Faktur „zwykłych” nie wysyła się do KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął już większość firm w Polsce. Pomimo obowiązku, część faktur wystawianych jest poza KSeF. Wynika to albo z niewiedzy, albo z problemów technicznych. W niektórych przypadkach jest to efekt świadomej decyzji o ignorowaniu zmiany. Skoro bowiem do końca 2026 roku nie za to ma za to kar, to część przedsiębiorców uznaje korzystanie z systemu za nieobowiązkowe. We wszystkich tych przypadkach powstaje wątpliwość, czy faktury wystawione poza KSeF można później „dosłać” do systemu i wypełnić w ten sposób obowiązek. W niniejszym tekście odpowiemy między innymi na to pytanie.

Formy faktur w Polsce 

Zgodnie z art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT istnieją 3 równoległe formy faktur, które zachowują swoją moc prawną w obrocie:

• Faktura papierowa – dokument w postaci papierowej, jako tradycyjna forma dokumentu przekazywana fizycznie nabywcy.

• Faktura elektroniczna – faktura w formacie elektronicznym wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

• Faktura ustrukturyzowana – faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie

Dwie pierwsze formy to w potocznym rozumieniu „zwykłe” faktury, wystawiane i przekazywane kontrahentom w sposób tradycyjny. Faktura ustrukturyzowana, zwana potocznie „fakturę KSeF”, to coś zupełnie innego. Różnice dotyczą zarówno sposobu wystawiania jak i przekazywania kontrahentom.

Faktura „zwykła” a Faktura KSeF

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 i ust. 8 ustawy o VAT Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego (…). Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia (…) wzór faktury ustrukturyzowanej. Proces wystawiania takiej faktury zaczyna się więc od zastosowania właściwego wzoru – obecnie jest to struktura FA(3), o formie pliku XML.

Zastosowanie wskazanego wzoru powoduje fundamentalne różnice pomiędzy fakturami zwykłymi a fakturami KSeF:

• Wystawienie faktury zwykłej polega na wygenerowaniu dokumentu w formie papierowej lub w formie elektronicznego pliku (najczęściej PDF). Tak wygenerowany dokument nie wymaga żadnych dalszych działań, więc faktura od razu może zostać uznana za wystawioną. Jej przekazanie do kontrahenta odbywa się w sposób z nim uzgodniony.

• Wystawienie faktury KSeF polega na wygenerowaniu specjalnego pliku w formacie XML. Plik ten następnie musi zostać przesłany do KSeF we wskazanym terminie. Termin ten zależy od sytuacji oraz wykorzystywanego trybu wystawiania faktur. Co do zasady kontrahenci odbierają faktury za pośrednictwem KSeF. Po wysłaniu faktury do KSeF, można wygenerować wizualizację faktury, zawierającą kod QR oraz numer KSeF. Przed wysłaniem faktury do KSeF w niektórych sytuacjach można wygenerować wizualizację faktury z dwoma kodami QR. W pozostałych sytuacjach powinno się generować co najwyżej Potwierdzenie transakcji (więcej o tym pisaliśmy w „Co to znaczy „faktura” po wejściu KSeF? ”).

Czy faktury wystawione jako „zwykłe” można później dosłać do KSeF

Jak wskazano powyżej faktura KSeF to przede wszystkim plik XML. Po wygenerowaniu plik jest wysyłany do systemu i na podstawie jego treści generowana jest wizualizacja faktury. Tymczasem wystawienie faktury zwykłej w ogóle nie wiąże się z wygenerowaniem pliku XML. W efekcie po prostu nie ma czego wysłać do KSeF.

Takie podejście zostało potwierdzone w Interpretacji indywidualnej sygn. 0111-KDIB3-1.4012.198.2026.1.IK, wydanej przez Dyrektora KIS w dniu 02.06.2026r. Zgodnie z nią „Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym, który służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie do raportowania o wystawionych fakturach. Celem systemu jest umożliwienie bieżącego wystawiania faktur ustrukturyzowanych zaś obowiązek dosłania faktur do KSeF odnosi się do faktur wystawionych podczas awarii lub w trybach offline, przy czym w takich sytuacjach podatnik wystawia je w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem określonym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. (…) Faktury w postaci elektronicznej, bądź papierowej jako takie nigdy nie zostaną przesłane do KSeF, bo nie spełniają one wymogów technicznych – tzn. nie są wystawione zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.”

W efekcie, próba późniejszego dosłania faktury do KSeF w istocie skutkuje jej ponownym wystawieniem. Tym razem w formie pliku XML, zgodnego ze wzorem. Nie jest to jednak ta sama faktura, tylko druga faktura o takiej samej lub zbliżonej treści. W tej sytuacji organy skarbowe mogą stwierdzić konieczność odprowadzenia VAT od obydwu faktur. Możliwość taka została potwierdzona w wydanej przez Dyrektora KIS w dniu 15 maja 2026 r. interpretacji indywidualnej o sygn. 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK. Więcej o tym w „Błędy w wystawianiu i przekazywaniu faktur KSeF”.

Jak to działa w CONTsup

Program do wystawiania faktur CONTsup również w tym zakresie blokuje możliwość popełniania błędów. Omyłkowe wysłanie do KSeF faktury pierwotnie wystawionej poza KSeF nie jest możliwe. Wynika to przede wszystkim z faktu, że możliwość późniejszego „dosłania” faktury do KSeF jest zapisywana w systemie w momencie jej dodania do Listy dokumentów:

• Jeżeli zgodnie z wybranymi ustawieniami dana faktura wystawiana jest w KSeF, to od razu generowany jest plik XML oraz komplet informacji niezbędnych do jej wystała do KSeF. Dzięki temu, jeżeli użytkownik zrezygnował z automatycznego wysyłania faktur bezpośrednio po ich zapisaniu na Liście dokumentów, możliwe jest późniejsze manualne przesłanie faktury do systemu.

• Jeżeli faktura wystawiana jest poza KSeF (np. gdy takiego wyboru dokonano w przypadku faktur dla osób fizycznych), to generowana jest wyłącznie w formie PDF. Późniejsze jej dosłanie do KSeF nie jest możliwe, gdyż w systemie brak pliku XML oraz informacji umożliwiających taką wysyłkę.

Podsumowanie 

Faktury zwykłe oraz faktury KSeF to dwie zupełnie różne formy faktur. Ta druga to przede wszystkim plik XML, który jest wysyłany do systemu KSeF i dla którego generowana jest wizualizacja faktury. Zgodnie z wydanymi interpretacjami indywidualnymi intencjonalne albo przypadkowe próby dosyłania do KSeF faktur wystawionych poza KSeF, są technicznie niemożliwe i niecelowe. Mogą również skutkować koniecznością odprowadzenia do US podatku VAT w podwójnej wysokości. W tej sytuacji warto korzystać w narzędzia zabezpieczającego przed tego typu błędami, takiego jak aplikacja CONTsup.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.