Faktury zaliczkowe i końcowe po wprowadzeniu KSeF  

Od momentu ogłoszenia przez Ministerstwo Finansów wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, jak nowe przepisy wpłyną na codzienną pracę ich firm. Jednym z istotnych obszarów zmian są faktury zaliczkowe i końcowe, które dotychczas wystawiano stosunkowo elastycznie. KSeF wprowadza szereg nowych obowiązków i procedur, które mogą zaskoczyć nieprzygotowanych przedsiębiorców. 

W niniejszym artykule omówimy, czym dokładnie są faktury zaliczkowe i końcowe, jak wyglądały zasady ich wystawiania przed wdrożeniem KSeF oraz jak będą one funkcjonować po pełnym uruchomieniu systemu. W oparciu o program do fakturowania CONTsup wskażemy również, jak konieczność zmierzenia się z nowymi obowiązkami, można wykorzystać do uporządkowania i uproszczenia swojej pracy. 

Faktury zaliczkowe – czym są i kiedy się je stosuje? 

Faktura zaliczkowa to dokument, potwierdzający otrzymanie części zapłaty przed realizacją dostawy towaru lub wykonaniem usługi, za wyjątkiem, gdy zapłata dotyczy:  

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, 

• czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (np. wystawienia faktury z tytułu dostaw energii elektrycznej, świadczenia usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu), 

• dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje w momencie zaakceptowania płatności. 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. W określonych przypadkach obowiązek nie dotyczy jednak sytuacji, gdy w miesiącu otrzymania zaliczki nastąpiła dostawa towaru lub wykonana została usługa. 

Faktury zaliczkowe są szczególnie powszechne w branżach, w których standardem jest rozliczenie etapowe – np. w budownictwie, usługach projektowych, szkoleniach czy produkcji na zamówienie. Otrzymanie zaliczki powoduje obowiązek podatkowy w VAT, dlatego wystawienie faktury zaliczkowej jest nie tylko praktyką biznesową, ale też wymogiem prawnym. 

Dotąd przedsiębiorcy mogli wystawiać faktury zaliczkowe w formie papierowej lub elektronicznej, w znacznym stopniu samodzielnie określając ich wygląd i sposób przechowywania. Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, sytuacja ta ulega całkowitej zmianie. 

Jak zmieniają się faktury zaliczkowe po wprowadzeniu KSeF? 

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób wystawiania i rozliczania faktur zaliczkowych. Kluczowe zmiany dotyczą zarówno technicznej strony dokumentu, jak i jego znaczenia w dalszym rozliczeniu transakcji. Oto najważniejsze elementy, na które musisz zwrócić uwagę: 

1. Faktura zaliczkowa musi być ustrukturyzowana 

Faktury zaliczkowe w systemie KSeF muszą być wystawiane w formacie ustrukturyzowanym XML, zgodnym ze schemą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że nie możesz już wystawić dowolnie zaprojektowanego dokumentu PDF czy papierowego. W praktyce potrzebujesz systemu księgowego lub aplikacji zintegrowanej z KSeF. 

2. Obowiązek rejestracji w systemie 

Każda faktura zaliczkowa, po jej przygotowaniu w programie do wystawiania faktur, musi zostać przesłana do KSeF, gdzie zostaje zarejestrowana i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. To właśnie wysłanie faktury do KSeF sprawia, że uznaje się ją za wystawioną i jednocześnie dostarczoną do kontrahenta. Pomijając nieliczne wyjątki, bez wysyłki do KSeF faktura nie będzie istniała. Otrzymany z KSeF numer staje się podstawowym odniesieniem dla wszystkich dalszych operacji, w tym wystawienia faktury końcowej. 

3. Nowe zasady dotyczące numeracji 

W KSeF system automatycznie nadaje numer faktury. Chociaż możesz zachować swoją wewnętrzną numerację, to jednak w kontaktach z organami podatkowymi wiążący jest numer KSeF. To ważne zwłaszcza przy późniejszym wystawianiu faktury końcowej – trzeba w niej wskazać numery KSeF rozliczanych faktur zaliczkowych. 

