Automatyczne wysyłanie faktur e-mailem

Współczesne firmy, niezależnie od swojej wielkości, stale poszukują sposobów na usprawnienie codziennych procesów. Z pewnością jednym z obszarów, który oferuje ogromny potencjał w zakresie optymalizacji pracy, jest obsługa fakturowania – a dokładniej: automatyczne wysyłanie faktur drogą mailową. Ta funkcjonalność, choć z pozoru może wydawać się drobnym usprawnieniem, w rzeczywistości znacząco wpływa na efektywność działania i oszczędność czasu. Znajdziesz ją wśród wielu możliwości oferowanych przez program do wystawiania faktur CONTsup.

Czym jest automatyczne wysyłanie faktur?

Automatyzacja procesu wysyłki faktur polega na tym, że system sam generuje dokumenty i wysyła je do klientów – bez potrzeby pobierania faktury w formacie PDF, ręcznego przygotowywania wiadomości, załączania plików czy wpisywania adresów e-mail. W praktyce oznacza to, że faktura – raz wystawiona – może być natychmiastowo przesłana odbiorcy, według wcześniej zdefiniowanych reguł.

Zalety automatycznego wysyłanie faktur:

• Oszczędność czasu i zasobów

Pierwszą, najbardziej oczywistą korzyścią jest znaczna oszczędność czasu. Wysyłanie faktur ręcznie, szczególnie gdy ich liczba jest duża, wymaga wielu powtarzalnych czynności. Dzięki automatyzacji system realizuje te kroki w tle, bez potrzeby angażowania pracowników, co pozwala im skoncentrować się na zadaniach o wyższej wartości dodanej.

• Mniej błędów, większa niezawodność

Kolejną zaletą jest eliminacja błędów ludzkich. Automatyczne systemy działają według ściśle określonych zasad, dzięki czemu ryzyko wysłania faktury na błędny adres, pomyłek w nazwie pliku czy przypadkowego pominięcia odbiorcy praktycznie nie istnieje.

• Porządek i zgodność z przepisami

Warto również podkreślić aspekt archiwizacji i zgodności z przepisami. Automatyzacja zwykle idzie w parze z uporządkowanym systemem przechowywania dokumentów – faktury są automatycznie zapisywane, przypisane do odpowiednich kontrahentów i oznaczone jako wysłane.

Jak działa wysyłka faktur mailem w CONTsup?

Krok 1: Konfiguracja konta e-mail

Zanim zaczniesz korzystać z wysyłki faktur e-mailem, pierwszym krokiem jest podanie danych konta pocztowego, z którego wiadomości mają być wysyłane. Możesz także dodać własny adres e-mail jako UDW (Ukryte Do Wiadomości). Dane te wprowadzasz w:

Ustawienia > Ustawienia > Administracyjne > E-mail do wysyłek

System szyfruje login i hasło, zapewniając pełne bezpieczeństwo informacji i chroniąc je przed nieautoryzowanym dostępem.

Krok 2: Ustawienia wysyłki faktur

Kolejnym krokiem jest skonfigurowanie zasad wysyłania faktur. W sekcji Faktury PL możesz zdecydować:

• Czy system ma wysyłać fakturę automatycznie po jej wystawieniu?
• Czy wysyłka ma odbywać się ręcznie – w dogodnym dla Ciebie momencie.

Dodatkowo masz możliwość przygotowania domyślnej wiadomości e-mail. Możesz edytować:

• Tytuł wiadomości
• Treść e-maila (w prostym edytorze tekstowym)

To ułatwia utrzymanie jednolitej, profesjonalnej komunikacji z klientami.

Krok 3: Włączenie wysyłki dla kontrahentów

Aby system wiedział, do kogo wysyłać faktury, musisz aktywować wysyłkę e-mailową dla konkretnych kontrahentów. Można to zrobić podczas dodawania nowego kontrahenta lub edytując dane już istniejącego. Wystarczy, że zaznaczysz checkbox „Włącz wysyłanie wystawionych faktur mailem”, a następnie wpiszesz adresy e-mail, na które system będzie wysyłać dokumenty.

Jeśli kontrahent ma już przypisany adres e-mail w danych kontaktowych, pole to uzupełni się automatycznie, jednak możesz wpisać inny adres e-mail. Możesz dodać do pięciu adresów, oddzielając je średnikami.

Na liście kontrahentów, ci z aktywną funkcją wysyłki oznaczeni są ikoną koperty, co ułatwia ich szybką identyfikację.

Krok 4: Wysyłka faktur – automatyczna lub ręczna

W zależności od wybranych ustawień, wysyłka faktur może odbywać się:

• Automatycznie – system wysyła e-mail z fakturą zaraz po jej wystawieniu,
• Ręcznie – samodzielnie wybierasz moment wysyłki. Wystarczy zaznaczyć jedną lub kilka faktur na liście dokumentów i kliknąć „Wyślij mailem”. Pojawi się wtedy okno z listą dokumentów do wysyłki oraz edytorem wiadomości e-mail, w którym w razie potrzeby można zmodyfikować domyślną wiadomość stworzoną w Kroku 2.

W obu trybach system przesyła każdą fakturę osobnym e-mailem.

Krok 5: Monitorowanie statusu wysyłki

CONTsup oferuje pełną przejrzystość w zakresie statusów wysyłki. Na liście dokumentów zastosowano kolorowe ikony kopert:

• 🟥 Czerwona koperta – faktura nie została wysłana,
• 🟨 Żółta koperta – dokument jest w trakcie wysyłania,
• 🟩 Zielona koperta – pomyślnie wysłano fakturę
• ⬜ Szara koperta – wysyłka nie została włączona dla tego kontrahenta.

Dodatkowo w sekcji Ustawienia > Lista wysyłek znajduje się pełna historia wszystkich zleconych wysyłek: z datami rozpoczęcia, zakończenia, adresatami, statusem itd.

Jeżeli z jakiegoś powodu wysyłka się nie powiodła, na liście wysyłek można również zobaczyć ikonę o tym informującą. Po jej kliknięciu można ponowić wysyłkę dokumentu. Te same dane widoczne są po kliknięciu ikony żółtej lub zielonej koperty na liście dokumentów.

Podsumowując, funkcja wysyłki faktur mailem w aplikacji CONTsup to nie tylko wygoda, ale realne wsparcie w codziennym prowadzeniu działalności. To rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści: od oszczędności czasu, przez redukcję błędów, po lepszą organizację pracy i budowanie profesjonalnego wizerunku. Dzięki elastycznym ustawieniom i pełnej kontroli nad procesem wysyłki możesz dostosować system do swoich potrzeb i stylu pracy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.