Analiza sprzedaży i zakupu – Excel czy CONTsup? Co wybrać? 

Analiza sprzedaży i zakupu to podstawowe narzędzie w rękach każdego menedżera, analityka czy też właściciela firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży. Pozwala na rozpoznanie kształtujących się trendów oraz trudno dostrzegalnych zależności, dzięki czemu łatwiej kontrolować rozrachunki, oceniać skuteczność działań handlowych oraz podejmować trafne decyzje strategiczne. Od wielu lat najpopularniejszym narzędziem do takich analiz jest Microsoft Excel, zwłaszcza wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Jednak czy wciąż jest to najlepszy wybór? Coraz więcej firm sięga po nowoczesne narzędzia, takie jak CONTsup, które oferują co najmniej te same funkcjonalności – tylko szybciej, przy mniejszym nakładzie pracy oraz bez przypadkowych błędów. 

W tym artykule przyjrzymy się, jak przebiega analiza sprzedaży i zakupu w Excelu, a jak wygląda w aplikacji CONTsup, i dlaczego warto rozważyć zmianę narzędzia. 

Jak wygląda analiza sprzedaży i zakupu w Excelu?  

Excel od dekad służy do tworzenia rozbudowanych analiz biznesowych. Pracownicy działów finansowych, sprzedaży czy zakupów korzystają z niego codziennie do tworzenia: 

• tabel przestawnych, 

• wykresów kolumnowych i liniowych, 

• analiz porównawczych sprzedaży w czasie. 

Choć Excel jest wszechstronnym i powszechnie znanym narzędziem, które przy odpowiednio wysokim poziomie jego znajomości zapewnia olbrzymie możliwości, to proces tworzenia analizy wymaga dużej uważności i wielu kroków. Oto jak wygląda to w praktyce: 

1. Pozyskanie danych źródłowych 

Na początku musisz zdobyć dane – zazwyczaj z systemu księgowego, ERP lub fakturowego. Najczęściej eksportujesz je jako plik CSV, XLSX lub kopiujesz z innego dokumentu. 

2. Porządkowanie danych 

Po wklejeniu danych do Excela trzeba je oczyścić – usunąć puste wiersze, skorygować błędy formatowania, ujednolicić daty i wartości liczbowe. 

3. Tworzenie tabeli przestawnej 

Z oczyszczonych danych budujesz tabelę przestawną, aby móc analizować dane wg kontrahenta, produktu, daty itp. 

4. Dodanie filtrów i segmentacji 

Aby ułatwić filtrowanie i przeglądanie danych, dodajesz segmentację oraz filtry – często ręcznie. 

5. Tworzenie wykresów 

Na koniec generujesz wykresy – słupkowe, liniowe lub kołowe – przedstawiające trendy, porównania lub zestawienia. 

Dlaczego Excel bywa problematyczny? 

Mimo że Excel oferuje dużą elastyczność, w codziennej pracy może sprawiać sporo trudności: 

• Wysokie ryzyko błędów – formuły, które się „rozsypują”, błędnie zaciągnięte dane, przypadkowe nadpisanie komórki – to codzienność. 

• Brak automatyzacji – za każdym razem trzeba ręcznie pobrać dodatkowe dane, oczyścić je i zaktualizować wykresy, ponieważ dane nie są uaktualniane w czasie rzeczywistym. 

• Ograniczone możliwości filtrowania – dla bardziej zaawansowanych zapytań trzeba tworzyć dodatkowe warstwy danych. 

• Utrudniona standaryzacja – każdy pracownik tworzy analizę „po swojemu”, co utrudnia wspólną pracę i porównywanie danych. W przypadku analiz edytowanych przez kilka osób często któraś z nich nieświadomie „psuje” pracę innych. 

• Czasochłonność – każdorazowo przygotowanie analizy wymaga ręcznego pobrania danych, ich uporządkowania i przetworzenia. Ewentualne uszkodzenie formuł z reguły skutkuje koniecznością metodycznego sprawdzenia dużej ich części.  

CONTsup – nowoczesna analiza sprzedaży i zakupu w kilku kliknięciach 

CONTsup to aplikacja do zarządzania finansami, dokumentami i rozrachunkami zaprojektowana z myślą o firmach, które potrzebują szybkiego, elastycznego i precyzyjnego narzędzia. W ramach aplikacji dostępny jest Moduł Analiza sprzedaży i zakupu, w którym analiza sprzedaży i zakupu wykonywana jest w dużym stopniu automatycznie, bez ryzyka błędów i bez konieczności ręcznego budowania raportów. 

