Błędy w wystawianiu i przekazywaniu faktur KSeF

Kilka miesięcy funkcjonowania obowiązkowego KSeF ujawniło wiele błędów, związanych z formą wystawiania i sposobem przekazywania faktur kontrahentom. W tym kontekście trwa dyskusja o grożących z tego tytułu sankcjach. W powszechnej świadomości do końca 2026 roku brak kar za niewykonywanie albo nieprawidłowe wykonywanie obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Nie wszyscy jednak wiedzą, że błędy w tym obszarze mogą skutkować nałożeniem przez organy skarbowe również innych sankcji. Ponieważ nie są one wprost związane z wprowadzaniem KSeF, to ich egzekucja w 2026 roku nie została wstrzymana. Najważniejszą taką sankcją może być konieczność odprowadzenie ujętego w fakturze podatku VAT w podwójnej wysokości.

Typowe błędy w wystawianiu i przekazywaniu faktur kontrahentom 

W niniejszym tekście nie będziemy analizować zachowania przedsiębiorców, którzy w ogóle nie wystawiają faktur w KSeF. Niezależnie od tego czy ich działanie jest świadomym ignorowaniem obowiązku, czy też wynikiem błędnego przekonania, że nie muszą, do końca 2026 roku nie powinno to spotkać się z żadną sankcją. Znacznie ciekawsze są działania Sprzedawców, którzy próbują wypełnić obowiązek fakturowania w KSeF. W niektórych przypadkach, z uwagi na popełnione w związku z tym błędy, nawet pogarszają swoją sytuację. Przykłady takich błędów to:

• Faktura wystawiona i przekazana Nabywcy całkowicie poza KSeF. W związku z tym ma formę dokumentu papierowego lub elektronicznego, bez żadnych kodów QR. Następnie Sprzedawca postanawia jednak wypełnić obowiązek KSeF i wprowadza ją do systemu.

• Faktura wystawiona w trybie offline KSeF, na rzecz Nabywcy mającego numer NIP. Pomimo braku awarii KSeF Sprzedawca generuje i wydaje Nabywcy wizualizację faktury z 2 kodami QR.

• Faktura wystawiona w KSeF, a Nabywca otrzymuje wizualizację faktury z prawidłowym jednym lub dwoma kodami QR. Problemem jest jednak treść wizualizacji, która istotnie różni się od przesłanej do KSeF treści faktury XML.

Faktura wystawiona i poza KSeF i w KSeF

Wizualizacja faktury KSeF powinna sprostać wielu, nie do końca precyzyjnie określonym wymogom. Całkowicie jasny jest natomiast obowiązek umieszczenia w niej dwóch albo jednego kodu QR wraz z numerem KSeF faktury. Wynika on zarówno z ustawy o VAT, jak i ze wszystkich wytycznych MF oraz organów skarbowych. W tej sytuacji dokument w formie papierowej lub elektronicznej, zawierający słowo „Faktura” oraz inne wymienione w art. 106e ustawy o VAT elementy, który jednak nie zawiera kodów QR ani numeru KSeF faktury, nie jest wizualizacją faktury, tylko fakturą (ewentualnie e-fakturą). W efekcie, po wprowadzeniu identycznej faktury do KSeF, dochodzi do sytuacji, w której organy skarbowe mogą stwierdzić istnienie 2 faktur. Jedna z nich to faktura papierowa lub elektroniczna, wystawiona poza KSeF, druga to faktura wystawiona w KSeF. Możliwość taka została potwierdzona w wydanej przez Dyrektora KIS w dniu 15 maja 2026 r. interpretacji indywidualnej o sygn. 0112-KDIL1-1.4012.148.2026.2.WK.

Wskazany błąd może wynikać nie tylko próby „naprawienia” wcześniejszego błędnego wystawienia faktury poza KSeF. Może to być również efekt wadliwego działania programu do wystawiania faktur. Przykładem takiego błędu jest generowanie PDF bez kodów QR oraz numeru KSeF, dla faktur wystawianych w KSeF. Inny błąd to możliwość wysłania do KSeF faktur pierwotnie wystawionych poza KSeF. We wskazanej interpretacji wymieniono 4 możliwe warianty tego błędu:

• dokument wygenerowany przed przesłaniem faktury do KSeF, nie zawierający kodów QR,
• dokument wygenerowany po przesłaniu do KSeF, nie zawierający ani numeru KSeF i ani kodu QR,
• dokument wygenerowany po przesłaniu do KSeF, nie zawierający numeru KSeF,
• dokument wygenerowany po przesłaniu do KSeF, nie zawierający kodu QR.

