Integracja CONTsup z Krajowym Systemem e-Faktur

Zdajemy sobie sprawę, że w obliczu obowiązku korzystania z KSeF, nie tylko sam fakt integracji z KSeF, ale również jej kompleksowość oraz kompletność, stają się jednym z głównych kryteriów wyboru programu do fakturowania. Prawidłowo zintegrowany program powinien nie tylko wykorzystywać szerokie możliwości KSeF, ale również niwelować problemy, związane z koniecznością korzystania z tego systemu. Powinien nie tylko być zgodny z prawem, ale przede wszystkim stanowić niezawodną, efektywną i bezproblemową ścieżkę do cyfrowej przyszłości. Poniżej przedstawiamy szczegółową specyfikację dowodzącą, że aplikacja CONTsup to doskonały program do KSeF.  

Niezależnie od tego czy korzystasz z Prostego programu do faktur KSeF, czy też z Kompleksowego Programu do Zarządzania finansami firmy, CONTsup to kompleksowe narzędzie, które zapewnia pełną obsługę faktur ustrukturyzowanych w każdym aspekcie: od elastycznej konfiguracji, przez precyzyjne generowanie plików XML, po bezpieczną wysyłkę i automatyczne pobieranie i odczytywanie dokumentów kosztowych. W każdym z tych obszarów program wyróżnia się elastycznością, szczegółowością i łatwością użytkowania.

Ustawienia integracji z KSeF 

W CONTsup wierzymy, że oprogramowanie powinno dopasować się do Twoich potrzeb, a nie odwrotnie. Dlatego zaprojektowaliśmy konfigurację integracji z KSeF tak, aby zapewniała maksymalną elastyczność i mogła łatwo dostosować się do specyfiki każdej firmy — bez względu na jej wielkość czy branżę. Użytkownik może wybrać, w jaki sposób program ma współpracować z KSeF — zarówno przy wystawianiu, jak i przy pobieraniu faktur. Najważniejsze cechy systemu to: 

Rozdzielenie ustawień dotyczących wystawiania i pobierania faktur z KSeF

Dzięki temu możesz samodzielnie zdecydować, czy chcesz tylko wysyłać faktury do KSeF, tylko pobierać faktury z KSeF czy obsługiwać oba procesy jednocześnie. To rozwiązanie jest szczególnie ważne w okresie przejściowym (01.02.2026-01.04.2026). Wtedy dla niektórych firm obowiązek odbierania dokumentów z KSeF rozpocznie się wcześniej niż obowiązek ich wystawiania. 

Elastyczne zarządzanie kluczami autoryzacyjnymi

Podstawą autoryzacji jest token autoryzacyjny (w okresie do końca 2026 roku) lub certyfikat typu 1 (uwierzytelniający). W aplikacji zapisywany jest również certyfikat typu 2 (służący do podpisywania linku do weryfikacji wystawcy).

Wysyłanie faktur do KSeF

Masz do wyboru kilka możliwości:  

• Wysyłanie Automatyczne – faktura trafi do KSeF natychmiast po jej wystawieniu, minimalizując Twoje zaangażowanie.
• Wysyłanie Manualne – dokument jest zapisywany na Liście dokumentów własnych, a wysyłka następuje po kliknięciu przycisku Wyślij do KSeF. To idealne rozwiązanie, jeśli preferujesz dodatkową weryfikację lub jeżeli planujesz korzystać z trybu Offline24.
• Tylko generowanie pliku XML – aplikacja generuje wyłącznie plik XML. Nie wysyła go do KSeF, lecz udostępnia do pobrania, abyś mógł wykorzystać go według własnych potrzeb. 
• Brak integracji wysyłania.

Tryb wystawiania faktur w KSeF

Podczas manualnej wysyłki możesz wybrać wystawianie w trybie Online lub Offline. Dzięki temu masz możliwość pracy nawet przy przejściowych problemach z dostępem do Internetu.