4. Konieczność umieszczania w fakturze zaliczkowej informacji o zamówieniu 

Każda faktura zaliczkowa musi zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, której dotyczy zaliczka. Zgodnie ze schemą FA(2), w elemencie Zamówienie należy podać wartość całego zamówienia oraz (dla poszczególnych pozycji zamówienia) m.in: Nazwy towaru/usługi, Indeksu, Kodu GTIN, PKWiU, Symbolu CN, PKOB, J.m., Ilości, Ceny jednostkowej netto, Wartości netto, Kwoty VAT, Stawki VAT, VAT od marży (dla zamówień VAT marża), Symbolu GTU, Procedury, Akcyzy w cenie.  

Wystawianie faktur końcowych (rozliczających) w KSeF – co się zmienia? 

Faktura końcowa dokumentuje całą wartość transakcji i rozlicza wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Po wdrożeniu KSeF zmienia się nie tylko technika jej wystawiania, ale także sposób wykazywania powiązań z fakturami zaliczkowymi. 

Kluczowe zmiany: 

• W fakturze końcowej musisz wskazać numery identyfikacyjne KSeF wszystkich faktur zaliczkowych, które dotyczą danej transakcji. 

• System automatycznie sprawdza prawidłowość wypełnienia pól fakultatywnych – uzupełnienie niektórych pól struktury powoduje, że inne pola stają się wymagane 

• Wartość końcowa faktury powinna być równa wartości całego zamówienia minus wcześniej otrzymane zaliczki.

Bezpiecznie i efektywne wystawianie faktur zaliczkowych z CONTsup 

Faktury zaliczkowe w systemie KSeF to nie tylko zmiana techniczna, ale i merytoryczna. Ich znaczenie rośnie, a sposób wystawiania i rozliczania staje się bardziej sformalizowany. Aby móc efektywnie wystawiać i zarządzać fakturami zaliczkowymi i końcowymi, system w którym są wystawiane musi być zintegrowany z KSeF. W przeciwnym razie cały proces stanie się uciążliwy i podatny na błędy. 

CONTsup odpowiada na te potrzeby, oferując nowoczesne, dostosowane do KSeF rozwiązanie, które zapewnia poprawne generowanie faktur zgodnie z obowiązującymi wymogami. Nowe obowiązki nie muszą więc oznaczać problemów. Wręcz przeciwnie – z odpowiednim narzędziem, jakim jest program do wystawiania faktur zaliczkowych CONTsup, mogą stać się impulsem do uporządkowania dokumentów i kontraktów, a także zwiększenia przejrzystości ich rozliczania:   

• W CONTsup w łatwy sposób wprowadzisz wszystkie wymagane przez KSeF informacje o kontrakcie/zamówieniu. Powtarzalne zamówienia możesz dodawać kopiując istniejące już zamówienia. 

• Faktury zaliczkowe wystawiane są w ramach kontraktów/zamówień, dzięki czemu system automatycznie sprawdza czy łączna kwota zaliczek nie jest za wysoka, a następnie rozdziela kwotę zaliczki na stawki VAT uwzględnione w kontrakcie/zamówieniu. 

• Informacje o wystawionych fakturach zaliczkowych są poprawnie gromadzone, więc w fakturach końcowych przesłanych do KSeF znajdą się ich prawidłowe numery. 

• Dla każdego kontraktu/zamówienia dostępna jest informacja o wystawionych w jego ramach fakturach, o postępie rozliczania otrzymanych zaliczek oraz o postępie fakturowania całej wartości kontraktu lub poszczególnych jego pozycji. 

• Wbudowane mechanizmy pozwalają na wymuszanie zgodności wystawianych faktur z kontraktem – pod względem pozycji, ich ilości czy postępu w rozliczaniu zaliczek. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości użytkownik jest od razu informowany o konieczności wprowadzenia korekt. 

• System zwalnia użytkownika z potrzeby pamiętania o niezamkniętych kontraktach oraz nierozliczonych zaliczkach – przypominają o nich odpowiednie alerty. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.