We wszystkich wskazanych przypadkach wygenerowany dokument nie jest wizualizacją faktury przesłanej do KSeF, tylko odrębną fakturą.

Skutki różne dla stron transakcji

Popełnienie takiego błędu ma różne skutki dla stron transakcji. W przypadku Nabywcy istotny jest przede wszystkim pierwszy dokument, który otrzymał on poza KSeF. Nie ma przeszkód, aby taką fakturę zaksięgować i odliczyć podatek VAT za okres, w którym została faktycznie doręczona. Faktura otrzymana później w KSeF nie może natomiast zostać „dodatkowo” zaksięgowana. Nie obejmuje ona faktycznych kosztów firmy – te zostały już ujęte w pierwszej fakturze. Nabywca powinien zatem uznać, że jest to, z jego punktu widzenia, ta sama faktura, otrzymana po raz drugi. W związku z ponownym otrzymaniem faktury w KSeF nie musi on nawet korygować pliku JPK_V7M. Jeżeli plik został już złożony do urzędu skarbowego, to ponowne otrzymanie faktury w KSeF nie powoduje konieczności jego korekty.

W przypadku Sprzedawcy sytuacja ta może być znacznie bardziej problematyczna. Ewentualne uznanie przez Urząd Skarbowy, że miało miejsce wystawienie 2 różnych faktur, powoduje konieczność odprowadzenia do US podatku VAT od każdej z tych faktur z osobna. Łącznie więc w podwojonej kwocie. Aby rozwiązać ten problem konieczne może być wystawienie faktury korygującej do 0 jedną z tych faktur.

Błędne przekazanie wizualizacji faktury przed wysyłką do KSeF

Zgodnie z wytycznymi MF w przypadku wystawienia faktury w trybie Offline24 lub Offline (Niedostępność) na rzecz Nabywcy posiadającego NIP, faktura jest przez niego odbierana wyłącznie za pośrednictwem KSeF. W związku z tym przekazanie mu wizualizacji faktury, wygenerowanej przed przesłaniem faktury do KSeF, jest działaniem nieprawidłowym. Zamiast tego na żądanie Nabywcy można wygenerować i przekazać Potwierdzenie transakcji.  

Pomimo nieprawidłowego działania Sprzedawcy wydaje się, że dla niego sytuacja jest jednoznaczna. Wygenerowany dokument PDF, o ile odzwierciedla treść faktury XML, nadal jest tylko obrazem faktury KSeF. Nie ma więc mowy o odprowadzaniu podwójnego podatku VAT. W każdym razie jak dotychczas nie pojawiły się odmienne interpretacje organów skarbowych. 

Sytuacja jest bardziej skomplikowana patrząc od strony Nabywcy. O ile jasne jest, że to jeden dokument, to istnieją odmienne interpretacja co do daty jego otrzymania. Z jednej strony, zgodnie z ustawią, jak i niemal wszystkimi wytycznymi, datą otrzymania faktury jest data nadania jej numeru KSeF. Oznacza to, że wcześniejsze otrzymanie wizualizacji faktury z 2 kodami QR nie ma znaczenia.

Tymczasem w ramach lutowej aktualizacji podręcznika KSeF dodano w nim wyjaśnienia co do terminu odliczenia VAT. Zgodnie z nimi w przypadku, gdy Nabywca otrzyma dokument poza KSeF, przed przesłaniem go do tego systemu, można uznać, że otrzymał on „dokument inny niż faktura wystawiona zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT”. W tej sytuacji, mimo naruszenia prawidłowego dokumentowania transakcji przez Sprzedawcę, Nabywca nabywa prawo odliczenia podatku z tego dokumentu w dacie jego faktycznego otrzymania. Skorzystanie z tego prawa pozostaje jednak indywidualną decyzją Nabywcy. W naszej ocenie bezpieczniej jest poczekać na wprowadzenie faktury do KSeF.

