Adnotacje w fakturze ustrukturyzowanej KSeF

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) mocno doprecyzowało zasady dodawania adnotacji w fakturach. Faktura ustrukturyzowana wymaga, aby konkretne oznaczenie znalazło się w ściśle określonym miejscu struktury. Brak wymaganej adnotacji lub jej dodanie w niewłaściwy sposób może wpłynąć na sposób rozliczania VAT i organizację procesów księgowych. W niniejszym artykule omówimy adnotacje w fakturach, ich znaczenie oraz sposób dodawania zgodnie z KSeF.

Czym są adnotacje w fakturach? 

Adnotacje w fakturze to dodatkowe oznaczenia i informacje, które pomagają w prawidłowej interpretacji i przetwarzaniu dokumentu. Ich treść oraz znaczenie wynikają z przepisów prawa – przede wszystkim z Ustawy o Podatku od towarów i usług. Przepisy określają także sytuacje, w których ich dodanie w fakturze jest obowiązkowe.

Adnotacji nie należy mylić z własnymi uwagami, które nie wynikają z przepisów prawa. Dodaje się je w fakturach na podstawie uzgodnień z kontrahentem albo jako dodatkowe informacje. Przykładowo mogą to być wymagane przez kontrahenta dane osoby kontaktowej lub szczegółowe dane dotyczące ujętego w fakturze towaru lub usługi.  

Przykłady obowiązkowych adnotacji 

• Metoda kasowa – stosują ją mali podatnicy, w tej metodzie VAT rozlicza się dopiero w momencie otrzymania zapłaty za fakturę. 

• Samofakturowanie – stosowana w przypadku faktur wystawianych przez nabywców, co jest możliwe w szczególnych przypadkach. 

• Odwrotne obciążenie (Reverse charge) – wskazuje mechanizm stosowany w transakcjach, gdzie obowiązek rozliczenia VAT spoczywa na nabywcy, a nie na sprzedawcy. 

• Mechanizm podzielonej płatności (Split payment) – oznacza wymóg stosowania specjalnego mechanizmu zapłaty faktur VAT, w wyniku którego kwota netto trafia na rachunek sprzedawcy, a VAT na oddzielne konto VAT sprzedawcy. 

• Podstawa zwolnienia z VAT – to oznaczenie dla transakcji zwolnionej z VAT, stosowane gdy transakcja, mimo że jest to sprzedaż towarów lub świadczenie usług, nie podlega opodatkowaniu VAT. 

• Informacje szczegółowe wymagane w przypadku Wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu – to szczególny przypadek wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT). Dotyczy on sprzedaży nowych środków transportu (np. nowych samochodów, statków, samolotów, itp.) pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej. 

• Adnotacja informująca, że wystawiającym jest drugi podmiot w ramach Wewnątrzwspólnotowej Transakcji Trójstronnej – w skrócie WTT (drugi podmiot). Podmiot występujący w łańcuchu dostaw jako drugi w kolejności, po spełnieniu określonych warunków, nie musi rejestrować się dla celów VAT w kraju, z którego pochodzi towar, ani w kraju jego przeznaczenia, a ujęta w takiej fakturze sprzedaż nie podlega opodatkowaniu VAT. 

• Oznaczenie marży – dotyczy specjalnej procedury opodatkowania VAT, w której podatek naliczany jest od marży sprzedawcy, a nie od wartości sprzedaży. Procedurę tą stosuje się m.in. w obrocie towarami używanymi, dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami oraz w działalności biur podróży. 

Jak do tej pory funkcjonowały adnotacje? 

W przypadku faktur papierowych, adnotacje dodawano poprzez umieszczenie w treści faktury odpowiedniego zapisu – zgodnego z wymogami ustawy lub sformułowanego indywidualnie. Program wystawiający fakturę mógł automatycznie dodać tekst adnotacji. W przypadku braku takiej funkcji, mógł być również dopisany w dotychczas standardowym polu typu „Uwagi do umieszczenia w fakturze”, zwykle przeznaczonym na własne uwagi. Wystawca faktury mógł dodać tekst za pomocą pieczątki już po jej wydrukowaniu, a nawet dopisać go ręcznie. Zamiana faktur papierowych na faktury ustrukturyzowane KSeF, drastycznie ogranicza możliwości w tym zakresie. 

