Nowe podejście do faktur korygujących w erze KSeF

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce, proces wystawiania i korygowania faktur ulegnie istotnym zmianom. Wprowadzenie KSeF ma na celu usprawnienie procesu fakturowania poprzez centralizację i standaryzację dokumentów. Dzięki temu zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja skarbowa zyskają łatwiejszy dostęp do danych. Może się to przyczynić do zwiększenia transparentności i efektywności w obrocie gospodarczym. Do największych zmian, będących wynikiem wprowadzenia KSeF, zaliczyć możemy zmiany sposobu, w jaki przedsiębiorcy będą dokonywać korekt dokumentów sprzedaży. Program do wystawiania faktur CONTsup uwzględnia już te zmiany.

​Brak możliwości edytowania lub anulowania faktur w KSeF 

W dotychczasowej praktyce wystawienie faktury nie było równoznaczne z jej przekazaniem kontrahentowi. Jeżeli błąd został zauważony po wydrukowaniu dokumentu, ale przed jego przekazaniem kontrahentowi, to zwykle przedsiębiorcy edytowali oryginalną fakturę i drukowali poprawioną wersję lub całkowicie ją usuwali i wystawiali od nowa. W przypadku dobrych relacji z kontrahentem, ten sposób stosowano także po przekazaniu dokumentu, pod warunkiem, że nie został jeszcze zaksięgowany. Jednak wraz z wdrożeniem KSeF sytuacja ta zmieni się diametralnie. 

Ważnym aspektem funkcjonowania KSeF jest brak możliwości anulowania lub edytowania faktur po ich wystawieniu i przesłaniu do systemu. System KSeF uznaje każdą prawidłowo wprowadzoną fakturę za dostarczoną do kontrahenta w dniu jej wysłania do KSeF. Z tego powodu nie można jej później edytować ani usunąć. Jeśli zajdzie potrzeba anulowania transakcji, jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej „do zera”, która zniweluje wartości z faktury pierwotnej. W przypadku wykrycia błędu również konieczne jest wystawienie faktury korygującej „do zera” lub odpowiedniej korekty odzwierciedlającej rzeczywisty stan transakcji. Dlatego tak ważne jest dokładne sprawdzanie danych przed wysłaniem faktury do KSeF.​ 

Likwidacja not korygujących 

Dotychczas nabywcy mogli poprawiać niektóre błędy na fakturach za pomocą not korygujących. W praktyce gospodarczej był to najprostszy, a co za tym idzie również najczęściej stosowany sposób korygowania informacji ujętych w fakturach. Bywało nawet tak, że nabywca wystawiał notę korygującą na prośbę sprzedawcy. Pełne wdrożenie KSeF całkowicie wyeliminuje instytucję not korygujących z obrotu prawnego. Od tej pory jedyną dopuszczalną formą korekty, również w przypadku błędów zauważonych przez nabywcę, będzie faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę. Oznacza to, że nabywcy nie będą już mieli możliwości samodzielnego korygowania błędów za pomocą not korygujących. Wszelkie korekty, niezależnie od rodzaju błędu – czy to dotyczącego kwot, danych nabywcy, czy innych elementów faktury – będą musiały być dokonywane wyłącznie za pomocą faktur korygujących wystawianych przez sprzedawcę.

Wzrost znaczenia faktur korygujących w KSeF 

Likwidacja opisanych powyżej dotychczasowych metod korygowania błędów sprawi, że faktury korygujące staną się znacznie bardziej powszechne w obiegu księgowym. W szczególności dotyczy to faktur korygujących dane formalne (nie zawierających korekt wartości faktury).

Nie ma ograniczeń co do liczby faktur korygujących – do jednej faktury sprzedaży można wystawić dowolną liczbę korekt. System KSeF wymusza jednak wystawianie wszystkich faktur korygujących w formie ustrukturyzowanej, zgodnej z obowiązującym w dniu wystawienia wzorem. Stąd też niezwykle istotne jest posiadanie możliwości wystawienia faktury korygującej w sposób zgodny z wymogami KSeF.

Jednym z wymogów jest, aby faktura korygująca zawierała numer KSeF faktury korygowanej, który jest nadawany po jej wysłaniu do KSeF. Wymóg ten nie dotyczy więc faktur wystawionych poza KSeF. Dzięki numerowi KSeF system automatycznie powiąże korektę z oryginalnym dokumentem, co ułatwi zarządzanie dokumentacją oraz kontrolę nad procesem korygowania. W związku z tym wystawca faktur musi przechowywać ten numer – w programie do fakturowania lub, jeśli z niego nie korzysta, w odrębnej ewidencji faktur.

Sposoby korygowania poszczególnych elementów faktury korygowanej 

W przypadku wprowadzenia błędnego numeru NIP sprzedawcy lub nabywcy (także dodatkowego nabywcy), system KSeF nie pozwala na jego bezpośrednią korektę. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą „do zera” z błędnym NIP-em. Następnie należy wystawić nową fakturę pierwotną z poprawnym numerem NIP. Jest to istotne, ponieważ faktura z błędnym numerem trafia do niewłaściwego podmiotu. Brak korekty „zerującej” prowadziłby do komplikacji w rozliczeniach.  

W strukturze KSeF dla kilku kolejnych obszarów wyraźnie wskazano sposoby korygowania danych: 

• jeżeli korekta zmienia dane sprzedawcy lub nabywcy (inne niż numery identyfikacyjne), trzeba wskazać dane przed korektą oraz dane po korekcie, 

• jeśli korekta zmienia wartość sprzedaży lub wysokość podatku, to trzeba wskazać, o ile zmienia się każda z tych kwot – w rozbiciu na ujęte w strukturze KSeF kategorie (tj. stawki VAT, zwolnienia, ryczałty i procedury), 

• jeżeli korekta zmienia pozycje faktury korygującej lub (w przypadku faktur zaliczkowych) pozycje kontraktu/zamówienia, to trzeba wykazać pozycje z danymi przed i po korekcie (możliwość dopuszczalna zawsze) lub też wykazać różnice wynikające z korekty poszczególnych pozycji. 

W przypadku konieczności skorygowania informacji, które nie wpływają na wartość podstawy opodatkowania i kwoty podatku (np. data sprzedaży), w fakturze korygującej należy wskazać prawidłową treść korygowanych elementów.​ 

Z CONTsup będziesz gotowy na KSeF  

Dokładne zapoznanie się z funkcjonowaniem KSeF oraz dostosowanie procesów wewnętrznych do nowych wymogów jest kluczowe dla zapewnienia płynności operacji biznesowych w nadchodzących latach. Jednym z istotnych kroków na tej drodze jest upewnienie się, że oprogramowanie do fakturowania jest kompatybilne z KSeF. Ważne jest by umożliwiało wystawianie wszystkich potencjalnie możliwych faktur korygujących, zgodnie z nowymi zasadami.  

Wystawianie faktur korygujących w aplikacji CONTsup zostało gruntownie przebudowane w celu przystosowania do nadchodzących zmian. Zapisując więcej szczegółowych informacji w bazie danych, system umożliwia korektę każdej faktury w sposób zapewniający pełną zgodność ustrukturyzowanego dokumentu z obowiązującą strukturą logiczną e-faktury. Co więcej, dzięki przejrzystej budowie formularza wystawiania faktury korygującej oraz informacjom i podpowiedziom generowanym przez system, sama czynność wystawienia faktury jest prosta i szybka.  

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.