Integracja CONTsup z Krajowym Systemem e-Faktur

Zdajemy sobie sprawę, że w obliczu zbliżającego się obowiązku korzystania z KSeF, nie tylko sam fakt integracji z KSeF, ale również jej kompleksowość oraz kompletność, stają się jednym z głównych kryteriów wyboru programu do fakturowania. Prawidłowo zintegrowany program powinien nie tylko wykorzystywać szerokie możliwości KSeF, ale również niwelować problemy, związane z koniecznością korzystania z tego systemu. Powinien nie tylko być zgodny z prawem, ale przede wszystkim stanowić niezawodną, efektywną i bezproblemową ścieżkę do cyfrowej przyszłości. Poniżej przedstawiamy szczegółową specyfikację dowodzącą, że aplikacja CONTsup to doskonały program do KSeF.  

CONTsup to kompleksowe narzędzie, które zapewnia pełną obsługę faktur ustrukturyzowanych w każdym aspekcie: od elastycznej konfiguracji, przez precyzyjne generowanie plików XML, po bezpieczną wysyłkę i automatyczne pobieranie i odczytywanie dokumentów kosztowych. W każdym z tych obszarów program wyróżnia się elastycznością, szczegółowością i łatwością użytkowania.

Ustawienia integracji z KSeF 

W CONTsup wierzymy, że oprogramowanie powinno dopasować się do Twoich potrzeb, a nie odwrotnie. Dlatego zaprojektowaliśmy konfigurację integracji z KSeF tak, aby zapewniała maksymalną elastyczność i mogła łatwo dostosować się do specyfiki każdej firmy — bez względu na jej wielkość czy branżę. Użytkownik może wybrać, w jaki sposób program ma współpracować z KSeF — zarówno przy wystawianiu, jak i przy pobieraniu faktur. Najważniejsze cechy systemu to: 

Rozdzielenie ustawień dotyczących wystawiania i pobierania faktur z KSeF

Dzięki temu możesz samodzielnie zdecydować, czy chcesz tylko wysyłać faktury do KSeF, tylko pobierać faktury z KSeF czy obsługiwać oba procesy jednocześnie. To rozwiązanie jest szczególnie ważne w okresie przejściowym (01.02.2026-01.04.2026), gdy dla niektórych firm obowiązek odbierania dokumentów z KSeF rozpocznie się wcześniej niż obowiązek ich wystawiania. 

Elastyczne zarządzanie kluczami autoryzacyjnymi

W obecnie obowiązującej wersji KSeF 1.0 użytkownicy CONTsup autoryzują się w KSeF zapisywanym w aplikacji tokenem autoryzacyjnym. Po przełączeniu na KSeF 2.0 podstawą autoryzacji będzie token autoryzacyjny (w okresie do końca 2026 roku) lub certyfikat typu 1 (uwierzytelniający). W aplikacji zapisywany będzie również certyfikat typu 2 (służący do podpisywania linku do weryfikacji wystawcy).

Wysyłanie faktur do KSeF

Masz do wyboru kilka możliwości:  

• Wysyłanie Automatyczne – faktura trafi do KSeF natychmiast po jej wystawieniu, minimalizując Twoje zaangażowanie.
• Wysyłanie Manualne – dokument jest zapisywany na Liście dokumentów własnych, a wysyłka następuje po kliknięciu przycisku Wyślij do KSeF. To idealne rozwiązanie, jeśli preferujesz dodatkową weryfikację lub jeżeli planujesz korzystać z trybu Offline24.
• Tylko generowanie pliku XML – aplikacja generuje wyłącznie plik XML. Nie wysyła go do KSeF, lecz udostępnia do pobrania, abyś mógł wykorzystać go według własnych potrzeb. 
• Brak integracji wysyłania.

Tryb wystawiania faktur w KSeF

W przypadku KSeF 1.0 zawsze dostępny jest jedynie tryb Online. Przy integracji z KSeF 2.0 podczas manualnej wysyłki możesz wybrać wystawianie w trybie Online lub Offline. Dzięki temu masz możliwość pracy nawet przy przejściowych problemach z dostępem do Internetu.

Pobieranie faktur z KSeF 

Masz do wyboru następujące możliwości: 

• Pobieranie z KSeF – pełne i zautomatyzowane pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF.
• Tylko dodawanie plików – możliwość wczytywania plików XML z dysku, co zapewnia alternatywny kanał wczytywania dokumentów. 
• Brak integracji pobierania.

Dzięki temu CONTsup pozwala Ci dokładnie dopasować organizację pracy z fakturami do potrzeb Twojej firmy — niezależnie, czy jesteś dopiero na etapie przygotowania się do KSeF, czy już chcesz pełnej automatyzacji. 

