Faktura proforma – co warto wiedzieć przed jej wystawieniem?

Faktura proforma to dokument, który często pojawia się w obrocie gospodarczym, ale wciąż budzi wiele pytań i wątpliwości. To przydatne narzędzie w biznesie, które pozwala na przejrzyste informowanie kontrahentów o warunkach transakcji. Choć nie jest dokumentem księgowym, właściwe nią zarządzanie może znacząco ułatwić prowadzenie działalności. Rozrachunki w firmie stają się dzięki temu bardziej uporządkowane, a procesy finansowe – bardziej przewidywalne.

Czym jest faktura proforma?

Jest to dokument o charakterze informacyjnym, który nie jest dokumentem księgowym ani podatkowym. Oznacza to, że faktura proforma nie zobowiązuje do zapłaty i nie stanowi dowodu księgowego. Jest to rodzaj oferty handlowej, która przedstawia przyszłą transakcję, informując o kwocie, warunkach płatności oraz specyfikacji towarów lub usług.

Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?

Nie, faktura proforma sama w sobie nie zobowiązuje do zapłaty. Jest to jedynie informacja handlowa, a obowiązek uregulowania płatności pojawia się dopiero po wystawieniu faktury VAT.

Jednak w praktyce faktura proforma pełni ważną rolę, ponieważ często jest uzupełnieniem do umowy handlowej. W niektórych przypadkach może być wykorzystywana do ustalenia warunków przyszłej transakcji, ale nie zastępuje samej umowy. Firmy wykorzystują ją jako element negocjacji lub wstępnej kalkulacji kosztów dla klienta.

Kiedy stosuje się fakturę proforma?

Fakturę proforma wykorzystuje się w różnych sytuacjach, m.in.:

• Jako oferta handlowa – przedstawia szczegóły zamówienia i warunki płatności, zanim dojdzie do finalnej transakcji.
• W relacjach międzynarodowych – często stosowana w transakcjach zagranicznych jako wstępny dokument sprzedażowy.
• W przetargach i negocjacjach – pozwala na formalne określenie ceny i warunków sprzedaży.

Czy faktura proforma musi być oznaczona?

Tak, aby uniknąć błędnej interpretacji, faktura proforma powinna być jednoznacznie oznaczona. W Polsce najczęściej stosuje się oznaczenie „Faktura proforma” lub „Proforma” na dokumencie. Ważne jest, aby unikać określenia „Faktura VAT” lub „Faktura”, ponieważ może to prowadzić do nieporozumień i błędów księgowych.

Faktura proforma a VAT – czy podlega opodatkowaniu?

Faktura proforma nie podlega opodatkowaniu VAT, ponieważ nie stanowi rzeczywistego dowodu sprzedaży. Trzeba pamiętać że wpłaty dokonane na jej podstawie wymagają wystawienia faktury VAT, aby mogły zostać prawidłowo rozliczone. Dopiero faktura VAT dokumentuje transakcję i generuje obowiązek podatkowy.

Jakie elementy powinna zawierać faktura proforma?

Chociaż faktura proforma nie jest obowiązkowym dokumentem księgowym, dobrze jest, aby zawierała kluczowe informacje, takie jak:

• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numer dokumentu,
• datę wystawienia,
• opis towarów lub usług,
• ilość i ceny jednostkowe,
• wartość całkowitą,
• warunki płatności,
• termin ważności oferty.

Dzięki tym elementom będzie czytelna i spełni swoją funkcję jako dokument informacyjny.

Jak ewidencjonować faktury proforma?

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, więc jej ewidencjonowanie może wiązać się z kilkoma problemami, zwłaszcza w systemach księgowych i sprzedażowych. Niektóre systemy mogą nie obsługiwać jej w sposób przejrzysty, co powoduje konieczność stosowania obejść, np. poprzez moduły ofertowe lub zamówień.

Często firmy zmuszone są do prowadzenia dodatkowej, ręcznej ewidencji w formie tabeli zawierającej numery proform, daty i kwoty, aby śledzić płatności i zamówienia. 

Jeśli system nie automatyzuje powiązywania faktury VAT z proformą, istnieje ryzyko błędnego przypisania płatności – płatność wykonana na podstawie proformy (zwykle oznaczona przez nabywcę jedynie numerem proformy), może zostać przypisana do niewłaściwej faktury, co prowadzi do chaosu w dokumentacji i konieczności ręcznych korekt.

Rozwiązaniem tych problemów jest stosowanie systemów takich jak CONTsup, które umożliwiają automatyczne powiązanie faktury VAT z proformą, monitorowanie statusu płatności oraz przejrzystą ewidencję dokumentów

Wygodne zarządzanie fakturami proforma

W aplikacji CONTSup znajdziesz specjalny rejestr faktur proforma, który pozwala w prosty sposób zarządzać tymi dokumentami i utrzymywać porządek w ewidencji sprzedaży. Wszystkie faktury proforma są gromadzone na osobnej liście, co sprawia, że nie mieszają się z innymi dokumentami, takimi jak faktury VAT, faktury zaliczkowe czy korygujące. Każda faktura proforma jest numerowana na zasadach analogicznych do faktur VAT – a więc w ramach utworzonych serii numeracji lub ręcznie. Dzięki temu łatwo odnajdziesz potrzebną proformę i unikniesz bałaganu w dokumentacji.

Po otrzymaniu płatności do proformy, zamiast od razu wystawiać fakturę VAT, możesz przypisać płatność do faktury proforma. Takie powiązanie spowoduje, że faktura proforma pojawi się w specjalnym alercie „Opłacone proformy”, co przypomni Ci o konieczności wystawienia faktury.

W aplikacji CONTSup dostępne są dwa sposoby wystawiania faktur VAT do proform:

1. Automatyczne wystawianie faktury VAT na podstawie proformy

• Przechodzisz do listy faktur proforma i wybierasz właściwy dokument.
• Klikasz ikonę „Wystaw fakturę” – system automatycznie otworzy okno wystawiania faktur wypełnione danymi skopiowanymi z proformy.
• Po zapisaniu faktury VAT dokumenty zostają automatycznie powiązane.

2. Ręczne powiązanie faktury VAT z proformą

• Najpierw wystawiasz fakturę VAT w systemie.
• Następnie przechodzisz do listy faktur proforma i klikasz ikonę „Powiąż” przy wybranej proformie.
• Z listy wybierasz numer wystawionej faktury VAT, z którą chcesz powiązać proformę.

W obu przypadkach, po utworzeniu powiązania, system automatycznie przypisze do faktury VAT płatność, która wcześniej została przez Ciebie przypisana do faktury proforma. Dzięki temu nie musisz ręcznie dopasowywać transakcji – wszystko odbywa się automatycznie, co eliminuje ryzyko błędów i usprawnia proces ewidencji. Równocześnie utworzenie powiązania z fakturą VAT, blokuje możliwość przypisywania do faktury proforma kolejnych płatności. 

Dzięki tym funkcjom aplikacja CONTSup pozwala na szybkie, wygodne i przejrzyste zarządzanie fakturami proforma, co znacząco ułatwia pracę i zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją sprzedażową.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.