiania faktur, który automatycznie łączy się z KSeF, odbiera i przesyła dokumenty w odpowiednim formacie. 
  • Regularne wystawianie i wysyłanie faktur – daty wysyłki do KSeF będą decydować o momencie powstania obowiązku podatkowego, dlatego proces fakturowania będzie musiał odbywać się na bieżąco. 
  • Regularne odbieranie faktur z KSeF – terminy płatności zaczną biec od chwili wystawienia faktury w systemie, nawet jeśli odbiorca jeszcze jej nie pobrał. 

Jak przygotować firmę do pracy w KSeF? 

Przejście na KSeF wymaga od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania. Oto najważniejsze kroki: 

  1. Wybierz oprogramowanie zintegrowane z KSeF – najlepiej takie jak program do wystawiania faktur CONTsup, który automatycznie wysyła i odbiera dokumenty z systemu i obsługuje schemę FA(2) i FA(3)  
  1. Zweryfikuj dane w firmie – upewnij się, że wszystkie dane kontrahentów, NIP-y i adresy są aktualne i zgodne z wymaganym formatem. 
  1. Przeszkol zespół – KSeF zmienia sposób pracy z fakturami, dlatego kluczowe jest przygotowanie księgowości, handlowców i osób wystawiających dokumenty. 
  1. Przetestuj procesy – zanim obowiązek wejdzie w życie, warto przećwiczyć proces wystawiania i odbioru faktur, nawet w okresie KSeF fakultatywnego. 

Zalety i wyzwania KSeF 

Choć dla wielu firm KSeF wydaje się biurokratycznym obowiązkiem, system ten przynosi również szereg korzyści: 

  • skrócenie czasu kontroli podatkowych, 
  • automatyzacja księgowań, 
  • eliminacja błędów w danych, 
  • brak konieczności archiwizacji papierowych faktur (KSeF przechowuje je przez 10 lat), 
  • zwiększone bezpieczeństwo danych i pewność dostarczenia dokumentów. 

Wyzwania? Przede wszystkim: 

  • konieczność dostosowania oprogramowania, 
  • zmiana przyzwyczajeń pracowników, 
  • ryzyko przestojów w razie problemów z dostępem do Internetu. 

Z pomocą przychodzi tu CONTsup, który automatyzuje większość procesów, dba o poprawny format i przechowuje historię faktur w jednym miejscu. Dzięki temu przejście na KSeF jest dużo prostsze i bezstresowe. 

Podsumowanie 

Krajowy System e-Faktur to największa zmiana w polskim systemie fakturowania od lat. Od 1 lutego 2026 roku faktury będą musiały trafiać do KSeF, zostać zatwierdzone i oznaczone unikalnym numerem. W praktyce oznacza to całkowitą cyfryzację obiegu faktur i koniec „papierologii”. 

Dlatego już teraz warto wdrożyć odpowiedni program do wystawiania faktur zintegrowany z KSeF, który automatycznie zadba o poprawny format, wysyłkę i odbiór dokumentów. Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania, tym płynniej Twoja firma przejdzie przez nadchodzącą rewolucję

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb. 

Chcesz bezpłatnie przetestować aplikację CONTsup?

Zarejestruj się