Generowanie plików XML 

W CONTsup od dawna koncentrujemy się na kompleksowym odwzorowaniu możliwości KSeF. Nasz system generowania plików XML jest w pełni dostosowany do wymogów faktury ustrukturyzowanej: 

• Obsługa różnych rodzajów faktur – w tym również faktur zaliczkowych, końcowych (rozliczających), korygujących, faktur krajowych i dla kontrahentów zagranicznych, złotówkowych i walutowych. Bez względu na specyfikę, CONTsup generuje prawidłowy plik XML. Dzięki temu jest uniwersalnym programem do faktur dla firm prowadzących różnorodną działalność.
• Obsługa wszystkich ról podmiotów trzecich przewidzianych w KSeF – włącznie z Pracownikiem. 
• Fakturowanie jednostek specjalnych – CONTsup obsługuje wystawianie faktur ustrukturyzowanych dotyczących Jednostek podrzędnych JST oraz Członków grupy VAT. System automatycznie podpowiada dodanie wymaganego „Innego Podmiotu” z właściwą rolą, gdy tylko oznaczysz odpowiednią opcję w formularzu wystawiania dokumentu. Możesz też trwale oznaczyć kontrahenta wymagającego takich danych — wtedy aplikacja sama zaproponuje dodanie właściwego podmiotu przy każdej kolejnej fakturze.  
• Generowanie prawidłowych oznaczeń towarów/usług – takich jak np. Kod GTIN, Symbol CN, Symbol PKOB, Akcyza w cenie, GTU, Procedura. W przypadku, gdy lista możliwych wartości danego oznaczenia wynika ze specyfikacji KSeF, również w naszej aplikacji dostępne są te same opcje do wyboru. 
• Prawidłowe generowanie wszystkich możliwych adnotacji przewidzianych w KSeF.
• Uwzględnianie wszystkich sposobów płatności przewidzianych w KSeF. 
• Korygowanie dowolnych elementów faktury – aplikacja umożliwia korygowanie wszystkich elementów dokumentu, w szczególności tych, które dotychczas były zmieniane za pomocą not korygujących (które zostaną zlikwidowane). 
• Fakturowanie osób fizycznych – aplikacja umożliwia (opcja do wyboru) wystawianie faktur ustrukturyzowanych również dla osób fizycznych — na takich samych zasadach jak dla firm. 

Dzięki tak kompleksowej integracji masz pewność, że każdy wystawiony w CONTsup dokument spełnia wszystkie wymogi KSeF. Nawet niestandardowe sytuacje wymagające nietypowej treści faktury nie staną się dla Ciebie problemem. Aplikacja poprawnie odwzorowuje strukturę e-faktury niezależnie od rodzaju dokumentu, waluty, odbiorcy czy stopnia skomplikowania. Każdy plik XML jest zgodny ze standardem KSeF, co gwarantuje pełną poprawność i bezpieczeństwo Twojego procesu fakturowania. 

Równocześnie system generuje obrazy faktur w PDF, zawierające wymagane w KSeF 2.0 kody QR. Dzięki obsłudze certyfikatów KSeF typu drugiego, możliwe jest prawidłowe generowanie podglądów faktur przed ich wysłaniem do KSeF (tryb Offline), tj. z umieszczonymi w nich dwoma kodami QR. W efekcie masz zapewnioną pełną zgodność z wymogami KSeF również, gdy faktura (obraz faktury) trafia do kontrahenta poza system. 

Wysyłanie wystawionych faktur do KSeF 

Generowanie faktury to dopiero połowa sukcesu — drugi krok to jej wysyłka do systemu KSeF. W CONTsup możesz to zrobić w sposób: automatyczny, manualny lub całkowicie z niej zrezygnować, jeżeli chcesz jedynie wygenerować plik XML. Aby wysyłka faktur do KSeF przebiegała sprawnie i bezbłędnie, CONTsup oferuje funkcje, które ułatwiają kontrolę, monitorowanie i poprawność całego procesu: 

Automatyczna kontrola daty wystawienia

System weryfikuje zgodność daty wystawienia z wybranym trybem zarówno podczas tworzenia dokumentu jak i podczas jego wysyłania do KSeF. Aplikacja blokuje wystawienie dokumentu z błędną datą. Przy manualnej wysyłce system albo blokuje wysyłkę niezgodną z wymogami KSeF (1.0), albo wyświetla alert o konsekwencjach opóźnionej wysyłki, pozostawiając decyzję użytkownikowi (brak kar za opóźnioną wysyłkę do końca 2026 roku). W rezultacie system chroni Cię przed błędami i potencjalnymi sankcjami związanymi z nieprawidłowymi datami. 