Wizualizacja faktury niezgodna z fakturą KSeF 

Zgodnie z konsekwentnie wyrażanym stanowiskiem Ministerstwa Finansów, treść wizualizacji faktury powinna odzwierciedlać treść pliku XML. Oznacza to zgodność pod względem merytorycznym oraz nie wprowadzanie w błąd co do warunków transakcji. Jak wyraźnie wskazano, generowana wizualizacja nie musi wyglądać identycznie jak wzór rządowy, który można pobrać w Aplikacji Podatnika KSeF. Nie jest również wymagana zgodność treściowa 1:1. Dozwolone jest bowiem umieszczenie w wizualizacji faktury informacji dodatkowych, które nie zostały ujęte w schemie. Przykładowo może być to np. logo, numer KSeF, informacje marketingowe, wyrażenie słowne kwoty należności ogółem, czy też innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży. Takie stanowisko wskazuje na istnienie niewielkiego pola manewru, w tworzeniu własnego wzoru wizualizacji faktury. W tej sytuacji aby mieć pewność, że wizualizacja faktury jest prawidłowo wygenerowana wystarczy uniknąć 3 możliwych błędów:

• Pominięcie w wizualizacji jakiejkolwiek treści zawartej w pliku XML.

• Umieszczenie w wizualizacji treści, których nie ma pliku XML, które jednak mają w tej strukturze dedykowane dla nich miejsce i powinny zostać w danym przypadku w niej zapisane. W takiej sytuacji należy najpierw umieścić treść w pliku XML, a dopiero w efekcie również w generowanej wizualizacji.

• Umieszczenie w wizualizacji treści, których nie ma pliku XML, które merytorycznie modyfikują treść faktury wynikającą z pliku XML.

Interpretacja indywidualna KAS niczego nie wnosi

W zakresie tego problemu dość szerokim echem odbiło się wydanie przez Dyrektora KIS w dniu 5 maja 2026 r. interpretacji indywidualnej o sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST. W niektórych mediach przedstawiono ją jako ostrzeżenie, że nawet niewielkie różnice mogą prowadzić do uznania wygenerowanego PDF za odrębną fakturą. Oczywiście wszystko pomimo umieszczenia w dokumencie wymaganych kodów QR oraz numeru KSeF faktury. To wiązałoby się z kolei z koniecznością odprowadzenia VAT od każdego z 2 dokumentów z osobna.

Dokładna lektura wydanej interpretacji nie potwierdza tych alarmistycznych głosów:

• W interpretacji potwierdzono, że cała treść faktury XML musi znaleźć się w generowanej wizualizacji. To czy dany element jest obowiązkowy, zgodnie z art. 106e oraz 106j ustawy o VAT, czy też nieobowiązkowy, nie ma żadnego znaczenia.

• W ogóle nie skomentowano fragmentu złożonego pytania, dotyczącego umieszczania w generowanej wizualizacji danych nie zawartych w pliku XML, innych niż elementy obowiązkowe wskazane w art. 106e oraz 106j ustawy o VAT. W tym kontekście ważne jest jedynie podkreślenie, że „struktura logiczna FA (3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej”.

• Jedyny ciekawy fragment złożonego pytania dotyczył odmiennego sposobu prezentowania danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej, tj. przykładowo zmiany nazw nagłówków. Niestety, z uwagi na błąd w zadanym pytaniu, w odpowiedzi stwierdzono jedynie, że pole o wskazanej w pytaniu nazwie nie istnieje w strukturze FA(3).

W tej sytuacji wydaje się, że bez przeszkód można generować wizualizacje faktur według „tradycyjnych” wzorów, uzupełnionych o kody QR oraz numer KSeF faktury. Istotne jest jedynie uniknięcie opisanych powyżej błędów w zakresie zgodności treściowej obydwu dokumentów.

Fakturowanie w CONTsup jest bezpieczne 

Aplikacja CONTsup jest kompleksowo zintegrowana z KSeF. W efekcie, jeżeli faktury są wystawiane w tej aplikacji, to opisanych powyżej błędów albo w ogóle nie da się popełnić, albo można je popełnić wyłącznie świadomie.