CONTsup łączy elastyczność Excela z siłą automatyzacji i niezawodności systemów klasy ERP. Oto jak wygląda to w praktyce:

1. Pozyskanie uporządkowanych danych źródłowych

Wszystkie dane są już w bazie danych – wystarczy wskazać zakres dat oraz rodzaj daty (sprzedaży lub wystawienia), po której dane mają zostać pobrane. Dodatkowo możesz zdecydować, że wszystkie pobierane dane mają już uwzględniać późniejsze korekty.

2. Filtrowanie danych

Pobrane dane możesz dowolnie filtrować, używając do tego ponad 40 zdefiniowanych kryteriów. Jeżeli to nie wystarczy to możesz po prostu zaznaczyć na liście interesujące Cię pozycje.

3. Segmentacja danych

Ty wybierasz 1-3 kryteria, a system automatycznie dzieli listę rekordów na segmenty. Od razu widzisz też podsumowania wartościowe poszczególnych segmentów.

4. Tworzenie wykresów

System proponuje wykresy właściwe dla wybranej przez Ciebie liczby kryteriów. Ty wybierasz wykres i przypisujesz kryteria do odpowiednich osi wykresu. I gotowe.

5. Zapisanie analizy

Jeżeli chcesz, gotową analizę możesz zapisać jako szablon w taki sposób, aby automatycznie aktualizowała się przy każdym kolejnym otwarciu.

Co wyróżnia CONTsup? Po zestawieniu obydwu sposobów przygotowywania analiz sprzedaży i zakupu od razu widać najważniejsze argumenty przemawiające za wykorzystaniem CONTsup:

Mniej błędów – większa niezawodność

W CONTsup dane są zaciągane bezpośrednio z systemu – nie ma miejsca na ręczne kopiowanie, błędne formuły czy przypadkowe zmiany. Każda analiza opiera się na spójnych, zweryfikowanych dokumentach zakupowych i sprzedażowych. Dzięki temu: 

• nie tracisz czasu na weryfikację, 

• nie ryzykujesz decyzji podjętej na podstawie błędnych danych, 

• wszystko jest zawsze aktualne i oparte na rzeczywistych dokumentach. 

Szybsza i automatyczna analiza 

W CONTsup nie musisz zawsze budować analizy od podstaw. Każdą analizę możesz zapisać jako szablon i wracać do niej w dowolnie wybranym przez Ciebie momencie. Ty decydujesz czy w aplikacji będzie widoczna ona tylko dla Ciebie czy również dla pozostałych członków zespołu. Dodatkowo możesz określić, czy ma być automatycznie aktualizowana o nowe dokumenty. W każdej analizie sprzedaży i zakupu możesz tworzyć segmenty według:  

• dat 

• walut 

• własnych grup kontrahentów 

• własnych grup towarów. 

Dane możesz analizować za pomocą różnorodnych wykresów – do wyboru masz kilkanaście typów wizualizacji, które możesz swobodnie zmieniać bez ryzyka utraty danych. Wszystkie wykresy opierają się na aktualnych danych systemowych, bez potrzeby kopiowania i formatowania. 

Wyniki analizy możesz w łatwy sposób wyeksportować do dokumentu PDF – zarówno wykres jak i tabele wynikowe. Dzięki temu z łatwością udostępnisz wyniki zespołowi, dołączysz je do prezentacji lub zachowasz na potrzeby dokumentacji. 

Błyskawiczne podsumowanie sprzedaży i zakupu 

Podsumowanie sprzedaży i zakupu jest dostępne od ręki – aktualizuje się automatycznie wraz z napływem nowych danych, za każdym razem, gdy w nie wejdziesz.  Możesz: 

• dostosować parametry wykresu do własnych potrzeb 

• porównać sprzedaż i zakup w formie graficznej za okres ostatnich 12 lub 24 miesięcy 

• śledzić tabelaryczne zestawienie zakupu i sprzedaży w ostatnich 24 miesiącach 

• monitorować ilość dokumentów sprzedażowych w każdym miesiącu 

Jeżeli chcesz wykres prezentujący wyniki podsumowanie sprzedaży i zakupu możesz przypiąć do swojego pulpitu.

Podsumowanie 

Analiza sprzedaży i zakupu to jeden z filarów skutecznego zarządzania firmą. Choć Excel wciąż pozostaje narzędziem popularnym, nowoczesne rozwiązania takie jak CONTsup oferują zdecydowanie więcej – szybkość, precyzję, elastyczność i brak błędów. 

CONTsup pozwala tworzyć analizy tak, jak w Excelu – ale lepiej i wygodniej. To narzędzie, które usprawni pracę całego zespołu i da Ci pełną kontrolę nad danymi sprzedażowymi i zakupowymi. 

Jeśli zależy Ci na pełnej kontroli nad finansami, oszczędności czasu i uniknięciu błędów – czas przejść z Excela na CONTsup. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszamy na stronę Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.