Walidacja wygenerowanego pliku XML

Stworzony plik jest automatycznie walidowany z użyciem wytycznych Ministerstwa Finansów. Dzięki temu przesłanie do KSeF pliku zawierającego błędy formalne jest niemożliwe. 

Ikony KSeF na liście dokumentów

Kolor i opis ikony pokazują aktualny status wysyłki dokumentu. Po kliknięciu otrzymujesz pełny zestaw informacji: status wysyłki danego dokumentu, wymagany termin jego wysłania do KSeF (wyliczany przez system), datę faktycznej wysyłki, datę przyjęcia czy otrzymany numer KSeF. Dzięki temu masz komplet informacji o stanie wysyłki w jednym miejscu. 

Lista wysyłek urzędowych

Możesz w niej sprawdzić m.in. status wysyłki, identyfikatory sesji, oznaczenie ewentualnych błędów oraz pobrać UPO. W ten sposób masz szybki dostęp do pełnej historii i dowodów wysyłek. 

Alert Niezakończona wysyłka KSeF 

To Twoje koło ratunkowe. Przypomina o wszystkich fakturach, które nie zostały skutecznie wysłane do KSeF. Co więcej, przy próbie wylogowania system sprawdzi ten alert i wyświetli przypomnienie, jeżeli znajdują się w nim jakieś pozycje. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko opóźnień w wysyłaniu faktur do KSeF i nic nie umknie Twojej uwadze. 

Wysyłanie faktur mailem do kontrahentów

CONTsup umożliwia wysyłkę faktury (automatyczną lub manualną) mailem do kontrahenta z poziomu aplikacji. Domyślnie wysyłka faktury do klienta następuje po przesłaniu faktury do KSeF i wygenerowaniu jej obrazu. Natomiast w trybie wystawiania Offline jest dodatkowa możliwość automatycznej wysyłki faktury bezpośrednio po jej wystawieniu, czyli przed wysłaniem do KSeF. Tym samym sprawnie przekazujesz faktury klientom, niezależnie od trybu pracy z KSeF. 

Dzięki tym funkcjom możesz w pełni zautomatyzować proces wystawiania i wysyłania faktury — zarówno do KSeF, jak i e-mailem do kontrahenta — tak aby całość odbywała się po jednym kliknięciu. Jeśli wolisz większą kontrolę, możesz też podzielić cały proces na etapy i decydować o każdym kroku samodzielnie. W tym drugim przypadku na pewno nie zapomnisz o dokończeniu procesu – przypomni Ci o tym odpowiedni alert. 

Pobieranie faktur kosztowych z KSeF 

Jednym z większych wyzwań, które niesie za sobą obowiązek korzystania z KSeF, jest konieczność odbierania faktur kosztowych od dostawców, którzy wystawiają je w systemie. W związku z brakiem jakichkolwiek zawiadomień z KSeF, wymaga to regularnego sprawdzania listy faktur, tak aby nie przeoczyć żadnego dokumentu. CONTsup w pełni automatyzuje także tę część procesu. 

Aby dać Ci maksymalny komfort: 

• Aplikacja każdej nocy łączy się z KSeF i automatycznie sprawdza, czy nie pojawiły się nowe faktury kosztowe. Dzięki temu nie musisz pamiętać o codziennym sprawdzaniu KSeF.

• Jeżeli w KSeF są nowe faktury wystawione na Twój NIP aplikacja pobiera ich listę i trwale zapisuje w systemie. Są one widoczne w specjalnym alercie „Faktury do pobrania z KSeF”. To znaczące ułatwienie organizacyjne. 

• Jeżeli chcesz, codziennie rano możesz otrzymywać e-mailowe zestawienie alertów. Możesz zadecydować, kto ma je otrzymywać – czy wszyscy pracownicy? Czy tylko wybrani użytkownicy? Dzięki temu informacja o nowych dokumentach dostępna jest nawet bez logowania do aplikacji. 

• Możesz też oznaczyć konkretne faktury w alercie jako Ignorowane (np. podejrzane, tzw. „scamowe”) — dzięki temu nie będą pobierane ponownie, ani wyświetlane w alertach, a Ty będziesz miał gotową listę przypadków „do wyjaśnienia”. Opcja ta pozwala Ci mieć pełną kontrolę nad tym, co trafia na Twoją listę dokumentów. Z drugiej strony taki dokument możesz również pobrać i zapisać na Liście dokumentów jako Odrzucony. 

• Oprócz faktur kosztowych, system pozwala na pobranie z KSeF również Twoich faktur sprzedażowych (po numerze KSeF). Ta możliwość dostępna jest także przy wczytywaniu plików z dysku. 