Wizualizacja bez QR niemożliwa

Nie da się w CONTsup popełnić Błędu polegającego na wystawieniu faktury poza KSeF i jej późniejszym wysłaniu do KSeF. Podobnie, wygenerowanie wizualizacji, nie zawierającej wymaganych kodów QR oraz numeru KSeF, nie jest w CONTsup możliwe. Wynika to z faktu, że to czy konkretna faktura jest wystawiana w KSeF czy też poza KSeF, system ustala w momencie zapisywania dokumentu. Zależne jest to od ustawień integracji z KSeF, typu nabywcy oraz ewentualnie trwającej Niedostępności lub Awarii KSeF. W efekcie faktur wystawionych poza KSeF nie da się później wysłać do KSeF. Aby to zrobić konieczne jest edytowanie faktury i wystawienie jej na nowo. Z drugiej strony dla faktur zapisanych jako faktury KSeF nie da się wygenerować PDF bez wymaganych kodów QR i numeru KSeF.

Wizualizacja generowana przed wysyłką pod kontrolą

Błędne przekazanie wizualizacji faktury przed jej wysyłką do KSeF jest w CONTsup możliwe, jednak wyłącznie intencjonalnie. W przypadku wystawiania faktur w trybie offline, przed wysyłką do KSeF żaden dokument PDF nie generuje się automatycznie. Jeżeli w ustawieniach integracji z KSeF zapisany został certyfikat typu 2, to w razie potrzeby można wygenerować zarówno wizualizację faktury z 2 kodami QR, jak i Potwierdzenie transakcji. Obydwie możliwości są dostępne w modalu KSeF dla danej faktury. W zależności od sytuacji oraz typu Nabywcy, powinno się generować tylko jeden z tych 2 dokumentów. Co więcej, wygenerowana wizualizacja domyślnie nie jest wysyłana mailem do kontrahenta, nawet w przypadku włączenia automatycznej wysyłki faktur mailem.

Treść wizualizacji zgodna z wytycznymi

Tradycyjne wizualizacje faktur KSeF, generowane z użyciem jednego z 4 bazowych wzorów, zostały gruntownie sprawdzone pod kątem zgodności z treścią plików XML. Jesteśmy przekonani, że spełniają one opisane w niniejszym artykule wymogi. Ewentualna niezgodność może się natomiast pojawić w przypadku korzystania z własnego, samodzielnie przygotowanego wzoru dokumentu. Dlatego też zachęcamy do upewnienia się, że stworzony samodzielnie wzór dokumentu zawiera wszystkie zmienne, przypisane do danego typu dokumentu.

W CONTsup każdy użytkownik może samodzielnie zweryfikować zgodność tradycyjnej wizualizacji w plikiem XML. Po pierwotnym wygenerowaniu wizualizacji faktury z użyciem wybranego tradycyjnego wzoru, wystarczy w modalu KSeF wygenerować dodatkowo standardową wizualizację faktury KSeF. Jej wzór jest bardzo zbliżony do wizualizacji z Aplikacji Podatnika KSeF. Następnie obydwie wizualizacje wystarczy porównać. W razie wątpliwości w każdej chwili można w ustawieniach integracji z KSeF zmienić domyślny wzór generowanej wizualizacji i wybrać standardowy wzór wizualizacji KSeF.

Podsumowanie 

Błędy związane z formą wystawiania i sposobem przekazywania faktur kontrahentom mogą mieć różne skutki. Jak wynika z wydanych przez KAS w ostatnich tygodniach interpretacji indywidualnych, dla wystawiającego w 2026 roku szczególnie groźne mogą być błędy w generowaniu wizualizacji faktur KSeF. Jeżeli brak w nich obligatoryjnych kodów QR lub numeru KSeF, albo też treść nie jest wystarczająco zgodna z plikiem XML, to organy skarbowe mogą stwierdzić istnienie nie jednej a dwóch faktur. To z kolei powoduje konieczność odprowadzenia do US podwójnego VAT. W tej sytuacji warto korzystać z Programu do wystawiania faktur CONTsup, który minimalizuje ryzyko popełniania tego rodzaju błędów.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.