Faktury korygujące „in minus” w KSeF  

Faktury korygujące „in minus” to codzienność w sprzedaży B2B: rabaty posprzedażowe, zwroty, reklamacje, czy też pomyłki w cenach. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF 2.0 zmienia sposób, w jaki rozlicza się faktury korygujące in minus. Procedury dotyczące korekt na plus pozostają bez zmian. Najważniejsza zmiana to zniesienie obowiązku gromadzenia dokumentów, potwierdzających że wystawca i odbiorca faktury uzgodnili zmienione warunki transakcji. Kluczowe staje się natomiast samo wystawienie i otrzymanie faktury w formie ustrukturyzowanej. Stąd też jeszcze bardziej istotne będzie korzystanie z oprogramowania poprawnie zintegrowanego z KSeF. Pozwoli ono na zminimalizowanie ryzyka błędów przy wystawianiu faktur korygujących, ale również znacznie przyspieszy wynikające z nich rozrachunki i rozliczenia. 

Czym dokładnie jest korekta „in minus” 

Fakturę korygującą in minus wystawia się, gdy już po wystawieniu faktury pierwotnej ujawniły się okoliczności zmniejszające podstawę opodatkowania lub podatek. Okoliczności te bywają różne. Może to być udzielenie rabatu po zawarciu transakcji, zwrot części towaru, uznanie reklamacji lub zwrot części zapłaty otrzymanej przed sprzedażą. Jak można zauważyć, dotyczy to zdarzeń, które wystąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej. Mogą też wynikać z konieczności usunięcia pomyłki na fakturze, np. błędu w cenie lub stawce VAT.

Obecnie, po wystawianiu faktury korygującej in minus, sprzedawca może uwzględnić w rozliczeniu podatku VAT, obniżenie podstawy opodatkowania i kwoty VAT już w okresie wystawienia korekty. Jest to jednak uzależnione od zebrania dowodów uzgodnienia z kontrahentem konkretnych warunków transakcji oraz ich spełnienia. W zależności od sytuacji dowody te mogą być różne. Od korespondencji i pisemnych aneksów do umów, po faktyczne wykonanie uzgodnienia, np. wpłynięcie zwracanej części zaliczki na rachunek kontrahenta. W praktyce, pomimo wystawienia faktury, obniżenie VAT u sprzedawcy jest możliwe dopiero w późniejszym okresie, po czasochłonnym skompletowaniu wskazanych dowodów.  

Problemy w prawidłowym ujmowaniu obniżenie podstawy opodatkowania i kwoty VAT istnieją również po stronie nabywcy. W tym przypadku dla powstania obowiązku pomniejszenia VAT naliczonego ważny jest nie sam moment otrzymania faktury korygującej, a moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz moment spełnienia tych uzgodnionych warunków. A więc może być to nawet przed fizycznym otrzymaniem faktury korygującej od sprzedawcy. 

Rozpoczęcie wystawiania faktur w KSeF pozwoli na znaczące uproszczenie w tym obszarze. 

Kiedy ujmować korektę KSeF – sprzedawca  

Z perspektywy sprzedawcy najważniejsza jest data wystawienia i data przesłania korekty do KSeF. W większości przypadków, ta pierwsza wyznacza okres rozliczeniowy obniżenia VAT należnego i przychodów.  

a) Faktura korygująca ustrukturyzowana (wystawiona w KSeF) 

• Skuteczne przesłanie wystawianej faktury korygującej do systemu KSeF zwykle będzie uznawane za datę wystawienia dokumentu. Od 1 lutego 2026r, wraz z udostępnieniem trybu offline24, zasada ta dotyczyła będzie jednak wyłącznie przypadków gdy faktura ustrukturyzowana została przesłana do KSeF w tym samym dniu, co data w polu P_1 (czyli wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia). Jeżeli data przesłania faktury do KSeF, będzie późniejsza niż data wystawienia wskazana na tej fakturze, to fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana w polu P_1. W tej sytuacji data wystawienia dokumentu będzie różna od daty przesłania dokumentu do KSeF. 

• Jeśli data przesłania faktury do KSeF jest taka sama jak data jej wystawienia, sprzedawca ujmuje korektę in minus w okresie rozliczeniowym, w którym wysłał fakturę korygującą do KSeF.

• sprzedawcy nie będą musieli samodzielnie gromadzić dokumentów potwierdzających uzgodnienie obniżenia kwoty z nabywcą, ani dowodów otrzymania faktury korygującej. Całą weryfikację dostarczenia korekty zapewni system KSeF. Ta zasada będzie dotyczyć wszystkich faktur wystawionych w KSeF, niezależnie od tego jaki jest status odbiorcy faktury korygującej. 

b) Faktura korygująca poza KSeF (podczas awarii) 

Gdy KSeF jest niedostępny z powodu awarii, a sprzedawca wystawił fakturę poza systemem, ujmuje on korektę w okresie rozliczeniowym, w którym uzyska potwierdzenie, że nabywca otrzymał fakturę. Jeżeli sprzedawca przesłał w międzyczasie fakturę do KSeF (po ustaniu awarii), wówczas korektę można rozliczyć na dzień jej przekazania do KSeF, jeżeli data ta jest wcześniejsza, niż data w której uzyskano potwierdzenie otrzymania faktury przez nabywcę. 

Kiedy ujmować korektę KSeF – nabywca  

Dla Nabywcy najważniejszy jest moment otrzymania korekty w KSeF, który pozwala na zmniejszenie VAT naliczonego oraz kosztów (w podatkach dochodowych).  

a) Faktura korygująca ustrukturyzowana (wysłana przez KSeF) 

• Nadanie fakturze numeru KSeF oznacza uznanie jej za dostarczoną do nabywcy, bez względu na moment faktycznego otrzymania faktury (np. pobrania jej z systemu KSeF lub otrzymania mailem od kontrahenta).  

• W konsekwencji nabywca ujmuje podatek naliczony w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ustrukturyzowaną fakturę korygującą, czyli za okres nadania jej numeru KSeF przez system. 

b) Faktura korygująca poza KSeF (podczas awarii) 

Jeżeli system KSeF nie działa z powodu awarii, a sprzedawca wystawił fakturę poza systemem, nabywca rozlicza podatek w okresie rozliczeniowym, w którym faktycznie otrzymał fakturę (np. mailem). Jeśli jednak faktura trafiła do KSeF wcześniej niż do nabywcy, decydujący jest moment nadania jej numeru w systemie. 

Podsumowanie 

Zmiany wprowadzone przez KSeF w zakresie korekt „in minus” oznaczają odejście od czasochłonnych procedur potwierdzania uzgodnień na rzecz prostego i jednolitego mechanizmu opartego na dacie nadania numeru w systemie KSeF. To rozwiązanie wymaga jednak od przedsiębiorców większej dyscypliny w przesyłaniu dokumentów oraz stałego monitorowania ich statusu w KSeF. Jasne procedury i pilnowanie terminów pozwolą uniknąć rozbieżności w deklaracjach oraz ułatwią kontrolę nad całym procesem rozrachunków. 

W tym kontekście warto przyjrzeć się aplikacji CONTsup, zintegrowanej z KSeF i umożliwiającej sprawne wystawianie oraz ewidencjonowanie faktur korygujących. CONTsup nie tylko ułatwia codzienną pracę działów finansowych, ale również daje pewność, że firma funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi przepisami. W dłuższej perspektywie przekłada się to na większą efektywność i płynność finansową przedsiębiorstwa. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.