Pobieranie faktur z KSeF 

Masz do wyboru następujące możliwości: 

• Pobieranie z KSeF – pełne i zautomatyzowane pobieranie faktur bezpośrednio z KSeF.
• Tylko dodawanie plików – możliwość wczytywania plików XML z dysku, co zapewnia alternatywny kanał wczytywania dokumentów. 
• Brak integracji pobierania.

Dzięki temu CONTsup pozwala Ci dokładnie dopasować organizację pracy z fakturami do potrzeb Twojej firmy — niezależnie, czy jesteś dopiero na etapie przygotowania się do KSeF, czy już chcesz pełnej automatyzacji. 

Generowanie plików XML 

W CONTsup od dawna koncentrujemy się na kompleksowym odwzorowaniu możliwości KSeF. Dzięki temu masz pewność, że każdy wystawiony w CONTsup dokument spełnia wszystkie wymogi KSeF. Nawet niestandardowe sytuacje wymagające nietypowej treści faktury nie staną się dla Ciebie problemem. Aplikacja poprawnie odwzorowuje strukturę e-faktury niezależnie od rodzaju dokumentu, waluty, odbiorcy czy stopnia skomplikowania. Każdy plik XML jest zgodny ze standardem KSeF, co gwarantuje pełną poprawność i bezpieczeństwo Twojego procesu fakturowania. 

Nasz system generowania plików XML jest w pełni dostosowany do wymogów faktury ustrukturyzowanej: 

Obsługa różnych rodzajów faktur

CONTsup obsługuje faktury podstawowe VAT oraz VAT marża. Obsługuje również faktury zaliczkowe, końcowe (rozliczające), korygujące. Można wystawiać faktury krajowe i dla kontrahentów zagranicznych, złotówkowe i walutowe. Bez względu na specyfikę, CONTsup generuje prawidłowy plik XML. Dzięki temu jest uniwersalnym programem do faktur dla firm prowadzących różnorodną działalność.

Prawidłowe zapisywanie podmiotów niezależnie od wymogów

W fakturach CONTsup można uwzględniać wszystkie 11 ról podmiotów trzecich przewidzianych w KSeF – włącznie z Pracownikiem. Możliwe jest również dodawanie Podmiotów 3 z samodzielnie określoną rolą Inna.

CONTsup obsługuje wystawianie faktur ustrukturyzowanych dotyczących Jednostek podrzędnych JST oraz Członków grupy VAT, również tych korzystających z Identyfikatora Wewnętrznego KSeF. System automatycznie podpowiada dodanie wymaganego „Innego Podmiotu” z właściwą rolą, gdy tylko oznaczysz odpowiednią opcję w formularzu wystawiania dokumentu. Możesz też trwale oznaczyć kontrahenta wymagającego takich danych — wtedy aplikacja sama zaproponuje dodanie właściwego podmiotu przy każdej kolejnej fakturze.  

Pełny katalog oznaczeń, adnotacji i sposobów płatności

Oznaczenia towarów/usług – takie jak np. Kod GTIN, Symbol CN, Symbol PKOB, Akcyza w cenie, GTU, Procedura – są prawidłowo zapisywane w fakturze. W przypadku, gdy lista możliwych wartości danego oznaczenia wynika ze specyfikacji KSeF, również w naszej aplikacji dostępne są te same opcje do wyboru. 

Prawidłowe generowane są wszystkich możliwych adnotacji przewidzianych w KSeF.

W CONTsup Uwzględniliśmy również możliwość używania wszystkich sposobów płatności przewidzianych w KSeF, a także prawidłowego dodawania własnych sposobów płatności.

Bezbłędne i szybkie faktury korygujące

Aplikacja umożliwia korygowanie wszystkich elementów dokumentu, w szczególności tych, które dotychczas były zmieniane za pomocą not korygujących (które zostaną zlikwidowane). Dzięki intuicyjnemu formularzowi oraz automatycznemu kopiowaniu danych większość faktur korygujących wystawisz po kilku kliknięciach.

Fakturowanie osób fizycznych – aplikacja umożliwia (opcja do wyboru) wystawianie faktur ustrukturyzowanych również dla osób fizycznych — na takich samych zasadach jak dla firm. 

Wysyłanie wystawionych faktur do KSeF 

Generowanie faktury to dopiero połowa sukcesu — drugi krok to jej wysyłka do systemu KSeF. W CONTsup możesz to zrobić w sposób: automatyczny, manualny lub całkowicie z niej zrezygnować, jeżeli chcesz jedynie wygenerować plik XML. Aby wysyłka faktur do KSeF przebiegała sprawnie i bezbłędnie, CONTsup oferuje funkcje, które ułatwiają kontrolę, monitorowanie i poprawność całego procesu: 

Automatyczna kontrola daty wystawienia

System weryfikuje zgodność daty wystawienia z wybranym trybem zarówno podczas tworzenia dokumentu jak i podczas jego wysyłania do KSeF. Aplikacja blokuje wystawienie dokumentu z błędną datą. Przy manualnej wysyłce system wyświetla alert o konsekwencjach opóźnionej wysyłki, pozostawiając decyzję użytkownikowi (brak kar za opóźnioną wysyłkę do końca 2026 roku). W rezultacie system chroni Cię przed błędami i potencjalnymi sankcjami związanymi z nieprawidłowymi datami.

Walidacja wygenerowanego pliku XML

Stworzony plik jest automatycznie walidowany z użyciem wytycznych Ministerstwa Finansów. Dzięki temu przesłanie do KSeF pliku zawierającego błędy formalne lub ze zdublowanym numerem jest niemożliwe. 

Ikony KSeF na liście dokumentów

Kolor i opis ikony pokazują aktualny status wysyłki dokumentu. Po kliknięciu otrzymujesz pełny zestaw informacji: status wysyłki danego dokumentu, wymagany termin jego wysłania do KSeF (wyliczany przez system), datę faktycznej wysyłki, datę przyjęcia czy otrzymany numer KSeF. Dzięki temu masz komplet informacji o stanie wysyłki w jednym miejscu. 

Lista wysyłek urzędowych

Możesz w niej sprawdzić m.in. status wysyłki, identyfikatory sesji, oznaczenie ewentualnych błędów oraz pobrać UPO. W ten sposób masz szybki dostęp do pełnej historii i dowodów wysyłek. 

Alert Niezakończona wysyłka KSeF 

To Twoje koło ratunkowe. Przypomina o wszystkich fakturach, które nie zostały skutecznie wysłane do KSeF. Co więcej, przy próbie wylogowania system sprawdzi ten alert i wyświetli przypomnienie, jeżeli znajdują się w nim jakieś pozycje. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko opóźnień w wysyłaniu faktur do KSeF i nic nie umknie Twojej uwadze. 

Wysyłanie faktur mailem do kontrahentów

CONTsup umożliwia wysyłkę faktury (automatyczną lub manualną) mailem do kontrahenta z poziomu aplikacji. Domyślnie wysyłka faktury do klienta następuje po przesłaniu faktury do KSeF i wygenerowaniu jej obrazu. Natomiast w trybie wystawiania Offline jest dodatkowa możliwość automatycznej wysyłki faktury bezpośrednio po jej wystawieniu, czyli przed wysłaniem do KSeF. Ta opcja działa tylko w przypadkach gdy jest to dopuszczalne, tj. w fakturach dla kontrahentów bez NIP. Tym samym sprawnie przekazujesz faktury klientom, niezależnie od trybu pracy z KSeF. 

