Faktoring w fakturach KSeF

W dobie zatorów płatniczych coraz popularniejsze staje się korzystanie z faktoringu – narzędzia, które pozwala zamienić faktury z odroczonym terminem płatności na gotówkę niemal natychmiast. Jednocześnie wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia nie tylko sposób przesyłania dokumentów, ale wymusza na przedsiębiorcach całkowite przemodelowanie procesów biznesowych. Dlatego dziś przy korzystaniu z faktoringu, kluczowe staje się jego poprawne odzwierciedlenie w treści faktury ustrukturyzowanej. W kontekście KSeF faktoring wiąże się bowiem z koniecznością precyzyjnego wypełnienia przeznaczonych do tego pól w pliku XML. Właśnie tutaj ogromną rolę odgrywa odpowiedni program do faktur – taki jak CONTsup – który upraszcza cały proces i eliminuje ryzyko błędów.

Czym jest faktoring i jakie dane są wymagane?

Faktoring zyskuje na popularności, ponieważ pozwala przedsiębiorcom poprawić płynność finansową bez konieczności zaciągania kredytów. Czym dokładnie jest? Faktoring to usługa finansowa polegająca na wykupie przez wyspecjalizowaną instytucję (faktora) nieprzeterminowanych wierzytelności przedsiębiorstw (faktorantów) należnych im od dłużników (odbiorców towarów lub usług). Kluczowym elementem tej transakcji jest cesja wierzytelności – moment, w którym prawo do otrzymania zapłaty przechodzi z wystawcy faktury na faktora.

W praktyce oznacza to, że:

• przedsiębiorca wystawia fakturę,
• faktor wypłaca mu środki (najczęściej do 90% wartości),
• kontrahent dokonuje płatności bezpośrednio na konto faktora.

W związku z tym faktura powinna zawierać:

• dane faktora,
• rachunek bankowy faktora jako rachunek do zapłaty.

Do momentu wejścia obowiązku KSeF, proces ten był stosunkowo prosty pod względem technicznym. Najczęściej polegało to na opieczętowaniu faktury specjalną pieczątką faktora, która zawierała informację o cesji oraz numer rachunku bankowego, na który nabywca ma przelać środki. W świecie faktur papierowych i PDF-ów była to metoda skuteczna, choć podatna na błędy i przeoczenia ze strony księgowości nabywcy.

W dobie KSeF tradycyjne pieczątki odchodzą do lamusa. Faktura ustrukturyzowana nie jest obrazem (PDF), lecz zestawem danych w formacie XML. Dlatego obecnie wymagania dotyczące faktoringu są ściśle określone przez schemę e-faktury. Nie wystarczy już napisać, że „faktura została przekazana do faktoringu”. Odpowiednie dane muszą znaleźć się w przeznaczonych do tego węzłach logicznych.

Jak poprawnie wskazać faktora w KSeF?

Aby faktura ustrukturyzowana była poprawna i czytelna, zgodnie z wymaganiami KSeF, dane faktora powinny zostać ujęte w odpowiednim miejscu struktury faktury:

1. Umieszczenie faktora w treści faktury – zgodnie ze strukturą FA(3) dane faktora (jako podmiotu trzeciego biorącego udział w transakcji) umieszcza się w węźle Podmiot3. Bardzo ważne jest przypisanie mu odpowiedniej roli – w tym przypadku jest to rola „1 – Faktor”. Niepoprawne przypisanie tej roli może skutkować błędnym przetworzeniem faktury lub problemami przy rozliczeniach.
2. Wskazanie rachunku bankowego faktora – drugim istotnym elementem jest rachunek bankowy. Rachunek faktora nie powinien być mylony z rachunkiem własnym wystawcy. Musi on zostać wpisany wyłącznie w dedykowanym węźle Fa/Platnosc/RachunekBankowyFaktora. Nie można go umieszczać w innych polach ani zastępować własnego rachunku sprzedawcy – system wymaga jednoznacznego wskazania, że jest to konto faktora.

Dlaczego odpowiedni program do faktur ma znaczenie?

Aby prawidłowe wypełnienie powyższych węzłów było w ogóle możliwe, Twój program do wystawiania faktur musi posiadać zaawansowaną obsługę schemy KSeF. Wiele prostych programów pozwala jedynie na wpisanie numeru konta, nie rozróżniając, czy należy on do wystawcy, czy do faktora.

W systemie CONTsup proces ten został zaprojektowany z myślą o maksymalnej automatyzacji. Program nie tylko „wie”, gdzie wstawić odpowiednie dane w pliku XML, ale również pozwala na to, aby użytkownik nie musiał za każdym razem ręcznie wpisywać danych faktora.

Zarządzanie wieloma faktorami w CONTsup

Współczesne firmy często korzystają z usług więcej niż jednego faktora (np. inny faktor dla transakcji krajowych, inny dla eksportowych) lub posiadają wiele linii finansowania u jednego faktora. W CONTsup można dodać w razie potrzeby wielu faktorów oraz wiele rachunków dla danego faktora. Jak to działa w praktyce?

Krok 1: Lista kontrahentów

Najpierw dane firmy faktoringowej zapisywane są na ogólnej liście kontrahentów. Traktujemy faktora jako podmiot, z którym współpracujemy, uzupełniając jego pełną nazwę, NIP oraz dane adresowe. To baza, z której system będzie czerpał informacje do węzła Podmiot3.

Krok 2: Dodanie nowego źródła płatności

Rachunek bankowy faktora należy zapisać na liście własnych źródeł płatności. Co jednak istotne, w trakcie dodawania numeru konta, należy zaznaczyć parametr „Rachunek bankowy faktora”. Następnie system poprosi nas o wybranie konkretnego faktora z listy kontrahentów (tej przygotowanej w kroku 1). Dzięki temu powstaje trwałe powiązanie między konkretnym numerem konta a danymi podmiotu pełniącego rolę faktora.

Wystawianie faktury

Po jednorazowej konfiguracji, codzienna praca z objętymi faktoringiem fakturami staje się banalnie prosta i bezpieczna. W formularzu wystawiania nowej faktury, w polu przeznaczonym na numer rachunku bankowego (NRB) do wpłaty, wybieramy z rozwijanej listy rachunek bankowy faktora. Dzięki wcześniejszemu oznaczeniu tego konta jako „Rachunek bankowy faktora”, system CONTsup automatycznie zadba o to, aby w wygenerowanym pliku XML dane te trafiły do węzła Fa/Platnosc/RachunekBankowyFaktora, a nie do standardowego węzła rachunku bankowego.

Aby wskazać w fakturze pełne dane faktora, wystarczy w danych Nabywcy/Odbiory kliknąć Dodaj inny podmiot, a następnie jako Rolę podmiotu wybrać „Faktor”. System automatycznie pobierze dane faktora, powiązanego z rachunkiem wybranym wcześniej w polu NRB do wpłaty i  przypisze je do właściwego miejsca w strukturze. Użytkownik nie musi niczego przepisywać, szukać NIP-ów czy adresów.

Dlaczego warto postawić na CONTsup w kontekście faktoringu?

Wybór odpowiedniego oprogramowania to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwa finansowego. Błędnie wystawiona faktura w KSeF może skutkować:

• Odrzuceniem dokumentu przez system.
• Pomyłkowym przelewem nabywcy na konto wystawcy zamiast faktora.
• Koniecznością wystawiania faktur korygujących, co w KSeF jest procesem bardziej sformalizowanym niż dawniej.

Podsumowanie

Faktoring w dobie KSeF staje się procesem cyfrowym w pełnym tego słowa znaczeniu. Era „pieczątek cesyjnych” bezpowrotnie mija, ustępując miejsca precyzyjnym danym w formacie XML. Kluczem do sukcesu jest posiadanie narzędzia, które rozumie te zawiłości i zdejmuje ciężar techniczny z barków przedsiębiorcy.

System CONTsup pokazuje, że nowoczesny program do faktur może sprawić, iż skomplikowane wymogi prawne będą spełniane w prostym, automatycznym procesie. Dzięki przemyślanej architekturze – od listy kontrahentów, przez parametryzację rachunków, aż po inteligentne formularze wystawiania faktur – Twoja firma może cieszyć się płynnością finansową bez obaw o błędy w KSeF.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.