Faktury z załącznikiem od 1 lutego 2026 roku – co musisz wiedzieć? 

Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Sytemu e-Faktur zbliża się wielkimi krokami. Wraz z nadejściem nowego roku 2026, polscy przedsiębiorcy stanęli przed następnym etapem cyfrowej transformacji procesów księgowych. Kolejnym krokiem, jest wprowadzenie możliwości przesyłania załączników do faktur ustrukturyzowanych. Od 1 stycznia 2026 roku Ministerstwo Finansów oficjalnie uruchomiło w e-Urzędzie Skarbowym specjalny moduł. Pozwala on na zgłoszenie zamiaru wystawiania i przesyłania do systemu KSeF 2.0 faktur wraz z niezbędną dokumentacją uzupełniającą. 

W niniejszym artykule szczegółowo omówimy zasady zgłoszenia zamiaru korzystania z faktur z załącznikami, co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców i jak nowoczesny program do wystawiania faktur, taki jak aplikacja CONTsup, może wspierać proces wdrażania i codziennego użytkowania KSeF 2.0. 

Nowy moduł w e-Urzędzie Skarbowym 

Przez długi czas przedsiębiorcy uznawali brak możliwości dołączania załączników za jedną z dużych barier wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Branże takie jak telekomunikacyjna, energetyczna czy paliwowa, gdzie faktury często opiewają na tysiące pozycji lub wymagają szczegółowych bilingów i zestawień, nie wyobrażały sobie funkcjonowania w systemie opartym wyłącznie na sztywnych polach podstawowej schemy XML. 

Ministerstwo Finansów odpowiedziało na te potrzeby rozszerzając schemę FA(3) o nowy duży węzeł załącznika. Natomiast od 1 stycznia 2026 roku w usłudze e-Urząd Skarbowy (e-US) udostępniono moduł zgłoszeń, który jest kluczem do odblokowania funkcji załączników. To właśnie tam podatnicy mogą zadeklarować, że ich specyfika działalności wymaga przesyłania dodatkowych danych, których nie da się w sposób czytelny zamknąć w standardowej fakturze ustrukturyzowanej. 

Jak zgłosić zamiar wystawiania faktur z załącznikiem? Procedura krok po kroku 

Zgodnie z oficjalnymi wyjaśnieniami resortu finansów, możliwość przesyłania faktur z załącznikiem nie jest nadawana z automatu. Wymaga ona aktywnego działania ze strony podatnika. Bez takiego zgłoszenia system KSeF nie przyjmie faktury z załącznikiem.  

Specjalny moduł zgłoszeń w e-Urzędzie Skarbowym, umożliwia podatnikom: 

• zgłoszenie zamiaru wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem do KSeF 2.0, 

• zgłoszenie zamiaru zaprzestania takiego wystawiania i przesyłania 

Bez zgłoszenia system KSeF nie przyjmie faktury z załącznikiem.  

Kto może złożyć zgłoszenie? 

1. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (posiadające NIP) – mogą złożyć zgłoszenie we własnym imieniu. 

2. Podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki) – zgłoszenia dokonuje wyznaczony Użytkownik Konta Organizacji (tzw. UKO), który posiada odpowiednie uprawnienia w systemie. 

Czas realizacji 

Proces nie jest natychmiastowy, co warto uwzględnić w planowaniu sprzedaży. Ministerstwo deklaruje, że zgłoszenia będzie realizować maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, podatnik otrzyma informację o zmianie statusu na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu. Dopiero od momentu otrzymania tego potwierdzenia, system KSeF 2.0 zacznie akceptować pakiety danych zawierające załączniki. 

Co musi zawierać zgłoszenie?  

Formularz udostępniony w e-US został zaprojektowany tak, aby był intuicyjny. Wymaga on jednak podania kilku kluczowych informacji, które pozwolą administracji skarbowej przygotować infrastrukturę na przyjęcie większej ilości danych. W zgłoszeniu należy podać: 

• Dane identyfikacyjne (NIP, adres e-mail). 

• Rodzaj czynności podlegających dokumentowaniu – np. dostawy energii elektrycznej, świadczenie usług telekomunikacyjnych, dostawy paliw czy usług komunalnych. 

• Średnią miesięczną liczbę przesyłanych faktur – szacunek wolumenu dokumentów. 

• Przewidywane parametry techniczne – w tym średni rozmiar faktury wraz z załącznikiem wyrażony w kilobajtach (KB). 

Co może być załącznikiem? 

To jeden z najważniejszych punktów nowych regulacji. Załączniki w KSeF 2.0 mają służyć wyłącznie lepszemu dokumentowaniu transakcji handlowych w celach podatkowych i rozliczeniowych. 