Dzięki tym funkcjom możesz w pełni zautomatyzować proces wystawiania i wysyłania faktury — zarówno do KSeF, jak i e-mailem do kontrahenta — tak aby całość odbywała się po jednym kliknięciu. Jeśli wolisz większą kontrolę, możesz też podzielić cały proces na etapy i decydować o każdym kroku samodzielnie. W tym drugim przypadku na pewno nie zapomnisz o dokończeniu procesu – przypomni Ci o tym odpowiedni alert. 

Generowanie plików PDF 

System generuje obrazy faktur w PDF, zawierające wymagane kody QR. Tworzy je zgodnie z samodzielnie wybranym w ustawieniach integracji z KSeF wzorem: 

• Tradycyjny wzór dokumentu, wybrany w formularzu wystawiania faktury. Może on zawierać elementy nie zawarte w pliku XML (o ile nie wpływają one na treść faktury), np. własne logo. Wzory uzupełniono o 1 lub 2 kody QR oraz numer KSeF faktury.  

• Standardowa wizualizacja pliku XML – obrazy faktur generowane są zgodnie ze wzorem Standardowej wizualizacji pliku XML. Jest ona wykonana przez nas na wzór wizualizacji stosowanej w rządowej Aplikacji Podatnika KSeF. 

Dzięki obsłudze certyfikatów KSeF typu drugiego, możliwe jest prawidłowe generowanie: 

• Obrazów faktur przed ich wysłaniem do KSeF (tryb Offline), tj. z umieszczonymi w nich dwoma kodami QR.  

• Potwierdzeń transakcji – dokumentów, które przed wysłaniem faktury do KSeF powinny być przekazywane kontrahentom posiadającym NIP, zamiast obrazu faktury. Ich wygląd i treść jest zgodna z wytycznymi MF.

W efekcie masz zapewnioną pełną zgodność z wymogami KSeF również wtedy, gdy Nabywca oczekuje przekazania dokumentu jeszcze przed jego wysłaniem do KSeF. W szczególności dotyczy to okresu Awarii lub Niedostępności KSeF. 

Pobieranie faktur kosztowych z KSeF 

Jednym z większych wyzwań, które niesie za sobą obowiązek korzystania z KSeF, jest konieczność odbierania faktur kosztowych od dostawców, którzy wystawiają je w systemie. W związku z brakiem jakichkolwiek zawiadomień z KSeF, wymaga to regularnego sprawdzania listy faktur, tak aby nie przeoczyć żadnego dokumentu. CONTsup w pełni automatyzuje także tę część procesu. 

Aby dać Ci maksymalny komfort, wprowadziliśmy następujące udogodnienia:

Automatyczne sprawdzanie faktur do pobrania z KSeF 

Aplikacja każdej nocy łączy się z KSeF i automatycznie sprawdza, czy nie pojawiły się nowe faktury kosztowe. Dzięki temu nie musisz pamiętać o codziennym sprawdzaniu KSeF.

Jeżeli w KSeF są nowe faktury wystawione na Twój NIP aplikacja pobiera ich listę i trwale zapisuje w systemie. Są one widoczne w specjalnym alercie „Faktury do pobrania z KSeF”. To znaczące ułatwienie organizacyjne. 

Zawiadomienia mailowe o nowych fakturach

Jeżeli chcesz, codziennie rano możesz otrzymywać e-mailowe zestawienie alertów. Możesz zadecydować, kto ma je otrzymywać – czy wszyscy pracownicy? Czy tylko wybrani użytkownicy? Dzięki temu informacja o nowych dokumentach dostępna jest nawet bez logowania do aplikacji. 

Odsiewanie faktur scamowych

Możesz też oznaczyć konkretne faktury w alercie jako Ignorowane (np. podejrzane, tzw. „scamowe”) — dzięki temu nie będą pobierane ponownie, ani wyświetlane w alertach, a Ty będziesz miał gotową listę przypadków „do wyjaśnienia”. Opcja ta pozwala Ci mieć pełną kontrolę nad tym, co trafia na Twoją listę dokumentów. Z drugiej strony taki dokument możesz również pobrać i zapisać na Liście dokumentów jako Odrzucony. 