• Faktury pobierane z KSeF nie są wliczane do limitów dokumentów! Ich pobieranie i ewidencjonowanie w naszej aplikacji jest bezpłatne i nieograniczone ilościowo. Jest to ogromna korzyść, dzięki której optymalizujesz koszty prowadzenia działalności, zwłaszcza w sytuacji, gdy liczba takich dokumentów nie jest w pełni zależna od Ciebie. 

Korzystając z możliwości naszego systemu w ogóle nie musisz pamiętać o pobieraniu faktur z KSeF. System sam wskaże Ci moment, kiedy Twoje działanie jest potrzebne. Pozwoli Ci również na elastyczne zarządzanie strumieniem otrzymywanych dokumentów. 

Odczytywanie faktur pobranych z KSeF 

Pobrane z KSeF faktury w formie plików XML to jedno — ale równie ważne jest, by dane zawarte w niezrozumiałym dla przeciętnej osoby pliku XML zostały czytelnie przedstawione. W CONTsup ten proces jest błyskawiczny i intuicyjny. Aplikacja skutecznie przekształca surowy plik XML w użyteczny dokument finansowy. 

Jak wygląda u nas ten proces? 

• Po pobraniu faktury program automatycznie wygeneruje czytelny podgląd PDF (dla struktur FA(2) oraz FA(3)) i zapisze go jako jeden z załączników dokumentu na Liście dokumentów roboczych. Opisy są krótkie i czytelne, a podgląd ma przejrzystą formę graficzną. Dzięki temu szybciej odnajdziesz kluczowe informacje. System odczytuje wszystkie sekcje faktury, włącznie z załącznikami. Nagłówek podglądu PDF dodatkowo zawiera numer KSeF, co ułatwia korzystanie z dokumentu poza aplikacją (wszystkie niezbędne dane w treści PDF).  

• Faktury — kosztowe i sprzedażowe — są interpretowane, a ich treść, towary/usługi, stawki, kontrahenci — zapisywana w dokumencie roboczym. System automatycznie identyfikuje kontrahenta. Jeżeli nie znajduje go na Liście kontrahentów lub wykryje rozbieżności w danych, oznacza dokument jako zawierający możliwe błędy. Błędy te prezentowane są w specjalnej, czytelnej tabeli. Jeżeli nazwa kontrahenta pojawi się w innej wersji zapisu, możesz dodać ją jako alias nazwy. Dzięki temu przy kolejnych importach system automatycznie rozpozna tę formę jako poprawną. 

• W przypadku faktur korygujących oraz zaliczkowych końcowych (rozliczających) system automatycznie rozpoznaje faktury korygowane/zaliczkowe. W przypadku ich braku w bazie danych prezentowane są kompletne dane takiej faktury, pobrane z pliku XML.  

• Prawidłowo odczytywane są wszystkie faktury korygujące, niezależnie od sposobu korygowania pozycji faktury (sposób uniwersalny lub korekta saldem). 

• W ustawieniach możesz włączyć opcję automatycznego rozpoznawania towarów/usług z Twojej własnej listy. Pozwala to na uporządkowanie dokumentów i łatwiejsze ich wykorzystanie na potrzeby analiz. 

Dzięki temu pobrane faktury w większości przypadków wymagają jedynie przejrzenia i zatwierdzenia jednym kliknięciem. 

Dlaczego warto zdecydować się na integrację z KSeF z CONTsup? 

Wybierając CONTsup, zyskujesz: 

• Pełną zgodność z obowiązującymi i nadchodzącymi wymogami KSeF — zarówno pod względem wystawiania, jak i odbierania faktur. 

• Automatyzację procesów: od generowania XML, przez wysyłkę, po pobieranie, zawiadomienia mailowe i czytelny podgląd faktur — wszystko dostępne w jednym miejscu. 

• Elastyczność i możliwość dostosowania — sam decydujesz czy chcesz działać automatycznie, czy manualnie? Czy chcesz jedynie generować pliki, czy wolisz pełną obsługę e-faktur?

• Spokój i oszczędność czasu — dzięki wielokrotnym sprawdzeniom i walidacjom nie popełnisz błędu. Natomiast automatyzacja i zawiadomienia mailowe pozwolą Ci skrócić czas spędzony na pracy z fakturami. 

• Gotowość „na wszelki wypadek” — szeroka obsługa również rzadko spotykanych elementów faktury sprawia, że wystawienie dokumentu o niestandardowej treści nie stanowi żadnego wyzwania. 

Jeśli szukasz programu do KSeF, który nie tylko odpowiada obecnym standardom, ale także przyszłościowo zabezpiecza Twoją firmę — CONTsup to rozwiązanie, które zasługuje na uwagę. Sprawdź naszą ofertę!