Dozwolone są dane podatkowe i informacje bezpośrednio powiązane z rozliczeniem podatkowym w tym np.: 

• Szczegółowe zestawienia sprzedaży (tzw. specyfikacje). 

• Bilingi telefoniczne. 

• Wykazy punktów poboru energii lub paliwa. 

• Dane o zrealizowanych kursach w transporcie. 

Zabronione są: 

• Materiały o charakterze marketingowym i reklamowym. 

• Dokumenty takie jak umowy, protokoły odbioru (chyba że są integralną częścią specyfikacji ilościowo-wartościowej). 

• Cenniki i katalogi produktów. 

Resort finansów ostrzega, że w przypadku naruszania tych zasad i przesyłania treści niezgodnych z przeznaczeniem, może odebrać prawo do korzystania z faktur z załącznikiem.

Od kiedy będzie można korzystać z faktur z załącznikami? 

Chociaż możliwość zgłoszenia zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem została udostępniona od 1 stycznia 2026 r., faktyczne przesyłanie faktur z załącznikami do KSeF 2.0 ma stać się możliwe od 1 lutego 2026 r., równolegle z pełnym wejściem w życie nowej wersji systemu. 

Harmonogram KSeF 2026 – gdzie jesteśmy? 

Wprowadzenie modułu zgłoszeń 1 stycznia 2026 roku to już ostatnie szlify przed głównymi datami wdrożenia systemu: 

• 1 lutego 2026 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł. 

• 1 kwietnia 2026 r. – system obejmie wszystkich pozostałych czynnych podatników VAT. 

• 1 stycznia 2027 r. – do systemu dołączą najmniejsze podmioty (o obrocie do 10 tys. zł miesięcznie). 

CONTsup – inteligentne rozwiązanie dla KSeF 2.0 

W dobie dynamicznych zmian, kluczowy jest wybór odpowiednich narzędzi. CONTsup to nowoczesny program do wystawiania faktur, który od samego początku projektowany jest myślą o pełnej integracji z KSeF 2.0. Dlaczego warto postawić na to rozwiązanie?  

1. Zgodność z wytycznymi – CONTsup jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami i strukturami KSeF. Użytkownik zyskuje pewność, że każda wystawiona i przesłana faktura, spełnia aktualne wymagania formalne i techniczne, bez konieczności samodzielnego śledzenia zmian w przepisach. 

2. Intuicyjność i automatyzacja – twórcy programu zaprojektowali go z myślą o wygodzie użytkownika. Automatyzacja procesów fakturowania, walidacji danych oraz wysyłki do KSeF pozwala znacząco ograniczyć czas pracy, zminimalizować ryzyko błędów i usprawnić codzienne operacje finansowe – nawet przy dużej liczbie dokumentów. 

3. Bezpieczeństwo danych – dzięki zaawansowanemu zarządzaniu certyfikatami i tokenami, CONTsup gwarantuje, że proces przesyłania dokumentów do ministerialnego systemu jest w pełni zabezpieczony i zgodny z przepisami. 

4. Wsparcie dla różnych trybów pracy – niezależnie od tego, czy Twoja firma potrzebuje trybu online do natychmiastowej wysyłki, czy bezpiecznego trybu offline, CONTsup oferuje elastyczność, której brakuje darmowym narzędziom rządowym. 

5. Możliwość rozbudowy – CONTsup to aplikacja, która stale się rozwija. Jej modułowa architektura umożliwia łatwą rozbudowę o kolejne funkcjonalności powiązane z KSeF. Dzięki temu jest rozwiązaniem długoterminowym, dopasowanym do rosnących potrzeb firmy. 

Zastosowanie profesjonalnego oprogramowania takiego jak CONTsup pozwala przedsiębiorcom zapomnieć o technicznych zawiłościach XML. Dzięki temu mogą skupić się na prowadzeniu biznesu, mając pewność, że każda faktura dotrze do KSeF poprawnie i terminowo. 

Podsumowanie 

Możliwość zgłoszenia zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem od 1 stycznia 2026 roku to kolejny krok w stronę dopasowania KSeF do realiów polskiej gospodarki. Przedsiębiorcy, zwłaszcza ci z sektorów energetycznego, paliwowego czy telekomunikacyjnego, powinni jak najszybciej zapoznać się z nowym modułem w e-Urzędzie Skarbowym. 

Pamiętaj, że kluczem do sukcesu jest nie tylko wiedza o przepisach, ale i odpowiedni program do wystawiania faktur. Rozwiązania takie jak CONTsup sprawiają, że wejście w erę KSeF 2.0 staje się szansą na rozwój firmy, a nie tylko uciążliwym obowiązkiem. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zoptymalizować swoje procesy fakturowania, zmniejszyć błędy i w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnego systemu e-faktur. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.