Co to znaczy „faktura” po wejściu KSeF? 

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana techniczna w sposobie przesyłania danych do organów podatkowych. To fundamentalna rewolucja w sposobie, w jaki definiujemy, rozumiemy i przetwarzamy faktury. Wybierając nowoczesne oprogramowanie dla biznesu, przedsiębiorcy muszą dziś patrzeć daleko poza tradycyjne ramy faktury PDF czy papierowego wydruku. Stoimy u progu ery, w której „faktura” przestaje być statycznym obrazem, lecz staje się dynamicznym zbiorem danych.

Faktura przed KSeF – jeden dokument, jedno znaczenie 

Przed wdrożeniem KSeF pojęcie faktury było stosunkowo proste i intuicyjne. Faktura stanowiła jeden dokument np. papierowy lub w formie PDF, który zawierał wszystkie wymagane prawem dane. Był to dokument: 

• wystawiany przez sprzedawcę, 

• przekazywany nabywcy, 

• archiwizowany w systemie finansowo-księgowym, 

• stanowiący podstawę rozliczeń podatkowych i księgowych. 

Niezależnie od tego, czy faktura była drukowana, wysyłana e-mailem czy przechowywana w systemie ERP, jej status był jednoznaczny. Dokument widoczny dla użytkownika był jednocześnie dokumentem „prawnym” i „księgowym”. W tych okolicznościach nikt nie zastanawiał się nad strukturą zapisu danych, formatem logicznym czy statusem technicznym faktury. Wystarczyło, że była wizualnie „czytelna” oraz zawierała wszystkie wymagane prawem elementy.

KSeF, a redefinicja pojęcia faktury

Wejście KSeF wprowadza fundamentalną zmianę. Faktura przestaje być łatwym do odczytania dokumentem. Zamiast tego staje się zbiorem informacji, zapisanych w formie specjalnej struktury. Co istotne, struktura ta staje się fakturą dopiero po jej skutecznym wysłaniu do systemu rządowego. W związku z tym faktura zaczyna funkcjonować jako element procesu, w którym występują dokumenty towarzyszące oraz wizualizacje jej treści. Dla użytkownika systemów finansowych może to być źródłem dezorientacji, ponieważ w obiegu zamiast jednego pojawia się wiele „dokumentów”, które pełnią różne role.  

W praktyce po wejściu KSeF mamy do czynienia z co najmniej kilkoma formami dokumentów, z których każdy ma inne znaczenie prawne, techniczne i operacyjne. 

Faktura jako plik XML – dokument prawnie obowiązujący 

Najważniejszą zmianą jest fakt, że fakturą w rozumieniu prawa staje się plik XML zgodny ze strukturą logiczną KSeF. To właśnie ten plik, a nie jego wizualna postać, jest dokumentem księgowym i podatkowym. 

Plik XML: 

• zawiera dane w ustrukturyzowanej, maszynowo czytelnej formie, 

• przesyła się do KSeF, 

• po przyjęciu przez system otrzymuje numer KSeF, 

• stanowi podstawę do rozliczeń VAT. 

Z perspektywy użytkownika końcowego plik XML jest mało czytelny i nieprzystosowany do codziennej pracy. W związku z tym przedsiębiorcy mogą korzystać z jego wizualizacji i w określonych sytuacjach przekazywać je nabywcy poza KSeF. Funkcjonują one w obiegu jako dodatkowe dokumenty towarzyszące fakturze ustrukturyzowanej  

Obraz faktury oznaczony kodem QR z nr KSeF (tryb online) generowany przez Sprzedawcę

Po przyjęciu faktury przez KSeF możliwe jest wygenerowanie jej obrazu na podstawie danych zapisanych w systemie centralnym. Taka faktura, wystawiona w trybie online i wykorzystywana poza KSeF lub przekazywana nabywcy, zawiera jeden kod QR. Umożliwia on dostęp do faktury w systemie oraz weryfikację zawartych w niej danych. Kod ten zawiera informację z numerem KSeF przypisanym do danej faktury.