Adnotacje a KSeF 

W strukturze KSeF na potrzeby dodawania adnotacji dodano element Adnotacje (składający się z 36 pól). Natomiast na potrzeby innych uwag dodano element DodatkowyOpis (składający się z 3 pól). Jak wyraźnie wskazano w specyfikacji, ten ostatni element przeznaczony jest wyłącznie dla wykazywania dodatkowych danych na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których jednak w strukturze nie przewidziano innych pól/elementów. Tak więc przykładowo, jeśli w fakturze powinna znaleźć się adnotacja „Mechanizm podzielonej płatności”, to jedynym prawidłowym sposobem wystawienia takiej faktury jest wpisanie w polu P_18A struktury wartości 1. Jeżeli natomiast faktura obejmuje Wewnątrzwspólnotową dostawę nowych środków transportu, to wymagane jest wypełnienie składającego się z 20 pól elementu NoweSrodkiTransportu. Oznacza to, że prawidłowe wystawienie faktur zawierających adnotacje, możliwe jest wyłącznie w przypadku prawidłowej integracji wykorzystywanego programu z KSeF. 

Dostosowanie się do nowych wymogów pozwala przedsiębiorcom na sprawniejsze zarządzanie fakturami oraz minimalizuje ryzyko błędów podatkowych. Równocześnie dzięki cyfryzacji faktur i jednolitym oznaczeniom adnotacji, organy podatkowe będą miały ułatwiony dostęp do informacji o specyficznych transakcjach. Oznacza to m.in. większą przejrzystość i możliwość szybszej kontroli zgodności z obowiązującymi przepisami. 

Jak dodać wymagane adnotacje w CONTsup? 

Program do wystawiania faktur CONTsup obsługuje prawidłowe dodawanie wszystkich wspomnianych adnotacji, za wyjątkiem Samofakturowania. Dodawanie poszczególnych adnotacji w fakturach jest niezwykle intuicyjne i wygodne. Zaprojektowaliśmy system tak, aby użytkownik mógł łatwo i szybko oznaczyć istotne informacje.  

• Aby na fakturze pojawiła się adnotacja dotycząca mechanizmu podzielonej płatności, wystarczy, że w trakcie wystawiania dokumentu zaznaczysz checkbox „Split payment”. Możesz to zrobić na dowolnym etapie procesu, a system automatycznie doda odpowiednią informację. 

• Adnotacja Metoda kasowa działa na podobnej zasadzie. Po zaznaczeniu checkboxa, na fakturze automatycznie pojawi się stosowna adnotacja, informująca o zastosowaniu tej metody rozliczeniowej. 

• W przypadku adnotacji Odwrotne obciążenie nie musisz wykonywać żadnych dodatkowych czynności. System automatycznie doda tę adnotację na fakturze w momencie, gdy wybierzesz jako stawkę VAT „XX:NP.” lub „XX:NP. UE”. 

• Jeśli wybierzesz stawkę VAT „XX:NP. UE” i zaznaczysz checkbox „WTT (drugi podmiot)”, na fakturze automatycznie pojawi się adnotacja: „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE. Podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej”. 

• Jeśli wybierzesz stawkę VAT „XX:ZW” to w boxie „Uwagi do umieszczenia w dokumencie” pojawią się dwa dodatkowe pola, które należy uzupełnić. W pierwszym polu „Źródło zwolnienia” masz do wyboru jedną z czterech opcji: Przepis prawa krajowego, Dyrektywa 2006/112/WE, Inna podstawa lub Nie podawaj. Jeśli wybierzesz opcję „Nie podawaj”, pole „Zwolnienie z VAT na podstawie” automatycznie się zablokuje. W przypadku innych wyborów, konieczne będzie wybranie z listy lub wpisanie odpowiedniej podstawy prawnej zwolnienia. 

• Jeśli wybierzesz stawkę VAT „XX:0%WDT”, a następnie zaznaczysz CH Wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu, to w boxie Uwagi do umieszczenia w dokumencie pojawią się pola dotyczące nowego środka transportu. W pierwszej kolejności należy wybrać jego rodzaj: pojazd lądowy, jednostka pływająca czy statek powietrzy. Po dokonaniu wyboru pojawiają się pola przeznaczone na szczegółowe informacje, dotyczące pojazdu danego typu. Wszystkie pola są zgodne z polami występującymi w KSeF. 

• W przypadku wystawiania faktury VAT marża, masz do wyboru jedno z czterech oznaczeń marży, w zależności od charakterystyki transakcji:  
  1. Procedura marży dla biur podróży 
  2. Procedura marży – towary używane 
  3. Procedura marży – dzieła sztuki  
  4. Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki  

Dzięki CONTsup, masz pewność, że adnotacje znajdą się, nie tylko na wydrukach faktur, ale także we właściwych miejscach struktury KSeF. To gwarantuje pełną zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami i eliminuje ryzyko błędów formalnych. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź nasz program do zarządzania finansami i wybierz ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb.