Certyfikaty KSeF dostępne od 01.11.2025 r. Co warto wiedzieć?  

W dobie cyfrowej transformacji każda firma potrzebuje nowoczesnych narzędzi, które ułatwiają zarządzanie finansami. Właśnie dlatego coraz więcej firm sięga po program do wystawiania faktur zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Od 2026 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe, a jednym z kluczowych elementów obsługi tego systemu będą certyfikaty KSeF – nowy sposób uwierzytelniania i potwierdzania tożsamości użytkowników. 

W niniejszym artykule wyjaśniamy, czym są certyfikaty KSeF, kto może je uzyskać, jak będą działały w praktyce, jakie są różnice między certyfikatami a tokenami oraz w jaki sposób nowoczesny system CONTsup już dziś jest gotowy na ich obsługę, zapewniając użytkownikom płynne przejście do KSeF 2.0. 

Czym są certyfikaty KSeF? 

Certyfikat KSeF to elektroniczne poświadczenie tożsamości podmiotu lub osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Pełni on funkcję cyfrowego klucza, który umożliwia bezpieczne logowanie do systemu.  

Podczas codziennego korzystania z systemu użytkownicy będą wykorzystywać certyfikaty KSeF jako jedną z dostępnych form autoryzacji.

Natomiast w tzw. trybach szczególnych, czyli: 

  • offline24, 
  • offline (niedostępność systemu), 
  • awaryjnym, 

certyfikat KSeF będzie służył do oznaczania faktur kodem, pozwalającym zweryfikować tożsamość ich wystawcy. 

Oznacza to, że nawet w przypadku braku dostępu do Internetu lub przerwy technicznej w KSeF, przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę i wygenerować jej obraz (np. w PDF). Autentyczność dokumentu będzie potwierdzona 2 specjalnymi kodami QR, możliwymi do wygenerowania przy użyciu certyfikatu. 

Co istotne, używanie certyfikatów KSeF w powyższych przypadkach, będzie możliwe dopiero od 01.02.2026 r. 

Jak uzyskać certyfikat KSeF? 

Wnioski o wydanie certyfikatu będzie można składać już od 1 listopada 2025 roku poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Jest to system tymczasowy, który umożliwi generowanie certyfikatów do końca stycznia 2026 r. Następnie od 01 lutego 2026 r. cała funkcjonalność wraz z uprawnieniami zostanie przeniesiona do API KSeF 2.0. i Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. 

Kto może wystąpić o certyfikat? 

O certyfikat KSeF bez żadnych dodatkowych warunków mogą ubiegać się: 

  • osoby fizyczne zgłoszone w zawiadomieniu ZAW-FA, 
  • osoby fizyczne posiadające uprawnienia właścicielskie, 
  • podatnicy niebędący osobą fizyczną posiadający uprawnienia właścicielskie uwierzytelniający się pieczęcią elektroniczną do uwierzytelnienia w KSeF. 

Niektóre podmioty, aby móc korzystać z moduły MCU, będą musiały wystąpić o nadanie uprawnień składając formularz ZAW-FA. Dotyczy to:  

  • osób fizycznych, które nie miały nadanych uprawnień na podstawie ZAW-FA w KSeF 1.0 do 31.10.2025 r., 
  • oraz podmiotów, które otrzymały uprawnienia do KSeF do 31.10.2025 r. 

Po uaktualnieniu uprawnień w MCU możliwe będzie złożenie wniosku o wydanie certyfikatu KSeF. 

Jak przebiega proces wydania? 

Aby uzyskać certyfikat, należy zalogować się do modułu MCU (docelowo systemu KSeF) przy użyciu jednej z metod: 

  • podpisu zaufanego, 
  • elektronicznego podpisu kwalifikowanego, 
  • elektronicznej pieczęci kwalifikowanej, 
  • lub już posiadanego certyfikatu KSeF. 

Po uwierzytelnieniu, następuje uzupełnienie wniosku, w którym trzeba będzie wpisać dane osoby lub firmy dokładnie takie same, jak te, które zostały użyte do logowania w KSeF w momencie składania wniosku. Wynika z tego więc, że osoba fizyczna, która ma uprawnienia po zalogowaniu się do KSeF, może wygenerować certyfikat tylko dla siebie. Aby wygenerować certyfikat na NIP firmy należy:

  • skorzystać z uprawnień właścicielskich (jednoosobowa działalność gospodarcza)
  • zalogować się przy użyciu pieczęci kwalifikowanej (pozostałe firmy). 

Następnie po poprawnym przetworzeniu, nastąpi generowanie i udostępnienie certyfikatu do pobrania. Każdy certyfikat będzie ważny maksymalnie 2 lata od daty jego wydania lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania. 

Typy certyfikatów KSeF 

Ministerstwo Finansów wprowadza dwa typy certyfikatów, które pełnią różne funkcje: 

1. Certyfikat typu 1 – uwierzytelnienie 

Umożliwia zalogowanie się do systemu KSeF i wykonywanie czynności w ramach nadanych uprawnień. W efekcie użytkownik wykorzystuje go do codziennej pracy w systemie.

2. Certyfikat typu 2 – offline 

Będzie on wymagany do oznaczania faktur specjalnym kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy w przypadku wystawiania dokumentów w trybach offline – takich jak offline24, offline – niedostępność systemu czy tryb awarii KSeF.  