Obraz faktury wygenerowanej w trybie online: 

• wiernie przedstawia dane z zatwierdzonego pliku XML, tzn. zawiera wszystkie informacje zawarte w pliku XML oraz nie zawiera informacji, które nie zostały umieszczone w pliku XML pomimo tego, że była taka możliwość, 
• może zawierać dodatkowe elementy, ale tylko takie które nie są zapisywane w pliku XML – np. logo, informacje marketingowe, link do strony internetowej,  
• zawiera numer KSeF, który jednoznacznie identyfikuje dokument w systemie. 

W praktyce przedsiębiorcy najczęściej będą udostępniać kontrahentom tę postać faktury i wykorzystywać ją w bieżącej pracy operacyjnej. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnego sporu z organami podatkowymi rozstrzygające znaczenie mają wyłącznie dane zawarte w pliku XML, a nie ich graficzna prezentacja. 

Obraz faktury oznaczony dwoma kodami QR (tryb offline) generowany przez Sprzedawcę

W wielu programach do faktur istnieje możliwość wygenerowania obrazu faktury jeszcze przed jej wysłaniem do KSeF. Taki dokument, najczęściej w formacie PDF, wykorzystuje się pomocniczo w sytuacjach czasowej niedostępności KSeF, a także może pełnić funkcję roboczą i kontrolną. 

Obraz faktury wygenerowanej w trybie offline generuje się, gdy: 

• fakturę wystawiono w trybie offline (offline24, niedostępność), ale nie ma nr KSeF, a nabywca nie jest podatnikiem krajowym z NIP.  

• fakturę wystawiono w trybie offline (awaria), a z nabywcą uzgodniono przekazanie faktury poza KSeF.  

W przypadku faktur wystawianych w trybie offline – z powodu niedostępności KSeF, w trybie offline24 lub w trybie awaryjnym – i przekazywanych nabywcy poza systemem, dokument zawiera dwa kody QR: 

• pierwszy oznaczony napisem „OFFLINE”, 

• drugi oznaczony napisem „CERTYFIKAT”. 

Na tym etapie faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF. Nawet jeśli zostanie wydrukowany jej obraz i przekazany kontrahentowi poza systemem (np. w czasie awarii KSeF lub w okresie przejściowym), pozostaje on wyłącznie dokumentem technicznym. Dopiero moment nadania numeru KSeF przesądza o tym, że faktura ustrukturyzowana zaczyna obowiązywać w obrocie prawnym i nabiera pełnej mocy. 

Potwierdzenie transakcji  

Kolejnym elementem, który pojawia się w nowym modelu jest potwierdzenie transakcji. Jest to dokument pomocniczy, stosowany w sytuacjach, gdy faktura ustrukturyzowana nie została jeszcze skutecznie przekazana do KSeF. Nie jest ono fakturą w rozumieniu przepisów VAT, lecz potwierdza dokonanie sprzedaży i może być przekazane nabywcy poza KSeF. 

Dokument ten można wygenerować, gdy: 

• faktura została wystawiona w trybie online, ale nie otrzymała jeszcze numeru KSeF, 

• fakturę wystawiono w trybie offline (offline24 lub niedostępność), nie nadano jej numeru KSeF, a nabywca jest podatnikiem krajowym z NIP, 

• faktura została wystawiona w trybie awaryjnym, a z nabywcą posiadającym NIP uzgodniono jej późniejsze przekazanie przez KSeF. 

Potwierdzenie transakcji zawiera dwa kody QR jeden umożliwiający sprawdzenie faktury w KSeF i weryfikację danych, drugi pozwalający potwierdzić tożsamość wystawcy. Są to kody  z opisami „sprawdź fakturę w KSeF” oraz „zweryfikuj wystawcę faktury”. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule „Potwierdzenie transakcji KSeF – co musisz wiedzieć?” 

UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru  

Nieodłącznym elementem KSeF jest również UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru. To dokument potwierdzający, skuteczne przyjęcie faktury przez KSeF. Zawiera informacje takie jak numer KSeF faktury, datę wysłania faktury do systemu oraz datę jej zarejestrowania przez KSeF. 

UPO: 

• ma znaczenie dowodowe, 

• potwierdza moment wystawienia faktury w rozumieniu przepisów, 

• jest kluczowe w przypadku sporów i kontroli. 

Choć UPO nie zawiera danych handlowych, staje się istotnym elementem archiwum dokumentów księgowych. 