Pobieranie faktur sprzedażowych

Oprócz faktur kosztowych, system pozwala na pobranie z KSeF również Twoich faktur sprzedażowych (po numerze KSeF). Ta możliwość dostępna jest także przy wczytywaniu plików z dysku. 

Brak opłat i limitów

Faktury pobierane z KSeF nie są wliczane do limitów dokumentów! Ich pobieranie i ewidencjonowanie w naszej aplikacji jest bezpłatne i nieograniczone ilościowo. Jest to ogromna korzyść, dzięki której optymalizujesz koszty prowadzenia działalności, zwłaszcza w sytuacji, gdy liczba takich dokumentów nie jest w pełni zależna od Ciebie. 

Korzystając z możliwości naszego systemu w ogóle nie musisz pamiętać o pobieraniu faktur z KSeF. System sam wskaże Ci moment, kiedy Twoje działanie jest potrzebne. Pozwoli Ci również na elastyczne zarządzanie strumieniem otrzymywanych dokumentów. 

Odczytywanie faktur pobranych z KSeF 

Pobrane z KSeF faktury w formie plików XML to jedno — ale równie ważne jest, by dane zawarte w niezrozumiałym dla przeciętnej osoby pliku XML zostały czytelnie przedstawione. W CONTsup ten proces jest błyskawiczny i intuicyjny. Jak wygląda u nas ten proces?

Czytelna wizualizacja faktury KSeF

Aplikacja skutecznie przekształca surowy plik XML w użyteczny dokument finansowy, stworzony w oparciu o Standardową wizualizacją pliku XML. Po pobraniu faktury program automatycznie ją generuje, zarówno dla struktur FA(2) jak i dla FA(3). Plik następnie jest zapisywany jako jeden z załączników dokumentu na Liście dokumentów roboczych. Wizualizacja ma przejrzystą formę graficzną, a użyte opisy są krótkie i czytelne. Dzięki temu szybciej odnajdziesz kluczowe informacje. System odczytuje wszystkie sekcje faktury, włącznie z załącznikami. Nagłówek podglądu PDF dodatkowo zawiera numer KSeF, co ułatwia korzystanie z dokumentu poza aplikacją (wszystkie niezbędne dane w treści PDF).  

Automatyczne dodawanie kontrahentów i rachunków

Jeżeli wybierzesz taką opcję, system automatycznie doda nowych kontrahentów z faktur kosztowych do Listy kontrahentów. W przypadku, gdy wskazany w fakturze rachunek bankowy nie jest dodany do kontrahenta, to również dzieje się automatycznie. Dzięki temu budowanie bazy danych kontrahentów odbywa się bez żadnej pracy.

Tworzenie dokumentów roboczych

System interpretuje pobraną fakturę, zarówno kosztową jak i sprzedażową, a jej treść zapisuje w dokumencie roboczym. W przypadku możliwych błędów lub braków w odczycie dokument ma oznaczenie „Możliwe błędy”:

• Rozpoznanie Kontrahenta jest automatyczne. Jeżeli nie ma go na Liście kontrahentów lub istnieje rozbieżność w jego danych, to pojawia się informacja o braku rozpoznania lub niepewnym rozpoznaniu. Dzięki czytelnej tabeli prezentowane łatwo można porównać dane importowanego kontrahenta oraz dane zapisane w bazie danych. Jeżeli nazwa kontrahenta pojawi się w innej wersji zapisu, możesz dodać ją jako alias nazwy. Dzięki temu przy kolejnych importach system automatycznie rozpozna tę formę jako poprawną.

• W przypadku wystąpienia błędów w odczycie poszczególnych pól, są one prezentowane są w specjalnej, czytelnej tabeli.  

