Biała lista podatników VAT – czym jest i jak z niej korzystać?

Korzystanie z Białej listy podatników VAT to nie tylko obowiązek, ale także skuteczny sposób na ochronę przed nieuczciwymi kontrahentami. Chcesz uniknąć problemów podatkowych? Sprawdzaj kontrahentów i ich rachunki przed dokonaniem przelewu! Rozrachunki z odbiorcami stają się dzięki temu bezpieczniejsze i zgodne z obowiązującymi przepisami.

Co to jest Biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to oficjalny rejestr firm prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). Dzięki niej przedsiębiorcy mogą sprawdzić kontrahenta oraz numer rachunku bankowego, na który powinni dokonać przelewu. Listę wprowadzono 1 września 2019 roku, po to by zwiększyć bezpieczeństwo transakcji biznesowych i ograniczyć oszustwa podatkowe. Krajowa Administracja Skarbowa aktualizuje listę codziennie, zapewniając przedsiębiorcom dostęp do najświeższych informacji.

Dzięki Białej liście VAT można zweryfikować:

• Czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT?
• Czy został wykreślony z rejestru VAT?
• Czy dany numer rachunku bankowego zgłoszono do urzędu skarbowego?

Dlaczego sprawdzanie rachunku bankowego jest tak ważne?

Sprawdzenie kontrahenta na Białej liście VAT nie jest obowiązkowe. Jednak z drugiej strony warto to robić, by w rezultacie uniknąć transakcji z nieuczciwymi kontrahentami. Przede wszystkim dotyczy to firm, z którymi wcześniej nie współpracowałeś. Tymczasem od 1 stycznia 2020 roku jeżeli jako przedsiębiorca dokonujesz przelewu powyżej 15 000 zł, musisz w dniu dokonania płatności zweryfikować czy rachunek bankowy kontrahenta znajduje się na Białej liście, aby uniknąć konsekwencji podatkowych. Dotyczy to również przelewów o niższej wartości, ale dla transakcji o wartości powyżej 15 000 zł, na przykład gdy płatność rozłożona jest na kilka transz.

Co grozi za przelew na rachunek spoza Białej listy podatników VAT?

We wskazanych przypadkach przelew na rachunek spoza Białej listy podatników VAT może skutkować dwoma poważnymi konsekwencjami:

• Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu – jeśli przedsiębiorca zrobi przelew na niezgłoszony rachunek, nie będzie mógł odliczyć tej kwoty jako kosztu w rozliczeniu podatkowym.
• Odpowiedzialność solidarna za VAT –  przedsiębiorca może ponieść solidarną odpowiedzialność całym swoim majątkiem za niezapłacony przez dostawcę lub usługodawcę podatek VAT. Urząd skarbowy może żądać zapłaty VAT-u proporcjonalnie przypadającego na dostawę towarów lub świadczenie usług, której dotyczyła płatność, od firmy, która dokonała przelewu.

Jak sprawdzić rachunek bankowy na Białej liście VAT?

Aby sprawdzić czy Twój kontrahent znajduje się na Białej liście podatników VAT, możesz skorzystać z oficjalnej wyszukiwarki na stronie Podatki.gov.pl. Dowiesz się tam również, jakie rachunki kontrahenta zostały zgłoszone do urzędu skarbowego.

Jak to zrobić?

• Wejdź na stronę wyszukiwarki.
• Wprowadź NIP, REGON, nazwę firmy lub numer rachunku bankowego.
• Kliknij „Szukaj”, aby otrzymać wynik. W odpowiedzi otrzymasz aktualne informacje o podatniku, w tym numer rachunku bankowego zgłoszonego do urzędu skarbowego.
• Wydrukuj lub zapisz jako pdf powyższą informację, na potrzeby ewentualnej kontroli skarbowej.

Co ważne na Białej liście znajdują się wyłącznie rachunki firmowe (rozliczeniowe). Konta prywatne oraz rachunki oszczędnościowe nie są uwzględniane, nawet jeśli przedsiębiorca używa ich do działalności gospodarczej.

Jak uniknąć sankcji za przelew na błędny rachunek?

Jeżeli przedsiębiorca omyłkowo wykona przelew na rachunek spoza Białej listy, może uniknąć konsekwencji, składając zawiadomienie ZAW-NR.

Jak zgłosić przelew na rachunek spoza Białej listy VAT?

• Pobierz formularz ZAW-NR ze strony Ministerstwa Finansów.
• Wypełnij dokument, podając dane przelewu oraz rachunek bankowy odbiorcy.
• Złóż zawiadomienie w ciągu 7 dni od wykonania przelewu w urzędzie skarbowym właściwym dla kontrahenta.

W ten sposób unikniesz negatywnych konsekwencji podatkowych.

Jak nie zapomnieć o sprawdzeniu rachunku bankowego? 

Aplikacja CONTsup ma wbudowaną możliwość sprawdzania rachunków bankowych kontrahentów na Białej liście. Jest to możliwe dzięki codziennemu pobieraniu pełnej zaszyfrowanej listy rachunków VAT, udostępnianej na stronie Ministerstwa Finansów (tzw. plik płaski). Pozwala to na szybkie sprawdzanie danych w czasie rzeczywistym.

Podczas dodawania kontrahenta, wystarczy że po uzupełnieniu nr id. Kontrahenta i nr rachunku bankowego, klikniesz w ikonę Lista podatników VAT, a nasz system zweryfikuje czy wskazany rachunek jest widoczny w wykazie rachunków podatników VAT. Dla wszystkich wcześniej dodanych kontrahentów, sprawdzisz tę informację, wchodząc w edycję lub podgląd konkretnego kontrahenta. Wystarczy, że klikniesz ikonę Lista podatników VAT znajdującą się przy rachunku bankowym (sprawdzenie konkretnego rachunku) lub ikonę Lista podatników VAT znajdującą się przy pod danymi kontrahenta (sprawdzenie na raz wszystkich rachunków kontrahenta). Wynik sprawdzenia jest od razu widoczny dla każdego użytkownika, ponieważ wskazana ikona przyjmuje kolor czerwony/żółty/zielony, w zależności od wyniku sprawdzenia oraz jego aktualności. Co więcej, ta sama ikona widoczna jest też w oknach dodawania/edycji dokumentów, dodawania/edycji dyspozycji przelewów oraz generowania przelewów – więc na każdym etapie przygotowywania płatności wystarczy skontrolować jej kolor i w razie potrzeby dokonać ponownego sprawdzenia.

Nie musisz również za każdym razem drukować lub zapisywać sprawdzanej informacji, ponieważ cała historia sprawdzeń zapisywana jest w naszej bazie. Potwierdzenie każdego, wykonanego przez Ciebie sprawdzenia, możesz pobrać w formie pdf w dowolnym momencie, wtedy gdy będzie Ci potrzebne.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.