Obraz faktury generowany przez Nabywcę   

Jednym z założeń KSeF jest docelowe przekazywanie faktur pomiędzy podmiotami posiadającymi NIP wyłącznie za pośrednictwem KSeF, w formie pliku XML. Oznacza to, że przekazywanie Nabywcy również wizualizacji faktury nie jest obowiązkowe. Można się zatem spodziewać, wraz z ugruntowaniem nowego sposobu otrzymywania faktur, że dodatkowa wysyłka wizualizacji, np. mailem, przestanie być potrzebna. W tej sytuacji istotna staje się jednak możliwość wygenerowania przez Nabywcę własnego, czytelnego obrazu otrzymanej faktury, w programie obsługującym pobieranie faktur z KSeF. 

Taki obraz faktury:  

• wiernie przedstawia dane z otrzymanego pliku XML – i co oczywiste, tylko te dane, 
• zawiera jeden kod QR oraz numer KSeF, który jednoznacznie identyfikuje dokument w systemie.    

Jak w praktyce funkcjonują dokumenty w KSeF 

Aby lepiej zobrazować, jak po wejściu KSeF zmienia się obieg dokumentów i ich znaczenie, warto posłużyć się krótkim studium przypadku z codziennej praktyki biznesowej, w oparciu o program do wystawiania faktur CONTsup. 

Pan Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą BELKOWANIA, przyjechał do firmy TARTAK sp. z o.o., aby zakupić belki drewniane. Ostatecznie nabył 50 sztuk. W momencie realizacji transakcji, z uwagi na problemy z łącznością z KSeF, sprzedawca korzystał z trybu Offline24. Po zapisaniu dokumentu na Liście dokumentów w aplikacji CONTsup, system wygenerował wyłącznie plik XML faktury.

Pan Kowalski oczekiwał dokumentu potwierdzającego zakup. W związku z tym sprzedawca w aplikacji wygenerował i wydrukował Potwierdzenie transakcji.

Po odjeździe Pana Kowalskiego okazało się, że problemy z łącznością były początkiem awarii KSeF. Aplikacja CONTsup przełączyła się w tryb awaryjny, dzięki czemu Sprzedawca mógł zlecić automatyczne wysłanie dokumentu do KSeF po zakończeniu awarii. Ze względu na jej przedłużający się charakter, następnego dnia strony telefonicznie uzgodniły przekazanie faktury poza KSeF (mailem) w formie PDF (obrazu faktury z dwoma kodami QR). W tym celu Sprzedawca, który korzysta z opcji własnego wzoru faktury KSeF zamiast standardowego obrazu faktury KSeF, wygenerował w aplikacji CONTsup taki dokument, a następnie z poziomu Listy dokumentów wysłał go do klienta.

Po zakończeniu awarii dokument został automatycznie wysłany do KSeF. System pobrał Urzędowe Poświadczenie Odbioru w postaci pliku XML, potwierdzające wysłanie dokumentu.  

Po jego zapisaniu w CONTsup automatycznie wygenerowany został podgląd faktury w formacie PDF, zawierający jeden (docelowy) kod QR. 

Ponieważ Pan Kowalski również korzysta z systemu CONTsup, zgodnie z ustawieniami jego konta, otrzymał następnego dnia rano powiadomienie e-mail o fakturze dostępnej do pobrania z KSeF. Po zalogowaniu się do systemu i skorzystaniu z opcji „Importuj” w alercie „Faktury do pobrania z KSeF”, dokument został pobrany, odczytany i zapisany na Liście dokumentów roboczych. Dodatkowo system automatycznie wygenerował standardowy obraz faktury XML w formacie PDF. 

Podsumowanie  

Wejście KSeF sprawia, że pojęcie faktury ulega istotnej redefinicji. Faktura nie jest już jednym plikiem czy wydrukiem, lecz zestawem powiązanych ze sobą elementów: plikiem XML, jego wizualizacjami, potwierdzeniami i UPO. Dla firm oznacza to konieczność wdrożenia odpowiedniego oprogramowania dla biznesu, które uporządkuje ten złożony system i pozwoli użytkownikom poruszać się w nim bez ryzyka błędów. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.