• W przypadku faktur korygujących oraz zaliczkowych końcowych (rozliczających) system automatycznie rozpoznaje faktury korygowane/zaliczkowe. W przypadku ich braku w bazie danych prezentowane są kompletne dane takiej faktury, pobrane z pliku XML.  Prawidłowo odczytywane są wszystkie faktury korygujące, niezależnie od sposobu korygowania pozycji faktury (sposób uniwersalny lub korekta saldem). 

W ustawieniach możesz również włączyć opcję automatycznego rozpoznawania towarów/usług z Twojej własnej listy. Pozwala to na uporządkowanie dokumentów i łatwiejsze ich wykorzystanie na potrzeby analiz. 

Dzięki temu pobrane faktury w większości przypadków wymagają jedynie przejrzenia i zatwierdzenia jednym kliknięciem. 

Obsługa trybów awaryjnych 

CONTsup obsługuje wszystkie 3 możliwe tryby awaryjne KSeF: Awarię całkowitą, Awarię (zwykłą) oraz Niedostępność. W każdym z tych trybów wprowadziliśmy ułatwienia pracy z fakturami: 

• W przypadku Awarii całkowitej aplikacja automatycznie przełączy się w tryb pracy poza KSeF. Faktury są wystawiane bez generowania plików XML a pobieranie faktur z KSeF jest zablokowane. 
• Rozpoczęcie Awarii powoduje automatyczne wydłużenie terminów wysyłki do KSeF wszystkich faktur nie wysłanych jeszcze do KSeF. W jej okresie faktury zapisywane są na Liście dokumentów własnych, jednak bez ich wysyłania do KSeF. Można zlecić ich automatyczną wysyłkę do KSeF niezwłocznie po zakończeniu Awarii. Jeżeli w ustawieniach zapisano certyfikat typu 2 to przed wysyłką można generować Obrazy faktur (z 2 kodami QR) lub Potwierdzenia transakcji. 
• W okresie planowanej Niedostępności wystawianie, generowanie i zlecanie do wysłania działają tak samo jak w okresie Awarii. 

O tym, że trwa jeden ze wskazanych trybów awaryjnych, a także o zbliżającej się Niedostępności lub o powtarzających się problemach z łącznością z KSeF (pomimo braku oficjalnej Awarii) użytkownik jest od razu informowany, dzięki czerwonej ikonie na głównej belce aplikacji. 

Dlaczego warto zdecydować się na integrację z KSeF z CONTsup? 

Wybierając CONTsup, zyskujesz: 

• Pełną zgodność z obowiązującymi i nadchodzącymi wymogami KSeF — zarówno pod względem wystawiania, jak i odbierania faktur. 

• Automatyzację procesów: od generowania XML, przez wysyłkę, po pobieranie, zawiadomienia mailowe i czytelny podgląd faktur — wszystko dostępne w jednym miejscu. 

• Elastyczność i możliwość dostosowania — sam decydujesz czy chcesz działać automatycznie, czy manualnie? Czy chcesz jedynie generować pliki, czy wolisz pełną obsługę e-faktur?

• Spokój i oszczędność czasu — dzięki wielokrotnym sprawdzeniom i walidacjom nie popełnisz błędu. Natomiast automatyzacja i zawiadomienia mailowe pozwolą Ci skrócić czas spędzony na pracy z fakturami. 

• Gotowość „na wszelki wypadek” — szeroka obsługa również rzadko spotykanych elementów faktury oraz wszystkich możliwych trybów awaryjnych sprawia, że wystawienie dokumentu o niestandardowej treści w niestandardowej sytuacji nie stanowi żadnego wyzwania.

Jeżeli szybko i sprawnie chcesz rozwiązać problem integracji z KSeF, sprawdź naszą ofertę Prostego programu do faktur KSeF. Jeśli szukasz natomiast usługi kompleksowej, która nie tylko zapewnia pełną integrację z KSeF, ale także przyszłościowo zabezpiecza Twoją firmę, sprawdź naszą ofertę Kompleksowego Programu do Zarządzania finansami firmy.