Co więcej, każdy certyfikat KSeF – do logowania i do pracy offline – będzie trzeba utworzyć osobno. 
Dla przejrzystości identyfikacji w atrybucie CN (commonName) certyfikatów zostanie umieszczony odpowiedni dopisek: „uwierzytelnianie” lub „offline”. 

Zarządzanie certyfikatami w firmie 

Sposób zarządzania certyfikatami zależy od struktury organizacyjnej i polityki bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Przykładowo: 

  • Spółka może uwierzytelnić się pieczęcią kwalifikowaną i wygenerować wiele certyfikatów przypisanych do NIP-u spółki. Następnie może udostępnić je pracownikom odpowiedzialnym za wystawianie faktur. 
  • Alternatywnie – można przypisać certyfikaty indywidualnym osobom fizycznym działającym w imieniu firmy. Wtedy w systemie KSeF widoczne będą dane konkretnej osoby wystawiającej fakturę. 

Kluczowe jest jednak zachowanie zasad bezpieczeństwa. Każda firma powinna prowadzić rejestr pobierania i udostępniania certyfikatów, aby kontrolować, kto i w jakim zakresie z nich korzysta. 

Certyfikat KSeF a token 

W obowiązującym, fakultatywnym KSeF 1.0 wykorzystywane są wyłącznie tokeny KSeF 1.0, które stracą ważność wraz z wyłączeniem tej wersji systemu. W okresie od 1 lutego 2026 r. do końca 2026 roku możliwe będzie korzystanie równolegle z tokenów i certyfikatów KSeF. Natomiast od 1 stycznia 2027 r. jedyną obowiązującą metodą uwierzytelniania staną się certyfikaty. 

Warto pamiętać, że tokeny i certyfikaty nie są równoważne: 

  • Token – zawiera uprawnienia przypisane w momencie jego wygenerowania. 
  • Certyfikat – jest wyłącznie środkiem uwierzytelnienia, a uprawnienia są nadawane dynamicznie przez system KSeF. 

Dzięki temu certyfikat zapewnia większą elastyczność i bezpieczeństwo, ponieważ nie wymaga ponownego generowania przy każdej zmianie uprawnień. 

Jak CONTsup przygotował się do obsługi certyfikatów KSeF? 

Aplikacja CONTsup już dziś jest gotowa na obsługę certyfikatów KSeF i przejście do nowego etapu funkcjonowania systemu e-Faktur. 

W ramach przygotowań do KSeF 2.0, w CONTsup wdrożono funkcję, która umożliwia: 

  • dodanie i zapisanie obu typów certyfikatów KSeF (uwierzytelniającego i offline) już teraz, 
  • automatyczną integrację z systemem KSeF 2.0 od dnia jego uruchomienia – 1 lutego 2026 r., 
  • inteligentne sprawdzanie dostępności metod uwierzytelnienia: 
  • po przełączeniu na KSeF 2.0 system najpierw zweryfikuje, czy użytkownik posiada zapisany w systemie certyfikat KSeF, 
  • jeśli nie – automatycznie sprawdzi, czy dodany został token (ich dodawanie będzie możliwe dopiero od 1 lutego 2026r). 

Takie rozwiązanie pozwala firmom już dziś przygotować się do nadchodzących zmian, uniknąć problemów w lutym 2026 r. i zapewnić pełną zgodność z przepisami Ministerstwa Finansów. 
W praktyce oznacza to, że jeżeli użytkownicy CONTsup zapiszą wcześniej swoje certyfikaty w aplikacji, będą mogli płynnie przejść do nowego modelu pracy w KSeF 2.0.  

Bezpieczeństwo i wygoda 

Dzięki stosowaniu certyfikatów KSeF w takich programach jak CONTsup, proces wystawiania i odbierania faktur staje się nie tylko bezpieczny, ale też szybki i intuicyjny. System automatycznie uwierzytelnia i komunikuje się z KSeF API, eliminując konieczność ręcznego logowanie się do systemu ministerialnego. 

Dodatkowo, funkcja pracy offline z certyfikatem KSeF zapewnia ciągłość działalności nawet w przypadku awarii systemu centralnego. Po przywróceniu połączenia dane będą automatycznie przesyłane do KSeF. 

Podsumowanie 

Certyfikaty KSeF to fundament nowoczesnego i transparentnego systemu e-Faktur. Ich głównym zadaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa, wiarygodności i ciągłości działania systemu, również w sytuacjach awaryjnych. Ich wdrożenie od 2026 roku oznacza duży krok w stronę pełnej automatyzacji procesów finansowych i uproszczenia rozliczeń podatkowych. 

Już dziś warto upewnić się, czy wykorzystywany w firmie program do faktur jest przygotowany na obsługę certyfikatów KSeF i zgodny z najnowszym API Ministerstwa Finansów. Przedsiębiorcy, którzy odpowiednio wcześnie wdrożą te rozwiązania, unikną problemów z rozliczeniami i zapewnią swojej firmie płynne przejście do nowej rzeczywistości cyfrowych finansów. 

Dzięki rozwiązaniom takim jak CONTsup, przedsiębiorcy mogą już dziś przygotować się na nadchodzące zmiany – dodać swoje certyfikaty, zintegrować system z KSeF i mieć pewność, że 1 lutego 2026 r. wszystko będzie działać bez zakłóceń. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb. 

Chcesz bezpłatnie przetestować aplikację CONTsup?

Zarejestruj się