Dodatkowe informacje lub uwagi w fakturze KSeF 

Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur pojawiła się konieczność generowania faktur w formacie XML. Sposób w jaki należy to zrobić, wyznacza wzorzec, opublikowany przez Ministerstwo Finansów. Aktualnie jest to tzw. struktura logiczna FA(3), która została opisana w odpowiedniej Broszurze informacyjnej. Wskazana schema ma znacznie ponad 300 pól. Większość z tych pól ma ściśle określoną treść. Dzięki temu dokładnie wiadomo gdzie konkretnie w fakturze umieścić niemal każdą z możliwych informacji. Co jednak zrobić z dodatkowymi informacjami lub uwagami, dla których w strukturze nie przewidziano konkretnego miejsca? W niniejszym artykule odpowiemy na to pytanie.

Niestandardowe treści z dedykowanymi polami w strukturze KSeF 

Po przyjęciu założenia, że najbardziej standardowa treść faktury to elementy wskazane w art. 106e Ustawy o VAT, można powiedzieć, że standardową fakturę podstawową KSeF można zapisać w 50-60 polach struktury. Część z pozostałych 250 pól jest przeznaczona wyłącznie dla faktur korygujących, zaliczkowych lub rozliczających (zaliczkowych-końcowych). Reszta pól pozwala na zapisanie wielu dodatkowych informacji, np.:

• adresy korespondencyjne, dane kontaktowe oraz dodatkowe oznaczenia Sprzedawcy i Nabywcy mają swoje miejsce w elementach Podmiot1 i Podmiot2,

• szczegółowe dane innych podmiotów (np. Wystawcy, Odbiorcy, Faktora lub Komornika) powinno się umieszczać w elementach Podmiot3 oraz PodmiotUpowazniony,

• każda z adnotacji wynikających z ustawy o VAT ma swoje miejsce w elemencie Fa.Adnotacje,

• specyficzne oznaczenia towarów i usług (np. GTIN, CN, PKOB) można umieścić w przeznaczonych do tego polach elementu Fa.FaWiersz,

• kwoty dodatkowych obciążeń lub odliczeń powinny się znaleźć w elemencie Fa.Rozliczenie,

• bardzo szczegółowe informacje o warunkach płatności można zamieścić w elemencie Fa.Platnosc,

• dane umowy lub zamówienia, z których wynika faktura, można wskazać w elemencie Fa.WarunkiTransakcji – w tym samym elemencie jest też miejsce na szczegółową specyfikację opakowania, opis sposobu transportu oraz dane przewoźników,

• pełne nazwy oraz dodatkowe numery sprzedawcy lub innych podmiotów (KRS, REGON, BDO) należy umieszczać w elemencie Stopka.Rejestry.

W przypadku wystawiania faktur w zewnętrznym programie do wystawiania faktur warto upewnić się, że program ten obsługuje pola, z których chcielibyśmy skorzystać. Brak takiej obsługi może spowodować, że wystawiona faktura będzie miała nieprawidłową treść.

Pozostała treść faktury KSeF

Czasami w treści faktury chcemy umieścić jakąś inną informację, dla której w strukturze KSeF nie ma dedykowanego miejsca. Może to wynikać ze specyfiki branżowej, obowiązku ustanowionego w realizowanej umowie lub też chęci poinformowania kontrahenta np. o naszej ofercie lub istotnych procedurach. Informacje te można podzielić na:

• informacje i uwagi dotyczące wyłącznie konkretnych pozycji faktury (towarów lub usług),
• informacje i uwagi dotyczące danej faktury (transakcji),
• informacje ogólne, które chcemy umieszczać we wszystkich fakturach wystawianych w danym okresie.

Treść dotycząca wyłącznie konkretnej pozycji faktury 

Dodatkowe uwagi lub informacje dotyczące konkretnej pozycji faktury należy umieszczać w elemencie Fa.DodatkowyOpis, poprzez wypełnienie 3 pól:  

• NrWiersza – liczba wskazująca numer pozycji faktury, której uwaga lub informacja dotyczy,
• Klucz – ustalona samodzielnie nazwa dodatkowej informacji,
• Wartosc – treść informacji nazwanej w polu Klucz.  

