Automatyczne generowanie przelewów – jak usprawnić proces płatności w firmie? 

W każdej firmie – niezależnie od wielkości – prędzej czy później pojawia się pytanie: jak usprawnić proces robienia przelewów? Tradycyjna metoda polegająca na ręcznym wpisywaniu danych do programu bankowego jest czasochłonna, podatna na błędy i nieefektywna przy większej liczbie transakcji. Alternatywą jest import przelewów z pliku, który można wygenerować automatycznie na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów lub dyspozycji. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak oprogramowanie dla biznesu CONTsup ten proces staje się nie tylko prostszy, ale i znacznie bezpieczniejszy. 

Ręczne tworzenie przelewów – wciąż powszechna praktyka 

W wielu firmach, szczególnie małych i średnich, tworzenie przelewów odbywa się wciąż ręcznie. Księgowa lub osoba odpowiedzialna za płatności loguje się do systemu bankowego i wpisuje dane każdego przelewu osobno: numer konta, nazwę odbiorcy, kwotę, tytuł przelewu. Numer konta i nazwa odbiorcy zwykle są zapamiętywane, więc przy kolejnym tworzonym przelewie pojawia się jako opcja do wyboru. Choć przy kilku fakturach miesięcznie może to wydawać się efektywne, przy większym wolumenie dokumentów sytuacja szybko staje się problematyczna. 

Ręczne wpisywanie przelewów: 

• zajmuje dużo czasu, 

• zwiększa ryzyko błędów (literówki, błędne numery kont, kwoty, daty), 

• wymaga uważnego sprawdzania i weryfikacji, 

• nie pozwala na łatwą kontrolę nad statusem płatności. 

W efekcie firmy tracą cenny czas, a pomyłki mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji – od kar umownych i utraty zaufania kontrahentów po konieczność proszenia o zwrot omyłkowo przesłanych środków (np. po dwukrotnej zapłacie danego dokumentu). 

Nowoczesne oprogramowanie dla biznesu – czyli jak technologia może pomóc 

Rozwiązaniem tych problemów jest wdrożenie systemu, który pozwala zautomatyzować codzienne procesy, w tym również generowanie przelewów. Jednym z takich narzędzi jest aplikacja CONTsup, która łączy funkcje ewidencji dokumentów z wygodną opcją generowania paczek przelewów gotowych do zaimportowania do bankowości elektronicznej. System generuje plik na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów obcych lub dyspozycji. Użytkownik nie musi już po raz drugi wprowadzać tych samych informacji do banku – wystarczy import pliku. 

Generowanie przelewów do pliku – jak to działa w CONTsup? 

Proces jest prosty i intuicyjny: 

1. Wprowadzenie dokumentów

Podstawą generowania list przelewów jest ewidencja dokumentów kosztowych. To właśnie z tych danych – takich jak kwota, kontrahent, termin płatności czy numer konta – generowane są przelewy. Najpierw więc musisz dodać do systemu faktury obce, możesz zrobić to ręcznie lub importując plik z danymi albo skany. Oprócz dokumentów kosztowych, możesz również dodać dyspozycje przelewów – czyli płatności, które nie wynikają z faktur. 

2. Generowanie list przelewów

W zakładce Generowanie przelewów, po kliknięciu „Dalej” aplikacja automatycznie generuje listy przelewów na podstawie dokumentów lub dodanych dyspozycji. Uwzględnia w nich domyślnie płatności o terminie wymagalności nie późniejszym niż wskazana przez użytkownika data. To właśnie na podstawie tych danych – takich jak kwota, kontrahent, termin płatności czy numer konta – system generuje przelewy. Dodatkowo system automatycznie grupuje przelewy według typu oraz waluty rachunku odbiorcy, co znacznie upraszcza obsługę płatności krajowych, jak i zagranicznych. W przypadku potrzeby rozdzielenia płatności, użytkownik ma możliwość dzielenia list przelewów na części, a także ręcznego dodawania pozycji, które nie zostały domyślnie uwzględnione. Płatności na rzecz tego samego kontrahenta (inne niż płatność podzielona) można połączyć w jeden przelew. Jeśli zajdzie taka potrzeba, przelewy można również z listy usunąć, zachowując pełną elastyczność i kontrolę nad realizacją płatności. 

3. Zapisanie list

Po wprowadzeniu wszystkich zmian, listy przelewów zostają zapisane i automatycznie zachowane na Twoim koncie. Możesz do nich wracać w dowolnym momencie. W zakładce listy przelewów znajdziesz m.in. informacje o dacie wygenerowania listy, osobie, która ją utworzyła, oraz momencie jej pobrania. 