Przykład wypełnienia: „2” – „Opis towaru” – „4 szt. niebieskie, 3 szt. czerwone, 2 szt. czarne” 

Treść dotycząca danej faktury

Dodatkowe uwagi lub informacje dotyczące całej pojedynczej faktury należy umieszczać w elemencie Fa.DodatkowyOpis, poprzez wypełnienie jedynie 2 pól:

• NrWiersza – brak pola (należy je pominąć),
• Klucz – ustalona samodzielnie nazwa dodatkowej informacji,
• Wartosc – treść informacji nazwanej w polu Klucz. 

Przykład wypełnienia: „Osoba odpowiedzialna po stronie Nabywcy” – „Jan Kowalski, tel. 999-888-999”

Informacje ogólne 

Dodatkowe informacje o charakterze ogólnym (nie związane z konkretną transakcją) należy umieszczać w elemencie Stopka.Informacje. W tym elemencie znajduje się jedynie pole tekstowe StopkaFaktury (max 3500 znaków), w którym można zawrzeć np. podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy do wykorzystania przy okazji kolejnych zakupów, godziny otwarcia punktu sprzedaży, godziny pracy infolinii/punktu obsługi klienta, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza zwrotu towaru, link (wyłącznie w formie tekstowej) do formularza reklamacyjnego, informacje marketingowe, klauzulę RODO, wartość kapitału zakładowego itp. W danej fakturze można dodać maksymalnie 3 takie elementy.  

Jak CONTsup obsługuje dodawanie innych uwag i informacji w fakturze? 

Aplikacja CONTsup pozwala na skorzystanie ze wszystkich możliwości KSeF w zakresie dodatkowych uwag lub informacji:  

• Treść dotyczącą wyłącznie konkretnej pozycji faktury można dodać w polu Opis Towaru/Usługi (w drugim wierszu w każdej pozycji faktury) – a więc w sposób identyczny jak to było przed integracją CONTsup z KSeF. W PDF generowanym zgodnie z własnym wzorem dokumentu, treść tego pola jest widoczna w sekcji Towary/usługi bezpośrednio pod wierszem towaru (bez zmian). W generowanym XML dodana treść zapisywana jest jako Wartosc, a system już samodzielnie dodaje do niej NrWiersz pobrany z numeru pozycji oraz Klucz o stałej treści „Opis towaru”.

• Treść dotyczącą całej faktury można dodać w boxie Uwagi do umieszczenia w dokumencie, w formularzu wystawiania dokumentu. Nie ma już w nim ogólnego pola Uwagi. Teraz należy kliknąć przycisk Dodaj uwagę, a następnie wypełnić pola Nazwa uwagi oraz Treść uwagi. Dodana w ten sposób dodatkowa informacja zostanie zapisana w generowanym pliku XML jako odpowiednio Klucz i Wartosc. W PDF generowanym zgodnie z własnym wzorem dokumentu treść ta ujęta jest w zmiennej [Uwagi].

• Informacje ogólne można do faktur dodać konfigurując stopkę faktury w ustawieniach Faktura PL. Struktura stopki faktury została w CONTsup w 100% dopasowana do struktury KSeF. Obok Informacji rejestrowych, można więc w tym miejscu dodać do 3 Informacji tekstowych o dowolnej treści (max. 3500 znaków każda). 

Podsumowanie 

Prawidłowe wystawianie faktur w KSeF wymaga każdorazowo umieszczenia konkretnych treści w wyznaczonych do tego polach generowanej struktury XML. Dedykowane pola mają nie tylko te najbardziej standardowe treści, ale również bardzo wiele z tych mniej standardowych. Dla wszystkich pozostałych informacji, w zależności od ich rodzaju, przewidziano w strukturze 2 miejsca, w tym jedno z 2 różnymi sposobami zapisu. Aby skorzystać ze wszystkich możliwości KSeF w tym zakresie warto korzystać z dobrze zintegrowanego z KSeF Programu do wystawiania faktur, takiego jak CONTsup. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.