4. Generowanie pliku

Gotowe listy przelewów możesz pobrać w różnych formatach:  

– PDF – umożliwia ich archiwizację, druk lub przekazanie do dalszego zatwierdzenia czy przetworzenia – np. przez osoby odpowiedzialne za wykonanie przelewów w systemie bankowym 

–  Elixir 0 ogólny – plik do importu do aplikacji bankowej. Dotyczy list przelewów krajowych i podatkowych (możliwość dostępna dla list przypisanych do rachunków bankowych). 

– MT103 – plik do importu do aplikacji bankowej. Dotyczy list przelewów w walutach obcych oraz przelewów międzynarodowych (możliwość dostępna dla list przypisanych do rachunków bankowych). 

Aby możliwe było generowanie plików przelewów w formatach Elixir 0 oraz MT103, niezbędne jest aktywowanie nakładki Dodatkowe eksporty i importy PL, a następnie skonfigurowanie odpowiednich ustawień administracyjnych. W sekcji Płatności i przelewy trzeba przypisać wybrane formaty do konkretnych rachunków bankowych. 

5. Import do banku

Pozostało zaimportowanie plików Elixir 0 lub MT103 do systemu bankowego i przelewy są gotowe do autoryzacji. 

Dzięki temu rozwiązaniu eliminujemy konieczność ręcznego przepisywania danych i minimalizujemy ryzyko błędów. 

Zalety generowania przelewów do pliku z CONTsup 

1. Oszczędność czasu 
Wprowadzenie przelewów dla kilkunastu czy kilkudziesięciu faktur może zająć ręcznie nawet godzinę. W CONTsup cały proces trwa kilka minut – wystarczy przejrzeć i ewentualnie zmodyfikować wygenerowaną przez system listę przelewów, a po jej zapisaniu pobrać gotowy plik i zaimportować do go programu bankowego. 

2. Mniejsza liczba błędów 
W generowanej liście uwzględniane są wszystkie nieopłacone dokumenty, których termin wymagalności mieści się we wskazanym okresie – nie ma ryzyka przeoczenia któregoś z nich. System pobiera dane bezpośrednio z dokumentów lub dyspozycji, eliminując ryzyko pomyłki w numerze konta, kwocie czy danych odbiorcy. Eliminuje to błędy wynikające z literówek, nieaktualnych informacji czy nieuwagi, które w przypadku przelewów firmowych mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji. Dzięki tej automatyzacji, cały proces płatności jest nie tylko szybszy, ale też znacznie bardziej niezawodny. 

3. Bezpieczeństwo 
Plik przelewów generuje wyłącznie użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia. Wszystkie dane są przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa i przepisami RODO. System rejestruje również informacje o tym kto i kiedy wygenerował listy przelewów, co pozwala zachować transparentność procesu. Dzięki temu zyskujesz pewność, że wrażliwe dane finansowe Twojej firmy są skutecznie chronione i bezpieczne.

Dla kogo jest to rozwiązanie? 

Automatyczne generowanie przelewów z pliku sprawdzi się w każdej firmie, która: 

• realizuje wiele płatności miesięcznie, 

• współpracuje z wieloma dostawcami lub kontrahentami, 

• chce zminimalizować błędy i usprawnić codzienną pracę działu księgowości lub administracji, 

• potrzebuje lepszej kontroli nad płatnościami i ewidencją dokumentów. 

Niezależnie od tego, czy jesteś właścicielem małej firmy, biura rachunkowego czy dużego przedsiębiorstwa – rozwiązanie to może przynieść realne korzyści. 

Podsumowanie 

Ręczne wpisywanie przelewów to relikt przeszłości, który dziś może więcej zaszkodzić niż pomóc. W dobie automatyzacji i cyfryzacji, firmy powinny stawiać na nowoczesne rozwiązania, takie jak aplikacja CONTsup, które integrują ewidencję dokumentów, generowanie przelewów i zarządzanie finansami w jednym miejscu. 

Korzystając z możliwości, jakie daje CONTsup, oszczędzasz czas, unikasz błędów, poprawiasz płynność finansową i zyskujesz pełną kontrolę nad finansami firmy. 

Zamiast ręcznie wprowadzać przelewy – importuj je z pliku i zarządzaj nimi z głową. Z pomocą CONTsup – to naprawdę proste. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.